Het Contractbeheer archief inzien

In het Archief vind je een overzicht van alle contracten waar je bij betrokken bent (geweest), bijvoorbeeld als contracteigenaar of als contractbetrokkene. Een applicatiebeheerder kan standaard alle contracten inzien.

Vanuit het overzicht kun je inzien wat de status is van een contract. Door op het contract  te klikken kun je alle gegevens van het contract inzien. Afhankelijk van de instellingen kun je vanuit het overzicht het contract bewerken, voortijdig beoordelen en contractbetrokkenen koppelen. 

Contract weergeven

Door op een contract in het Archief te klikken, kun je alle gegevens van het contract bekijken. Hieronder volgt een instructie per handeling die je hier kunt uitvoeren:

Bewerken

Contracten met de status ‘Actief’ kun je vanuit het Archief bewerken. Zie voor een uitgebreide uitleg van de opties de pagina Registreren. Afhankelijk van de instellingen in jouw omgeving kan het zo zijn dat een contract opnieuw moet worden beoordeeld. In dit geval verschijnt er bovenaan het scherm een waarschuwing. Wanneer je het contract opslaat na het bewerken krijgt deze de status 'Te verzenden'. In het overzicht van het Archief verschijnt bovenaan de knop 'Verzenden'. Wanneer je hier op klikt, zie je een overzicht van alle contracten welke na een wijziging in het archief opnieuw verzonden dienen te worden ter beoordeling. Vink de contracten aan die je wilt verzenden en klik op de knop bovenaan het scherm om deze te verzenden naar de contracteigenaar.

Mutatieoverzicht

Door op de knop ‘Mutatieoverzicht’ te klikken, zie je op welke momenten het contract door wie in behandeling is genomen en welke wijzigingen er zijn doorgevoerd. 

Overzicht betrokkenen

Door hierop te klikken, kom je bij een overzicht van alle medewerkers die bij dit contract betrokken zijn (geweest). 

Mening vragen

Door bovenaan op de knop ‘Mening vragen’ te klikken kun je een vraag uitzetten naar een collega of extern contactpersoon betreft het contract. Deze correspondentie hierover zal bij het contract in te zien zijn voor iedereen die bij het contract kan. 

Huidige codering tonen

Indien ingesteld, zie je hier de codering van de gekoppelde verplichting. Als de verplichting wordt geselecteerd bij het coderen van een factuur, zal deze codering automatisch worden ingevuld bij de relevante velden. Je kunt vanuit deze pagina de codering van de gekoppelde verplichting bewerken. 

Vervang document

Door deze actie uit te voeren wordt het oude document toegevoegd als bijlage en wordt het nieuwe document getoond in de weergave naast de contractgegevens.

Contract beoordelen

Vanuit het Archief kun je contracten vroegtijdig beoordelen. Bij het beoordelen kun je alleen aangeven dat het contract beëindigd moet worden. 

Groepen of indiduele contractbetrokkenen koppelen

Als je iemand aanstelt als contractbetrokkene, geef je deze medewerker toestemming om dit contract in het Archief te bekijken. Tevens zal deze medewerker notificaties ontvangen bij statuswijzigingen. 

De eerste stap die je moet doorlopen  is het koppelen van groepen:

Door het koppelen van een groep kun je in één keer alle medewerkers toebehorende aan de groep toewijzen als contractbetrokkene. Je kunt deze stap overslaan door geen enkele groep te selecteren en op 'Opslaan en volgende'te klikken. Na het koppelen van groepen heb je de mogelijkheid om individuele medewerkers als contractbetrokkenen toe te voegen. 

Status van een contract

Contracten kunnen verschillende statussen hebben. Hieronder leggen we uit wat welke status betekent.

Toegevoegd, nog niet geregistreerd

Het contract is toegevoegd maar nog niet geregistreerd. Dit dient uitgevoerd te worden door de medewerkers van de contractadministratie in het onderdeel Registreren.

Deels bewerkt, nog niet geregistreerd

Het contract is deels geregistreerd, maar nog niet volledig. Het volledig registreren dient uitgevoerd te worden door de medewerkers van de contractadministratie in het onderdeel Registreren.

Te verzenden

Een contract is toegevoegd, en alle verplichten velden zijn door de contractadministratie geregistreerd. Die dient het contract vanuit het onderdeel Registreren te verzenden voor verdere verwerking.

Afgekeurd, wacht op controle administratie

Er is een actie op het contract afgekeurd, bijvoorbeeld een nieuwe registratie verlenging of beëindiging. De contractadministratie dient de acties uit te voeren die gewenst zijn naar aanleiding van de afkeuring in het menu Afgekeurd.

In behandeling bij een medewerker

Er staat een openstaande actie bij de contracteigenaar voor het bevestigen van de registratie, of om het contract te beoordelen voor verlenging of beëndiging. De contracteigenaar voert dit uit via het onderdeel Acties.

In behandeling bij de contractadministratie

Er is een actie uitgevoerd op het contract door de contracteigenaar. De contractadministratie dient de gewenste actie administratief te verwerken via het onderdeel Acties. Is een actie onterecht uitgevoerd? Dan kun je de status of actie van het contract aanpassen. Lees daar meer over in het volgende artikel: Hoe kan ik als contractadministratie een contractstatus en/of actie aanpassen?

Actief

Het contract is actief en heeft geen openstaande acties. Het contract kan nu gebruikt worden voor het koppelen en automatisch goedkeuren van inkoopfacturen. Het contract is te bekijken in het Archief.

Actief - bewerkt

Het contract is actief, maar reeds bewerkt in het archief. De contractadministratie dient vanuit het onderdeel Archief het contract te verzenden middels de daarvoor bestemde knop, om de bewerkingen te laten bestigen door de contracteigenaar.

Aflopend

Het contract is actief, maar er is een actie uitgevoerd om het contract te beëindigen. Het contract houd deze status tot de opgevoerde einddatum. Het contract is te raadplegen in het Archief. Is een contract ten onrechte beëindigd? Lees dan ook: Een contract is ten onrechte beëindigd. Wat nu?

Beëindigd

Het contract is beëindigd maar kan nog steeds geraadpleegd worden in het Archief. Er kan worden gekozen om het contract te heractiveren. 

Definitief afgekeurd

Het contract is definitief afgekeurd en kan niet langer worden gebruikt in de Spend Cloud. Het blijft altijd te raadplegen in het Archief.

• Related Articles

• Contractbeheer configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Contractbeheer, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Contractbeheer. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...

• Contractbeheer groepen toevoegen en bewerken

  In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers ...

• Wat kun je met de module Contractbeheer?

  Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...

• Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract

  Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...

• Contractbeheer - De notificatiemails binnen de Spend Cloud

  In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de contractbeheermodule: Hieronder zal worden uitgelegd welke e-mailnotificaties er allemaal onder deze module worden uitgestuurd vanuit de Spend Cloud. Het is niet ...