Een contract verlengen of beëindigen

Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het contract daadwerkelijk te verlengen of te beëindigen. Dit is een handmatige actie die buiten de Spend Cloud om naar de leverancier moet worden gecommuniceerd.

Nadat je contact hebt gehad met de betreffende leverancier kun je in de Spend Cloud registreren of het contract is verlengd of beëindigd.

Een contractverlening registreren

Doorloop de volgende stappen:

1. Scrol naar de contractperiode.
   
2. Verlengen: geef in de velden de herziene contractgegevens op.
3. Beëindigen: controleer bij de contractperiode de einddatum. Dit is de datum waarop het contract wordt gedeactiveerd in Spend Cloud. Je kunt deze datum wijzigen als het contract bijvoorbeeld voortijdig beëindigd moet worden.
   
4. Daarna geef je in de gele markering aan of je in afwachting bent van een bevestiging.
5. Je selecteert ‘Nee’ als alles betreft de verlenging of beëindiging is geregeld met de betreffende leverancier. Door ‘Nee’ te selecteren geef je aan dat je niet meer wacht op bijvoorbeeld een bevestiging van de herziene voorwaarden en het contract daadwerkelijk is verlengd of beëindigd. Als je nu op ‘Opslaan’ klikt, is de actie afgehandeld en zal het contract verdwijnen uit het actie-overzicht. De status van het contract zal wijzigen en de contractbetrokkenen zullen een notificatie e-mail ontvangen dat er een wijziging is doorgevoerd.
6. Je selecteert ‘Ja’ als er bijvoorbeeld wijzigingen zijn in de voorwaarden en je hier nog geen uitsluitsel over hebt gekregen. Je wacht dus nog op een bevestiging van de leverancier en het contract kan nog niet worden geactiveerd of beëindigd. Als je nu op ‘Opslaan’ klikt, zal het contract in het actie-overzicht blijven staan. Hier zie je dat het contract de status ‘In afwachting van bevestiging’ heeft gekregen. Vanuit het archief zien de contractbetrokkenen deze status ook. Hieruit kunnen ze afleiden dat de actie in behandeling is, maar er nog een bevestiging moet komen vanuit de leverancier voordat het contract wordt geactiveerd of beëindigd.
7. Als je een bestand en/of notitie wilt toevoegen, kun je deze opties aanvinken. Je kunt deze dan in de volgende stap verwerken. Op deze manier kun je bijvoorbeeld de bevestiging van de leverancier toevoegen als bijlage.
   

Als er een nieuwe versie van het contract is, kan je deze als hoofddocument van het contract weergeven. Uitleg daarover vind je in dit artikel.

• Related Articles

• Een contract beoordelen

  Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd. Let op! Door ...

• Contractgegevens registreren door contracteigenaar

  Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het ...

• Een contract is ten onrechte beëindigd. Wat nu?

  Het kan voorkomen dat een contracteigenaar een contract heeft beoordeeld als 'Te beëindigen' en vervolgens blijkt dat het contract toch niet beëindigd moet worden. Lees hieronder welke stappen je kunt nemen om het contract te heractiveren: Indien er ...

• Een contract registreren

  Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...

• Een contract in afwachting van bevestiging

  Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de ...