Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie
Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling is verzonden terwijl deze een verkeerde codering heeft, of naar een andere medewerker moet worden verstuurd. In dit artikel leggen we uit hoe je als administratie de factuur terug kunt halen om deze te bewerken.
Een factuur terughalen
Om een te beoordelen factuur aan te passen is het van belang dat deze eerst wordt afgekeurd. Dit kan door de beoordelaar worden gedaan die de factuur aangeboden heeft gekregen, maar ook door een medewerker van de (centrale) administratie die facturen codeert, indien diegene voldoende rechten hiervoor heeft. In het menu-onderdeel Beoordelen kun je als crediteurenadministratie uit naam van anderen een factuur afkeuren of in de wacht zetten (dit is afhankelijk van je rol- en/of functieprofiel-instelling). Hiervoor ga je naar Factuurverwerking / Beoordelen. Selecteer hier de medewerker, of laat deze leeg en kies voor selecteren, vul eventueel het boekstuknummer in om sneller je factuur te vinden.
Door het zoekveld 'Mederwerker' leeg te maken, zorg je dat je niet langer alleen facturen ziet die op je eigen naam staan. Je eigen naam wordt namelijk standaard ingevuld.
Klik vervolgens op de factuur om deze te openen/beoordelen, selecteer bovenaan het scherm bij 'Al mijn regels' Afkeuren en klik op 'Opslaan'. De factuur is nu terug te vinden in het menu-onderdeel Afgekeurd.
Kun je de factuur niet openen, en/of zijn de opties uitgegrijsd bij het beoordelen? Dan is het binnen jouw rol niet toegestaan om facturen namens anderen te beoordelen. Neem contact op met je applicatiebeheerder om de factuur voor jou af te keuren, of om jou de bevoegdheden toe te kennen om facturen namens anderen af te keuren. Dit wordt ingesteld in de rol/functieprofiel.
Benodigde rol- en/of profielinstelling voor de crediteurenadministratie welke te vinden zijn onder de Opties voor factuurverwerking. Deze optie is alleen beschikbaar voor modulebeheerders van Factuurverwerking.
Een factuur opnieuw verzenden
Wanneer je de factuur via bovengenoemde stappen hebt afgekeurd, ga je naar het menu Factuurverwerking / Afgekeurd. Hier kan je de factuur bewerken en de gewenste codering geven. Als je de organisatorische eenheid of medewerker wijzigt, zal het procuratieschema voor deze factuur opnieuw worden vastgelegd. Het kan dan voorkomen dat een eerdere beoordelaar de factuur nogmaals moet beoordelen. Als je de organisatorische eenheid en/of medewerker veld niet wijzigt, zal de factuur verder gaan in het procuratieschema als waar 'ie was voor deze werd afgekeurd.