Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. Contracten die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Toevoegen.

Papieren contracten digitaliseren

Om papieren contracten in Spend Cloud te zetten, moeten deze eerst worden gedigitaliseerd. Dit kun je doen door het contract te scannen. Als een contract uit meerdere pagina’s bestaat, zorg er dan voor dat deze pagina’s zijn samengevoegd in één bestand voordat je deze naar Spend Cloud uploadt. Elk los bestand wordt door Spend Cloud namelijk als één contract gelezen. 

Scanners kunnen een scan ook vaak doorsturen naar een e-mailadres. Op deze manier zou je ook kunnen instellen dat de scan direct naar de Postbus wordt gestuurd.

Contracten toevoegen 

1. Klik op ‘Kies bestand’ en selecteer de contracten die je wilt uploaden via het venster dat wordt geopend. Je kunt ook de map op jouw computer openen waar de contracten staan die je wilt uploaden en de bestanden naar het witte kader van de uploader slepen.
   
2. Er wordt een klein venster geopend waarin je het boekjaar en eventueel de administratie kunt opgeven. Als je meerdere documenten tegelijkertijd upload zullen de ingevulde waarden voor al deze bestanden gelden.
   
3. Blijf op deze pagina totdat alle bestanden een groen vinkje krijgen.
   
4. De bestanden staan nu in Spend Cloud en worden binnen enkele minuten zichtbaar bij het menu-onderdeel Registreren.
   

Contract toevoegen

Als je het contract hebt toegevoegd, kun je deze gaan registreren.