Een contractregistratie bevestigen
Tijdens het registreren van een contract worden de voorwaarden van het contract toegevoegd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de registratie door de contracteigenaar worden bevestigd voordat het contract in Spend Cloud wordt geactiveerd. Indien dit het geval is, wordt het contract met de actie ‘Te bevestigen’ weergegeven in jouw actie-overzicht.
Let op! Het contract wordt hiermee alleen in Spend Cloud geactiveerd. De daadwerkelijke activering van het contract bij de wederpartij gebeurt buiten de Spend Cloud om.
Je kunt als contracteigenaar een contractregistratie controleren en bevestigen aan de hand van de volgende stappen:
- Controleer alle gegevens en beoordeel of de contractregistratie correct is. Controleer ook het actiemoment. Dit is de datum waarop de Spend Cloud een notificatie naar jou als contracteigenaar stuurt om te bepalen of het contract verlengd of beëindigd moet worden.
- Scrol vervolgens naar de gele markering in de contractperiode en klik achter ‘Registratie bevestigen’ of de registratie is goedgekeurd of afgekeurd. Als je het contract goedkeurt, wordt het contract geactiveerd en worden de eventuele contractbetrokkenen op de hoogte gesteld. Als je het contract afkeurt, geef je de reden voor het afkeuren op waarna het contract wordt teruggestuurd naar de contractadministratie om de wijzigingen door te voeren.
- Eventueel kun je het contract ook tijdelijk in de wacht plaatsen. Je moet daarvoor een reden opgeven en de actie op een later moment alsnog uitvoeren.
- Als je een bestand en/of notitie wilt toevoegen aan het contract kun je deze opties aanvinken. Nadat je de bevestiging hebt opgeslagen, kun je deze bestanden toevoegen.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Het opgeslagen contract is terug te vinden in het Archief.
Related Articles
Afgekeurde contracten bewerken en opnieuw verzenden
Als binnen jouw organisatie wordt gewerkt met het bevestigen van een contractregistratie, heb je als administratie toegang tot het menu-onderdeel Afgekeurd. In het menu-onderdeel Afgekeurd van Contractbeheer vind je alle contracten die tijdens het ...Hoe kan ik openstaande acties afhandelen?
Een actie kan ontstaan doordat een contract aan jou is toegekend door een andere medewerker. Een actie kan ook automatisch gegenereerd worden door Spend Cloud. Dit gebeurt als het ingestelde actiemoment is bereikt. In dat geval moet de ...Wat kun je met de module Contractbeheer?
Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het ...Een contract registreren
Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...