Rechten

Rechten

In het applicatiebeheer van Spend Cloud vind je het menu Rechten. Rechten worden altijd gebundeld in een rechtenset. Met een rechtenset bepaal je tot welke menu's een medewerker toegang heeft en welke knoppen deze kan gebruiken.

In Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten heb je de mogelijkheid om:
  1. De gegevens van de rechtenset te bekijken
  2. De rechtenset te verwijderen
  3. De rechtenset de kopiëren
  4. De rechtenset te bewerken
  5. Bovenaan het overzicht vind je de knop ‘Toevoegen’. Vanuit hier kun je een nieuwe rechtenset toevoegen.
Als je een rol gaat toevoegen selecteer je één van de rechtensets. In de rechtenset geef je namelijk aan tot welke onderdelen een medewerker toegang krijgt. Op basis van de rechtenset die je kiest in de rol, komen aanvullende bevoegdheden naar voren. Voorbeeld: zet je in de rechtenset een vinkje bij 'Boekingen', dan dien je in de rol aan te geven tot welke boeken de medewerker toegang heeft. 

Let hierbij wel dat rechtensets generiek zijn. Dit betekent dat alle medewerkers waarbij een bepaalde rechtenset is definieerd, toegang krijgen tot dezelfde onderdelen. Een voordeel hiervan is dat als je iets wijzigt in de rechtenset, deze wijziging bij alle medewerkers wordt doorgevoerd.

Het tonen van een rechtenset

Door in het rechten-overzicht op het vergrootglas-icoon achter een rechtenset te klikken, kun je de gegevens van de rechtenset inzien.
 
Door bovenaan dit overzicht op ‘Toon details’ te klikken wordt er een extra kader geopend waarbij je o.a. de naam van de rechtenset kunt inzien en de aanmaakdatum. In het overzicht kun je vervolgens aan de hand van de selectie vierkantjes inzien welke rechten zijn geselecteerd.
  1. Een leeg vierkantje: Dit onderdeel of recht is niet geselecteerd
  2. Een ingevuld vierkantje: Bij dit onderdeel zijn een aantal rechten geselecteerd
  3. Een vinkje in het vierkantje: Dit recht of alle rechten binnen dit onderdeel zijn geselecteerd
Example: an employee with this rights set sees everything within the Analysis module.

Bovenaan het overzicht bij ‘Print details’ kun je een PDF-bestand genereren van de rechtenset. Hierin wordt alle informatie van de rechtenset getoond. Doordat deze PDF alle informatie bevat kun je deze ter controle toesturen naar de accountant.

Het verwijderen van een rechtenset

Door in het rechten-overzicht op het kruis-icoon achter een rechtenset te klikken, kun je de rechtenset verwijderen. Nadat je dit icoon hebt aangeklikt zal Spend Cloud vragen om een bevestiging van de verwijdering. Als je een rechtenset hebt verwijderd, kun je dit niet meer ongedaan maken. 

Het verwijderen van een rechtenset heeft geen invloed op de huidige rollen. De rechtenset zal bij deze medewerkers nog steeds van toepassing zijn.; je kunt de rechtenset alleen niet meer selecteren bij het toevoegen van een rol. 
 
Als je een medewerker een nieuwe rechtenset wilt toewijzen dan kun je een nieuwe rol toevoegen voor deze medewerker.
 
In plaats van een rechtenset te verwijderen kun je deze ook op passief zetten. Hiermee wordt de rechtenset nog wel in het rechten-overzicht weergegeven, maar kan deze niet meer worden geselecteerd bij het toevoegen van een rol. Bij het bewerken van een rechtenset kun je deze op passief zetten.

Het kopiëren van een rechtenset

Door in het rechten-overzicht op het documenten-icoon achter een rechtenset te klikken, kun je de rechtenset kopiëren. Nadat je dit icoon hebt aangeklikt zal Spend Cloud de instellingen overnemen van de rechtenset die je zojuist hebt gekopieerd. Je komt nu terecht op dezelfde pagina terecht als wanneer je een rechtenset nieuw toevoegt, het verschil is dat de instellingen overgenomen zijn vanuit de oorspronkelijke rechtenset. Je kunt de naam van de rechtenset aanpassen zodat deze anders is en rechtenset instellingen uitvinken of juist extra aanvinken avlorens de gekopieerde rechtenset op te slaan.

