Een contract toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen

Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. Contracten die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Toevoegen.

Papieren contracten digitaliseren

Om papieren contracten in Spend Cloud te zetten, moeten deze eerst worden gedigitaliseerd. Dit kun je doen door het contract te scannen. Als een contract uit meerdere pagina’s bestaat, zorg er dan voor dat deze pagina’s zijn samengevoegd in één bestand voordat je deze naar Spend Cloud uploadt. Elk los bestand wordt door Spend Cloud namelijk als één contract gelezen. 

Scanners kunnen een scan ook vaak doorsturen naar een e-mailadres. Op deze manier zou je ook kunnen instellen dat de scan direct naar de Postbus wordt gestuurd.

Contracten toevoegen 

Doorloop na het scannen onderstaande stappen om contracten te uploaden naar Spend Cloud:

1. Klik op ‘Kies bestand’ en selecteer de contracten die je wilt uploaden via het venster dat wordt geopend. Je kunt ook de map op jouw computer openen waar de contracten staan die je wilt uploaden en de bestanden naar het witte kader van de uploader slepen.
   
2. Er wordt een klein venster geopend waarin je het boekjaar en eventueel de administratie kunt opgeven. Als je meerdere documenten tegelijkertijd upload zullen de ingevulde waarden voor al deze bestanden gelden.
   
3. Blijf op deze pagina totdat alle bestanden een groen vinkje krijgen.
   
4. De bestanden staan nu in Spend Cloud en worden binnen enkele minuten zichtbaar bij het menu-onderdeel Registreren.
   

Contract toevoegen

Je kunt alleen PDF bestanden uploaden. Als je probeert andere bestandsformaten te uploaden, zoals een Word-bestand, krijg je een foutmelding. 

Als je het contract hebt toegevoegd, kun je deze gaan registreren.

• Related Articles

• Een contract toevoegen en verwerken via het menu-onderdeel Postbus

  Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. In de postbus van Contractbeheer vind je alle contracten die per e-mail zijn binnengekomen via het ingestelde ontvangstadres. Een contract ...

• Een contractsoort toevoegen

  In het menu-onderdeel Soorten van het applicatiebeheer van contractbeheer, vind je een overzicht van alle contractsoorten. De contractsoorten die hier zijn toegevoegd, kun je selecteren bij het registreren van een contract. Zo kun je aangeven om wat ...

• Een contract registreren

  Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...

• Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract

  Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...

• Contractbeheer groepen toevoegen en bewerken

  In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers ...