Help! Een foutmelding bij het exporteren van boekingen naar AFAS

Help! Een foutmelding bij het exporteren van boekingen naar AFAS

Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een boek binnen Kas & Pas te exporteren naar het financiële pakket AFAS? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. 
 
De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is het boek te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om het boek toch geëxporteerd te krijgen. 
 
We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen.

Onderstaande nummers zijn willekeurige voorbeelden.
  1. Foutmelding: Voor code verbijzondering '10575' is geen toewijzing bij rekening '4108' of de toewijzing is geblokkeerd.
Mogelijke oorzaak: Geen correcte koppeling tussen genoemde waardes. 
Mogelijke oplossing: Deze waardes moeten in AFAS aan elkaar gekoppeld worden of de boeking met deze combinatie van waardes moet binnen het boek moet worden aangepast.
 
  1. Foutmelding: Code verbijzondering voor as 'Kostenplaats' moet gevuld worden voor rekening 132190.
Mogelijke oorzaak: Er is binnen de boeking geen kostenplaats ingevuld, waar deze in AFAS voor het genoemde rekeningnummer wel verplicht is. 
Mogelijke oplossing: De boeking(en) met het genoemde grootboeknummer moeten met kostenplaats gevuld worden.

  1. Foutmelding: Er is geen waarde ingevuld in verplicht veld 'Rekeningnummer' (AcNr).
Mogelijke oorzaak: Binnen de boeking naar AFAS mist een bepaald rekeningnummer, die in AFAS verplicht is. Dit kan voorkomen bij het gebruik van een verkeerde Btw-code óf een ontbrekende Btw rekeningnummer.
Mogelijke oplossing: Controleer binnen de boekingen of de juiste Btw-code is gebruikt (uitgaven/ te vorderen of inkomsten / af te dragen) óf controleer binnen het Applicatiebeheer of de gebruikte Btw-codes ook een rekeningnummer bevatten. 
  1. Foutmelding: (AntaObject) The foreignkey does not exist in the database. FieldId=Rekeningnummer, ForeignkeyId=KnAnt1
Mogelijke oorzaak: AFAS herkent het tegenrekeningnummer niet.
Mogelijke oplossing: Controleer in de Spend Cloud de ingestelde tegenrekening binnen het boek. Waarschijnlijk is er nog geen tegenrekening ingevuld of is deze onjuist. 

  1. Foutmelding: (AfasFiEntry) Vat is mandatory for account 45221.
Mogelijke oorzaak: Binnen AFAS is ingesteld dat Btw verplicht is voor de genoemde grootboeknummer.
Mogelijke oplossing: Zorg dat er Btw wordt opgevoerd bij boekingen met het genoemde grootboeknummer of kies een ander grootboeknummer waarvoor geen Btw verplichting geldt binnen AFAS.

  1. Foutmelding: (AFASFiEntry) Vat is not allowed for account 45221.
Mogelijke oorzaak: AFAS accepteert de btw-code niet, die gebruikt is binnen de boeking met dit grootboeknummer.
Mogelijke oplossing: Controleer in AFAS of de btw-code gebruikt mag worden bij het genoemde kostensoort of zorg dat er geen Btw wordt gebruikt bij gebruik genoemde kostensoort ( 45221).

  1. Foutmelding: Boekingen op dagboekrekening niet toegestaan
Mogelijke oorzaak: Onjuiste tegenrekening geldopname (of andere systeemrekening) of een onjuist dagboek type. De foutmelding wordt ook gegeven als er vanuit Spend Cloud een tegenrekening wordt meegegeven, die in AFAS als vaste tegenrekening bij een ander dagboek staat ingesteld. 
Mogelijke oplossing: Geldopname (of andere systeemrekening) wijzigen naar kruisposten of andere balansrekening. Ook kan het te maken hebben met het type dagboek, dat het bijvoorbeeld geen variabel memoriaal dagboek is. In het geval de tegenrekening al bij een ander dagboek staat ingesteld moet de inrichting tussen AFAS en Spend Cloud met elkaar worden afgestemd, zodat Spend Cloud een tegenrekening meegeeft die niet aan een ander dagboek is gekoppeld.

  1. Foutmelding: General message: Factuurnummer X wordt al gebruikt in een boekingsessie van gebruiker X
Mogelijke oorzaak: Je krijgt deze melding als een bankafschrift bijvoorbeeld te lang open staat, zonder dat er acties worden uitgevoerd (bijvoorbeeld bij het afsluiten van Profit zonder uit te loggen). De boekingssessie blijft actief en hierdoor ontstaat de melding.
Mogelijke oplossing: Je dient in AFAS de boekingssessie te verwijderen. Dat kan op de volgende manier: Ga in AFAS naar Algemeen / Inrichting / Blokkeringen / Boekingsessie en verwijder de sessie via de actieknop 1. Verwijder sessie. Daarna kan je weer verder. Indien je dit menu-onderdeel niet ziet dient dit in de Autorisatie Tool binnen AFAS aangezet te worden voor de betreffende gebruiker.
  1. Foutmelding: bankboek-/pasboeknaam - 01-2023 - Factuurnummer moet bij inkoop/verkoop journaalposten op elke regel worden ingevuld
Mogelijke oorzaak: Het ingevulde dagboeknummer van het boek is van het type Inkoop.
Mogelijke oplossing bankboek: Zorg ervoor dat je een dagboeknummer type bank invult binnen het bankboek.
Mogelijke oplossing pasboek: Zorg ervoor dat je een variabel memoriaal dagboeknummer invult binnen het pasboek.