Het toevoegen van een rechtenset

Door bovenaan het rechten-overzicht op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kun je een nieuwe rechtenset samenstellen.
  
Aan de hand van onderstaande stappen kun je de rechtenset samenstellen:
  1. Bij ‘Bewerk details’ geef je een naam aan de rechtenset. 
  2. Bij ‘Status’ kun je de rechtenset op ‘Actief’ of ‘Passief’ zetten. Als een rechtenset op passief staat zal deze zichtbaar blijven in het rechten-overzicht, maar kun je deze niet selecteren bij het toevoegen van een rol.
  3. Door de optie ‘Standaard declareren rechtenset’ te activeren wordt deze rechtenset gebruikt bij het importeren van declaranten. Door dit te activeren hoef je niet voor iedere declarant handmatig een rol aan te maken. Deze optie kan maar bij één rechtenset worden ingeschakeld. 
Aan de linkerkant van de pagina vind je een menu met alle modules. Door op een module te klikken worden aan de rechterkant de bijbehorende onderdelen geopend. Zo kun je per module aangeven tot welke onderdelen de medewerker toegang krijgt. De modules onder ‘ProActive’ geven een medewerker toegang tot het gebruikersgedeelte. Onder ‘Applicatiebeheer’ vind je de rechten voor het applicatiebeheer. Met gebruikersrechten kan de medewerker zijn of haar werkzaamheden uitvoeren, zoals het coderen of beoordelen van facturen. Als beheerder kan de medewerker de module beheren en bijvoorbeeld nieuwe kostenplaatsen toevoegen, of het interne assortiment beheren. Achter de modules zie je in het vierkante vakje een indicatie of er rechten binnen de module zijn geselecteerd.
  1. Als je een module hebt aangeklikt, kun je aan de rechterkant de bijbehorende rechten selecteren. Door op het pijltje voor een onderdeel te klikken, zie je alle onderliggende rechten. Door het vierkantje voor het gewenste onderdeel aan te vinken, kun je de gewenste rechten aanzetten. Door het vierkantje bij een bovenliggend onderdeel aan te vinken, kun je alle onderliggende rechten in één keer aanzetten. 
  2. Nadat je alle gewenste rechten hebt geselecteerd, klik je op ‘Opslaan’. De rechtenset is toegevoegd en kan worden geselecteerd bij het aanmaken van een rol.
Betekenis van de selectie vierkantjes:
  1. Een leeg vierkantje: Dit onderdeel of recht is niet geselecteerd.
  2. Een ingevuld vierkantje: Bij dit onderdeel zijn een aantal rechten geselecteerd.
  3. Een vinkje in het vierkantje: Dit recht of alle rechten binnen dit onderdeel zijn geselecteerd.

Modulebeheerder

Met de optie ‘Modulebeheerder’ geef je de medewerker extra inzicht rechten. Normaal kan een medewerker alleen zijn of haar eigen gegevens inzien. Door in de rechtenset ‘Module beheerder’ aan te vinken kan deze medewerker naast de eigen gegevens, ook de gegevens van anderen inzien.



Voor de modulebeheerders gelden de volgende aanvullende rechten:
  1. Toegang tot de beheerdersinformatie op de startpagina van de Spend Cloud.
  2. In het menu-onderdeel ‘Archief’ en ‘Voortgang’ kan de medewerker alle zaken binnen deze module inzien; ook al zijn deze niet aan deze medewerker toegekend, of gekoppeld via procuratie.
  3. Daarnaast krijg je een extra optie bij de rolbevoegdheden. Hier heb je nu de mogelijkheid om aan te geven dat deze medewerker niet alleen alles binnen de module mag inzien, maar ook acties namens anderen mag uitvoeren.

    • Related Articles

    • Rollen

      Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

    • Het beheer van medewerkers

      Een medewerkersbestand staat nooit stil. Er kunnen medewerkers bijkomen en medewerkers weggaan. Vanuit het Medewerkersoverzicht kun je deze gegevens beheren. Hiervoor navigeer je naar Applicatiebeheer>Organisatie>Medewerkers. Vanuit dit overzicht kun ...

    • Medewerkers- en rollen-import

      In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...

    • Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

      Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

    • Een medewerker toevoegen

      In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...