Een contract verlengen of beëindigen

Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het contract daadwerkelijk te verlengen of te beëindigen. Dit is een handmatige actie die buiten de Spend Cloud om naar de leverancier moet worden gecommuniceerd.

Nadat je contact hebt gehad met de betreffende leverancier kun je in de Spend Cloud registreren of het contract is verlengd of beëindigd.

Een contractverlening registreren

Doorloop de volgende stappen:

1. Scrol naar de contractperiode.
   
2. Verlengen: geef in de velden de herziene contractgegevens op.
3. Beëindigen: controleer bij de contractperiode de einddatum. Dit is de datum waarop het contract wordt gedeactiveerd in Spend Cloud. Je kunt deze datum wijzigen als het contract bijvoorbeeld voortijdig beëindigd moet worden.
   
4. Daarna geef je in de gele markering aan of je in afwachting bent van een bevestiging.
5. Je selecteert ‘Nee’ als alles betreft de verlenging of beëindiging is geregeld met de betreffende leverancier. Door ‘Nee’ te selecteren geef je aan dat je niet meer wacht op bijvoorbeeld een bevestiging van de herziene voorwaarden en het contract daadwerkelijk is verlengd of beëindigd. Als je nu op ‘Opslaan’ klikt, is de actie afgehandeld en zal het contract verdwijnen uit het actie-overzicht. De status van het contract zal wijzigen en de contractbetrokkenen zullen een notificatie e-mail ontvangen dat er een wijziging is doorgevoerd.
6. Je selecteert ‘Ja’ als er bijvoorbeeld wijzigingen zijn in de voorwaarden en je hier nog geen uitsluitsel over hebt gekregen. Je wacht dus nog op een bevestiging van de leverancier en het contract kan nog niet worden geactiveerd of beëindigd. Als je nu op ‘Opslaan’ klikt, zal het contract in het actie-overzicht blijven staan. Hier zie je dat het contract de status ‘In afwachting van bevestiging’ heeft gekregen. Vanuit het archief zien de contractbetrokkenen deze status ook. Hieruit kunnen ze afleiden dat de actie in behandeling is, maar er nog een bevestiging moet komen vanuit de leverancier voordat het contract wordt geactiveerd of beëindigd.
7. Als je een bestand en/of notitie wilt toevoegen, kun je deze opties aanvinken. Je kunt deze dan in de volgende stap verwerken. Op deze manier kun je bijvoorbeeld de bevestiging van de leverancier toevoegen als bijlage.
   

Als er een nieuwe versie van het contract is, kan je deze als hoofddocument van het contract weergeven. Uitleg daarover vind je in dit artikel.

• Related Articles

• Een contract beoordelen

  Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd. Let op! Door ...

• Hoe kan ik openstaande acties afhandelen?

  Een actie kan ontstaan doordat een contract aan jou is toegekend door een andere medewerker. Een actie kan ook automatisch gegenereerd worden door Spend Cloud. Dit gebeurt als het ingestelde actiemoment is bereikt. In dat geval moet de ...

• Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract

  Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...

• Hoe kan ik als contractadministratie een contractstatus en/of actie aanpassen?

  Als contractadministratie kun je de contractstatus en actie aanpassen per contract in het onderdeel 'acties'. De contracten die in het onderdeel 'acties' terug te vinden zijn, zijn de contracten met de status 'in behandeling bij medewerker' of met de ...

• Wat kun je met de module Contractbeheer?

  Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...