Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Globe

Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Globe

Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Globe? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. 

De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is de factuur te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om de factuur toch geëxporteerd te krijgen. 

We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen. 

Exact Globe webservice

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Reeds gebruikt: Boekstuknummer(205471) + Onze ref.(205471) [Tabel: amutak], Reeds gebruikt: Boekstuknummer ( 205471) [Boekstuknummer: ' 205471'], Bestaat reeds: Factuur [Onze ref.: ' 205471'] 
Mogelijke oorzaak: De betreffende factuur is al aanwezig in Exact Globe (binnen dit voorbeeld boekstuknummer 205471). 
Mogelijke oplossing: Controleer of de factuur binnen Exact staat. Indien dit het geval is, kan je de factuur Kenmerken als geëxporteerd in het onderdeel Exporteren.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Dagboek is afgesloten voor deze boekingsperiode. [Aangemaakt: '1/20/2023']
Mogelijke oorzaak: De factuur valt binnen een periode, die afgesloten is. Dit kan een periode in het verleden zijn of in de toekomst (middels periodeverdeling).
Mogelijke oplossing: Bij een periode in het verleden; gebruik bij het exporteren periode aanpassing naar een openstaande periode met optie ‘alleen ouder’. 
Bij een periode in de toekomst; controleer de factuurdatum en periode van de factuur. Indien deze juist zijn, zorg ervoor dat de periode in de toekomst open staat in Exact.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Gegevens zijn reeds gekoppeld: Rekening XXXXX [Crediteurnummer: '000008'.
Mogelijke oorzaak: Er is bij de crediteur binnen Exact een crediteurenrekening ingevuld. 
Mogelijke oplossing: De credtieurenrekening bij de crediteur binnen Exact dient te worden geleegd.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Mag niet leeg zijn. [Kostenplaats: '']
Mogelijke oorzaak: Er is binnen de factuur geen kostenplaats gevuld, terwijl Exact deze wel verwacht op basis van grootboek/ crediteur?.
Mogelijke oplossing: Codeer de factuur met een kostenplaats of zorg dat de instellingen binnen Exact worden aangepast, zodat kostenplaats niet meer verplicht is.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Ongeldig: Cost center link [Kostenplaats: '408']
Mogelijke oorzaak: Er is binnen de factuur een kostenplaats gebruikt, die niet mag worden gebruikt bij het gekozen grootboek/ crediteur.
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat de betreffende kostenplaats goed is ingericht binnen Exact of kies een andere kostenplaats binnen de factuur.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Mag niet leeg zijn. [Artikelcode: ]
Mogelijke oorzaak: Bij het grootboek binnen Exact is bij de instellingen voor ‘Analytisch benodigd’ de optie ‘Artikel’ aangevinkt.
Mogelijke oplossing: De optie dient binnen Exact te worden uitgeschakeld.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Error Fetching http headers
Mogelijke oorzaak: Er heeft zich een time-out voorgedaan binnen de Webservice bij het boeken van de factuur. Hierdoor weet de Spend Cloud niet of het exporteren succesvol is geweest. Dit kan komen omdat de factuur zeer veel regels bevat met periodeverdeling of door een te grote factuurscan (PDF).
Mogelijke oplossing: Probeer de factuur opnieuw te exporteren. Als je deze foutmelding niet bij andere facturen krijgt is de PDF mogelijk te groot. Lees het volgende artikel hoe je dit oplost: Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren.
Indien dit probleem zich blijft voordoen, neem contact op met de ProActive supportafdeling.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Error:Entity: AccountID:Verplicht: Relatie
Mogelijke oorzaak: Binnen Exact hebben relaties een CreditorCode en CreditorNumber. Vermoedelijk komt het CreditorNumber binnen Exact niet overeen met het relatienummer zoals opgegeven in de Spend Cloud en hierdoor weet Exact niet op welke relatie de factuur geboekt dient te worden. 
Mogelijke oplossing: Controleer het veld CreditorNumber binnen Exact en wijzig indien deze niet overeenkomt met het relatienummer van de Spend Cloud.

  1. Foutmelding: Error:Entity: GroupID:Verplicht: Hoofdcategorie
Mogelijke oorzaak: Vermoedelijk is er een gedeactiveerde Exact gebruiker binnen de webservice (die gekoppeld was aan de IIS pool).
Mogelijke oplossing: De betreffende Exact gebruiker weer activeren.

  1. Foutmelding: Error:Validation error:Entity: Geen rechten: Dagboek X
Mogelijke oorzaak: Binnen de algemene instellingen van het dagboek is het verkeerde standaard boekjaar gekozen, óf de BACO gebruiker heeft geen toegang tot dit dagboek.
Mogelijke oplossing: Controleer de algemene instellingen van het betreffende dagboek óf controleer of de BACO gebruiker toegang heeft tot dit dagboek.


Webservice foutmeldingen

Het kan soms voorkomen dat je foutmeldingen terugkrijgt, die betrekking hebben op de Webservice. Deze kunnen veroorzaakt worden door ICT-technische aanpassingen of updates aan de kant van jullie Webservice-installatie. In de meeste gevallen kunnen deze foutmeldingen worden opgelost door jullie eigen ICT-partij of beheerder van de Exact Globe Webservice.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - SOAP-ERROR: Parsing WSDL: Couldn't load from 'https://exact.proactive.nl/ProActive/FinancialService.svc?wsdl%27 : failed to load external entity "https://exact.proactive.nl/ProActive/FinancialService.svc?wsdl%22
Mogelijke oorzaak: Deze melding geeft aan de de Exact Globe Webservice niet te bereiken is door de Spend Cloud. Dit kan komen omdat er onderhoud wordt gepleegd aan de server of omdat er ICT-technisch iets is gewijzigd (IP-blokkade).
Mogelijke oplossing: Indien dit probleem zich blijft voordoen, adviseren wij contact op te nemen met jullie ICT-partij, die het onderhoud van jullie eigen Exact Globe Webservice installatie uitvoert.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - -
Mogelijke oorzaak: Wanneer de Spend Cloud geen reactie ontvangt vanuit de Webservice, kan het zijn dat processen van de Webservice zijn vastgelopen.
Mogelijke oplossing: Jullie eigen ICT-partij of onderhouder van de Exact Globe installatie kan de server/ Webservice processen herstarten.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Failed to login to Globe: Invalid : MAC Address2
Mogelijke oorzaak: Bij het inrichten van de Exact Globe administratie is een stap vanuit de Exact Globe installatie handleiding niet (goed) uitgevoerd.
Mogelijke oplossing: Raadpleeg de Exact Globe Webservice handleiding hoofdstuk 2.4 voor meer informatie.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer -  - Error:Entity: [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server]Lock request time out period exceeded. [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server]The statement has been terminated. ……..
Mogelijke oorzaak: De Exact Globe Webservice kon de boeking niet wegschrijven binnen de maximaal beschikbare tijd ingesteld binnen de Exact Globe Webservice installatie.
Mogelijke oplossing: Probeer de factuur opnieuw te exporteren. Indien dit probleem zich blijft voordoen, neem contact op met jullie eigen ICT-partij of onderhouder van de Exact Globe Webservice installatie.

  1. Foutmelding: Boekstuknummer - Validation error:Entity: Niet toegestaan: Deelbaar
Mogelijke oorzaak: De foutmelding heeft te maken met een instelling in Exact Globe. Op artikelniveau dient er een vinkje aangezet te worden.
Mogelijke oplossing: Op artikelniveau dient er een vinkje aangezet te worden.