Het Contractbeheer archief inzien
In het Archief vind je een overzicht van alle contracten waar je bij betrokken bent (geweest), bijvoorbeeld als contracteigenaar of als contractbetrokkene. Een applicatiebeheerder kan standaard alle contracten inzien.
Vanuit het overzicht kun je inzien wat de status is van een contract. Door op het contract te klikken kun je alle gegevens van het contract inzien. Afhankelijk van de instellingen kun je vanuit het overzicht het contract bewerken, voortijdig beoordelen en contractbetrokkenen koppelen.
Contract weergeven
Door op een contract in het Archief te klikken, kun je alle gegevens van het contract bekijken. Hieronder volgt een instructie per handeling die je hier kunt uitvoeren:
Bewerken
Contracten met de status ‘Actief’ kun je vanuit het Archief bewerken. Zie voor een uitgebreide uitleg van de opties de pagina Registreren. Afhankelijk van de instellingen in jouw omgeving kan het zo zijn dat een contract opnieuw moet worden beoordeeld. In dit geval verschijnt er bovenaan het scherm een waarschuwing. Wanneer je het contract opslaat na het bewerken krijgt deze de status 'Te verzenden'. In het overzicht van het Archief verschijnt bovenaan de knop 'Verzenden'. Wanneer je hier op klikt, zie je een overzicht van alle contracten welke na een wijziging in het archief opnieuw verzonden dienen te worden ter beoordeling. Vink de contracten aan die je wilt verzenden en klik op de knop bovenaan het scherm om deze te verzenden naar de contracteigenaar.
Mutatieoverzicht
Door op de knop ‘Mutatieoverzicht’ te klikken, zie je op welke momenten het contract door wie in behandeling is genomen en welke wijzigingen er zijn doorgevoerd.
Overzicht betrokkenen
Door hierop te klikken, kom je bij een overzicht van alle medewerkers die bij dit contract betrokken zijn (geweest).
Mening vragen
Door bovenaan op de knop ‘Mening vragen’ te klikken kun je een vraag uitzetten naar een collega of extern contactpersoon betreft het contract. Deze correspondentie hierover zal bij het contract in te zien zijn voor iedereen die bij het contract kan.
Huidige codering tonen
Indien ingesteld, zie je hier de codering van de gekoppelde verplichting. Als de verplichting wordt geselecteerd bij het coderen van een factuur, zal deze codering automatisch worden ingevuld bij de relevante velden. Je kunt vanuit deze pagina de codering van de gekoppelde verplichting bewerken.
Vervang document
Door deze actie uit te voeren wordt het oude document toegevoegd als bijlage en wordt het nieuwe document getoond in de weergave naast de contractgegevens.
Contract beoordelen
Vanuit het Archief kun je contracten vroegtijdig beoordelen. Bij het beoordelen kun je alleen aangeven dat het contract beëindigd moet worden.
Groepen of indiduele contractbetrokkenen koppelen
Als je iemand aanstelt als contractbetrokkene, geef je deze medewerker toestemming om dit contract in het Archief te bekijken. Tevens zal deze medewerker notificaties ontvangen bij statuswijzigingen.
De eerste stap die je moet doorlopen is het koppelen van groepen:
Door het koppelen van een groep kun je in één keer alle medewerkers toebehorende aan de groep toewijzen als contractbetrokkene. Je kunt deze stap overslaan door geen enkele groep te selecteren en op 'Opslaan en volgende'te klikken. Na het koppelen van groepen heb je de mogelijkheid om individuele medewerkers als contractbetrokkenen toe te voegen.
Related Articles
Contractbeheer configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Contractbeheer, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Contractbeheer. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...Contractbeheer groepen toevoegen en bewerken
In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers ...Wat kun je met de module Contractbeheer?
Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract
Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...Gebruikershandleiding Contractbeheer - Een contract registeren, bevestigen en beoordelen (verlengen of beëindigen)
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van het gehele proces betreft het contractmanagement proces . Inloggen Spend Cloud Dashboard ...