Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie
Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling is verzonden terwijl deze een verkeerde codering heeft, of naar een andere medewerker moet worden verstuurd. In dit artikel leggen we uit hoe je als administratie de factuur terug kunt halen om deze te bewerken.
Een factuur terughalen
Om een te beoordelen factuur aan te passen is het van belang dat deze eerst wordt afgekeurd. Dit kan door de beoordelaar worden gedaan die de factuur aangeboden heeft gekregen, maar ook door een medewerker van de (centrale) administratie die facturen codeert, indien diegene voldoende rechten hiervoor heeft. In het menu-onderdeel Beoordelen kun je als crediteurenadministratie uit naam van anderen een factuur afkeuren of in de wacht zetten (dit is afhankelijk van je rol- en/of functieprofiel-instelling). Hiervoor ga je naar Factuurverwerking / Beoordelen. Selecteer hier de medewerker, of laat deze leeg en kies voor selecteren, vul eventueel het boekstuknummer in om sneller je factuur te vinden.
Door het zoekveld 'Mederwerker' leeg te maken, zorg je dat je niet langer alleen facturen ziet die op je eigen naam staan. Je eigen naam wordt namelijk standaard ingevuld.
Klik vervolgens op de factuur om deze te openen/beoordelen, selecteer bovenaan het scherm bij 'Al mijn regels' Afkeuren en klik op 'Opslaan'. De factuur is nu terug te vinden in het menu-onderdeel Afgekeurd.
Kun je de factuur niet openen, en/of zijn de opties uitgegrijsd bij het beoordelen? Dan is het binnen jouw rol niet toegestaan om facturen namens anderen te beoordelen. Neem contact op met je applicatiebeheerder om de factuur voor jou af te keuren, of om jou de bevoegdheden toe te kennen om facturen namens anderen af te keuren. Dit wordt ingesteld in de rol/functieprofiel.
Benodigde rol- en/of profielinstelling voor de crediteurenadministratie welke te vinden zijn onder de Opties voor factuurverwerking. Deze optie is alleen beschikbaar voor modulebeheerders van Factuurverwerking.
Een factuur opnieuw verzenden
Wanneer je de factuur via bovengenoemde stappen hebt afgekeurd, ga je naar het menu Factuurverwerking / Afgekeurd. Hier kan je de factuur bewerken en de gewenste codering geven. Als je de organisatorische eenheid of medewerker wijzigt, zal het procuratieschema voor deze factuur opnieuw worden vastgelegd. Het kan dan voorkomen dat een eerdere beoordelaar de factuur nogmaals moet beoordelen. Als je de organisatorische eenheid en/of medewerker veld niet wijzigt, zal de factuur verder gaan in het procuratieschema als waar 'ie was voor deze werd afgekeurd.
Related Articles
Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...Een factuur definitief afkeuren
Je kunt een factuur op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt. Het definitief afkeuren van een factuur zorgt ervoor dat deze niet meer bewerkt en/of verder verwerkt kan worden. Let op! Deze actie kan niet ...Een factuur beoordelen in de app
Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden facturen. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. Op ...Afgekeurde facturen
In het menu Factuurverwerking / Afgekeurd vind je alle facturen die tijdens het beoordelen zijn afgekeurd. De factuur wijzigen en opnieuw verzenden Een afgekeurde factuur krijgt de status 'Afgekeurd - nieuw'. Door op de regel van de factuur te ...