Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Door op het hamer-icoon te klikken kun je de factuur beoordelen of coderen.
Wat betekent 'Coderen'?
Als je een factuur codeert, geef je aan op welke verbijzonderingen de factuur geboekt moet worden. Met verbijzonderingen worden gegevens als de grootboekrekening en de kostenplaats bedoelt. Het is belangrijk een factuur op de juiste manier te coderen, omdat dit invloed heeft op de boekhouding van jouw organisatie.
Een factuur kan op twee manieren ter codering worden aangeboden. Je kunt de factuur coderen en beoordelen of alleen coderen. Dit is afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie. Bij coderen en beoordelen heb je de mogelijkheid om de factuur ook goed te keuren. Bij alleen coderen heb je deze mogelijkheid niet. Wel kun je bij alleen coderen de factuur afkeuren of in de wacht plaatsen. Als je de factuur afkeurt, wordt de factuur teruggestuurd naar de financiële administratie.
Alle facturen die je moet beoordelen vind je in het beoordelen-overzicht in het menu-onderdeel Beoordelen. Om een factuur te kunnen coderen, klik je op de regel van de factuur of op het hamer-icoon aan de rechterkant.
Als een factuur ter codering is aangeboden, heb je zelf de mogelijkheid om aan te geven hoe een factuur moet worden geboekt. Zo kun je bijvoorbeeld zelf kiezen op welke kostenplaats de kosten moeten worden geboekt. Alle velden met een kader kun je naar wens invullen.
Het onderdeel 'Actie'
Een extra aandachtspunt is het onderdeel ‘Actie’. Bij ‘Actie’ kun je óf kiezen voor ‘Te beoordelen’ óf voor ‘Te coderen’. Als je ‘Te beoordelen’ kiest, moet je bij ‘Medewerker’ invullen bij welke medewerker je de factuur ter beoordeling wilt aanbieden. Als je voor beoordelen kiest, kan de betreffende medewerker de codering niet meer aanpassen. Deze optie is dus bedoeld om een beoordeling van de medewerker te krijgen. Als je voor ‘Te coderen’ kiest, wordt de factuur ter codering doorgezet. De betreffende collega kan nu de codering aanpassen.
Als de factuur moet worden verdeeld over bijvoorbeeld meerdere grootboekrekeningen, kun je het bedrag splitsen. Dit doe je door het bedrag in de regel te verlagen en vervolgens een factuurregel toe te voegen. Door bovenaan de pagina op de knop ‘Factuurregel toevoegen’ te klikken, wordt er een extra factuurregel toegevoegd.
Als je de codering hebt aangevuld en de factuur hebt beoordeeld, kun je de codering verzenden. De factuurregel wordt dan verzonden naar de volgende codeur of beoordelaar. Als je zelf gemachtigd bent om goed te keuren zal de regel automatisch goedgekeurd worden.
Als alles naar wens is ingevuld, klik je bovenaan de pagina op ‘Opslaan’. De factuur wordt nu naar de betreffende medewerker gestuurd. Zodra de aanvraag is goedgekeurd door een persoon met de juiste bevoegdheid, wordt de factuur doorgestuurd naar de financiële administratie voor verdere verwerking.
Coderen of beoordelen door een groep
Coderen of beoordelen door een groep is een uitbreiding op de bestaande mogelijkheid van extern coderen. Met extern coderen is het mogelijk om een (gedeeltelijke) codeer actie door iemand anders te laten doen. Met coderen door groep is het mogelijk om de codeer actie te versturen naar een organisatorische eenheid (o.e.). Deze organisatorische eenheid kan één of meer mensen bevatten. Als de codeer actie door één van de o.e.-leden gedaan wordt, zal de actie bij de andere leden van de OE verdwijnen en kan de factuur verder.
Meer informatie over het beoordelen en/of coderen van facturen door een groep personen vind je hier.
Praktijkvoorbeeld
Er komt een factuur binnen voor een project van de technische afdeling. Jij hebt geen inhoudelijke kennis van dit project en er is niet een specifiek iemand aangewezen waar je de codeer-actie naar toe zou kunnen sturen.
In plaats van na te moeten gaan wie de aangewezen persoon is om de factuur te laten coderen kun je d.m.v. coderen door groep alle leden van de o.e. 'technische afdeling' een codeer-actie sturen. De afdeling weet zelf wie de aangewezen persoon is en regelt zelf wie de codering doet. De codering wordt afgerond en de factuur gaat door zodat hij beoordeeld kan worden.
Related Articles
Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers
Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...Een factuur coderen
In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties
In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...