Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren

Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren

Het kan voorkomen dat een factuur niet kan worden geëxporteerd omdat de PDF van een factuur te groot is. In dit artikel lichten we toe waarom dit gebeurt en wat je hier aan kunt doen.

Waarom een te grote factuur niet kan worden geëxporteerd

Wanneer je via een webservice facturen exporteert naar je financiële pakket wordt de PDF van de factuur ook geëxporteerd. Veel webservices hebben een ingebouwd limiet op de grootte van een bestand die ze accepteren bij een export. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn, bijvoorbeeld dat bij een te groot de kans op een instabiele verbinding vergroot, of wanneer de webservice op een lokale server draait dit andere processen kan belemmeren. Dergelijke limieten verschillen per webservice en kunnen meestal niet aangepast worden. Onze ervaring is dat bij bestanden van 3.5Mb of groter er problemen kunnen ontstaan bij het exporteren. Dit kan echter per webservice verschillen.

Wat maakt een PDF factuur te groot

De voornaamste redenen dat een PDF factuur te groot is zijn een bestand met veel pagina's, bijvoorbeeld omdat er een specificatie aan de factuur is toegevoegd, of de resolutie van een PDF erg hoog is. De meest voorkomende redenen zijn:
- Gebruik maken van hoogwaardige/complexe (en eventueel niet, of inefficiënt gecomprimeerde) afbeeldingen
- Gebruik van speciale lettertypen die niet standaard beschikbaar zijn in systemen
- Gebruik van transparantie of andere effecten
- Toevoegen van metadata of andere extra informatie die de aanpassingsgeschiedenis van een factuur bijhouden
- Het toevoegen van bijlagen en/of specificaties aan de factuur

Bij een PDF factuur is een simpele opmaak voldoende om goed mee te kunnen werken. Het opmaken hiervan en/of niet comprimeren van de PDF kan ervoor zorgen dat het bestand onnodig groot is.

Hoe los je dit op

Crediteur informeren

Allereerst is het belangrijk om de crediteur van de factuur hiervan op de hoogte te stellen en het te verzoeken PDF facturen van een kleiner formaat te sturen. PDF facturen hoeven om goed mee te werken niet van een groot formaat te zijn of extreen hoge kwaliteit te zijn. Een simpele opmaak is voldoende om deze goed uit te lezen. Als de factuur veel pagina's bevat, bijvoorbeeld omdat er pagina's met bestelde artikelen of andere specificaties zijn toegevoegd kan je vragen of dit als aparte bijlage verstuurd kan worden. Bij het verwerken van de factuur in Spend Cloud kun je deze bestanden eventueel koppelen aan de factuur.

Bestand vervangen bij exporteren

Om de factuur alsnog te kunnen exporteren kun je het bestand vervangen. Hiervoor is een knop beschikbaar in het menu-onderdeel Factuurverwerking / Exporteren, klik vervolgens op het loepje (weergeven) naast de factuur. Deze knop is alleen zichtbaar voor beheerders die een rol hebben op basis van de 'Beheerder' rechten. Zie je de knop bij het weergeven van een factuur niet? Vraag dan een beheerder om dit voor jou te doen of pas je beheerdersrol aan zodat deze gebaseerd is op de rechtenset 'Beheerder'. Verzoek de leverancier om een aangepaste PDF te sturen die van een kleiner formaat is zodat je de hier kunt toevoegen.

Wanneer je een verkleind bestand hebt klik je bij het weergeven van de factuur in het onderdeel Exporteren op de knop 'Vervang document'. Upload in het volgende scherm je bestand en klik op Opslaan. Het bestand is nu vervangen, de originele factuur zal gekoppeld blijven als bijlage welke niet wordt geëxporteerd, zodat het originele bestand altijd beschikbaar blijft bij de factuur in Spend Cloud.

Notes Er zijn ook diverse (online) tools beschikbaar die PDF bestanden kunnen comprimeren. Het gebruik hiervan is op eigen risico, we adviseren om dit vooraf met je applicatiebeheerder te bespreken.