Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Financials

Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Financials

Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Financials? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. 

De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is de factuur te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om de factuur toch geëxporteerd te krijgen. 

We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen. 

Exact Financials webservice

  1. Foutmelding: [invoice number] - Not Found
Mogelijke oorzaak: Het PDF-bestand wat bij de factuur hoort is te groot om te importeren in Exact. Dit kun je zien door het PDF-bestand van de factuur te downloaden. Als het bestand groter is dan 1000 kb / 1 MB dan is het bestand waarschijnlijk 
Mogelijke oplossing: Lees het volgende artikel hoe je een factuur met een te grote PDF toch kunt exporteren: Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren

  1. Foutmelding: [invoice number] - looks like we got no XML document
Mogelijke oorzaak: De factuur staat al in Exact. Waarschijnlijk is de factuur eerder al eens succesvol geëxporteerd naar Exact. Dit kan weleens voorkomen door een verbindingsfout in een eerdere export Exact staat.
Mogelijke oplossing: Controleren of de factuur ook echt volledig in Exact staat. Als dit het geval is dan kun je de optie ‘’Factuur kenmerken als geëxporteerd’ gebruiken. Als de factuur niet in Exact staat dan contact opnemen met de ProActive supportafdeling.

  1. Foutmelding: Error in SOAP request execution: Java heap space (10926)
Mogelijke oorzaak: De server waar Exact op geïnstalleerd staat heeft geen geheugen meer. Daardoor kan deze actie niet uitgevoerd worden.
Mogelijke oplossing: Het geheugen moet uitgebreid worden. Neem hiervoor contact op met de systeembeheerders van je eigen organisatie.
 
  1. Foutmelding: Datum: Ongeldige waarde: 31/07/2019 (Periode-datumtabel: 2019/8)
Mogelijke oorzaak: Dit is een waarschuwing die Exact geeft op mutatiedatums die afwijken van de periode.
Mogelijke oplossing: Deze melding kun je uitschakelen in de administratie-instellingen binnen Exact.

  1. Foutmelding: Factuurnummer (Crediteur) YOURREF: Is eerder gebruikt voor crediteur XXX
Mogelijke oorzaak: In Exact Financials mag een betalingsreferentie niet twee keer voorkomen bij dezelfde crediteur.
Mogelijke oplossing: Je dient de betalingsreferentie van de factuur aan aan te passen in de Spend Cloud. Een structurele oplossing zou zijn om de leverancier te verzoeken unieke referenties mee te geven met de facturen. 
 
  1. Foutmelding: A.YY.XXXXX - Financiële boeking: Inkoopboek ADMIN/YEAR/PERIOD/JOURNAL/ID: Geen regels gedefinieerd
Mogelijke oorzaak: Dit komt door de manier waarop Exact Financials de periode verwacht. Hoogstwaarschijnlijk staat de periode in de regel in plaats van in de kop en verwacht Exact dit andersom.
Mogelijke oplossing: Neem contact op met de ProActive supportafdeling. Wellicht moeten we, uiteraard in overleg,  de periode naar de kop van de factuur verplaatsen.
 
  1. Foutmelding: Financiële boeking: Inkoopboek '161850007': Ongeldige waarde. Deze moet zijn: '60180910'.
Mogelijke oorzaak: In Exact staat bij het inkoopdagboek de instelling ‘’boekstuknummer blokkeren’’ ingeschakeld. 
Mogelijke oplossing: In het inkoopdagboek dient de instelling "boekstuknummer blokkeren" uitgezet te worden.

  1. Foutmelding: An error was detected while executing the Web Service request. (10893)
Mogelijke oorzaak: - Een mogelijke oorzaak van deze foutmelding is dat er een aantal webservice processen vastlopen in de Exact-omgeving.
-Een andere mogelijke oorzaak is dat de webservice nog helemaal niet werkt omdat de webservice-configuratie in Exact nog op disabled staat.
Mogelijke oplossing: - De eerste oorzaak kan worden opgelost door op de Exact server de ''Keepalive-time'' op ''infinite'' te zetten voor tomcat. Het kan namelijk worden veroorzaakt doordat de ''heap-size van het java proces dat niet goenoeg geheugen krijgt toegwezen. Dit kan worden toegepast in de ''tomcat''. 
- Een mogelijke oplossing voor de tweede oorzaak is om de webservice-configuratie van Exact te plaatsen op enabled.

  1. Foutmelding: 09.24.123456 - Kostenplaats '7890': Niet gekoppeld (Grootboekrekening: '4400')
Mogelijke oorzaak: De gekozen kostenplaats in de factuurregel is niet actief of is niet gekoppeld aan de grootboekrekening binnen dezelfde factuurregel.
Mogelijke oplossing: Controleer in Exact of de gekozen kostenplaats actief is en of deze is gekoppeld aan de grootboekrekening.