Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Visma.net Financials

Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Visma.net Financials

Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Accountview? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. 

De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is de factuur te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om de factuur toch geëxporteerd te krijgen. 

We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen. 

Visma Webservice

  1. Foutmelding:  The document is out of the balance.
Mogelijke oorzaak: Het lijkt erop dat de factuur wordt geblokkeerd en niet geexporteerd kan worden.
Mogelijke oplossing: Dit kan mogelijk opgelost worden door in Visma de instelling 'totaal controleren bij invoer' uit te schakelen. Je kunt deze instelling vinden bij het bewerken van de crediteur voorkeuren.

  1. Foutmelding:  A document with this supplier ref. already exists for this supplier - see document with type 'INV' and reference number 'XXXXXX' dated 'dd/mm/yyyy 00:00:00'.
Mogelijke oorzaak:  Mogelijk bestaat het referentie nummer al in Visma en kan de factuur hierdoor niet geexporteerd worden.
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat de volgende instelling in Visma is uitgeschakeld: Zoek voor: "Voorkeuren crediteuren" en schakel de instelling "Melding bij dubbele referentienummers" uit.

  1. Foutmelding:  An error occurred while processing the fiels Subaccount: Error: Kostenplaats, Kostendrager of Subaccount do not exist. --> Deze melding wordt gegeven op kostenplaats en kostendrager, maar deze kan gegeven worden op elk segment dat deel uitmaakt van de subrekening en wordt gestuurd vanuit Spend Cloud
Mogelijke oorzaak:  De subrekening die mee wordt gestuurd door Spend Cloud bestaat niet in Visma.net. De melding kan ook betekenen dat de subrekening in combinatie met de gekozen grootboekrekening niet gebruikt mag worden (beperkingsgroepen in Visma.net). 
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat de subrekening bestaat in Visma.net en dat het is toegestaan om de subrekening in combinatie met de gekozen grootboekrekening te kiezen

  1. Foutmelding: The account is inactive
Mogelijke oorzaak:  Het crediteuren account (welke niet gebruikt wordt in de Spend Cloud maar in Visma om de juiste boeking aan te maken) is gedeactiveerd in Visma. Hierdoor kunnen de facturen niet geexporteerd worden.
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat het crediteuren account geactiveerd is in Visma.

  1. Foutmelding: Invalid parameter exception: companyInContext
Mogelijke oorzaak:  Het lijkt erop dat de Spend Cloud-gebruiker (Het Spend Cloud-account in Visma) niet gemachtigd is voor de administratie die gebruikt is bij de factuur.
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat de Spend Cloud-gebruiker in Visma ook rechten krijgt voor deze administratie.

  1. Foutmelding:  Error creating supplierInvoice. Year, Month, and Day parameters describe an un-representable DateTime.
Mogelijke oorzaak:  Een foutieve betalingsconditie is bij de factuur gebruikt. Mogelijk mag de gekozen betalingsconditie niet meer gebruikt worden in Visma.
Mogelijke oplossing: Gebruik een betalingsconditie die ook in Visma actief is en gebruikt mag worden.

  1. Foutmelding:  Account 1241 is not a control account for the current workspace. You can either use an account defined as control account or go to window Chart of accounts (GL202500) and set the appropriate workspace in the ‘Control account module’ column for this account. (Starttijd: 28-08-2023 14:25:05 & Eindtijd: 28-08-2023 14:25:07)
Mogelijke oorzaak: Handmatige toevoer is niet toegestaan op deze grootboekrekening.
Mogelijke oplossing: Vinkje aanzetten op de grootboekrekening " Handmatige invoer toestaan" .

  1.  Foutmelding: {"TaskID":"'Project task' cannot be empty."}
Mogelijke oorzaak: Er is geen projecttaak geconfigureerd of de gekozen combinatie van project en projecttaak is niet toegestaan in combinatie met het gekozen grootboek.
Mogelijke oplossing: Controleer of het gekozen project en projecttaak actief is in Visma.net en of deze combinatie is toegestaan met de gecodeerde grootboekrekening.

  1. Foutmelding: Error: 'Retainage payable account' cannot be empty. Error: 'Retainage payable sub.' cannot be empty.
Mogelijke oorzaak: In Visma.net is bij de gekozen crediteur ingesteld dat er (een deel) op G-rekening moet worden geboekt, en een aantal gegevens zijn nog niet ingevuld.
Mogelijke oplossing: Als er niet op G-rekening moet worden geboekt: Zet bij de crediteur het vinkje 'apply retainage' uit. Als er wel op de G-rekening moet worden geboekt: Zorg dat er een geldige G-rekening is ingevuld bij de crediteur. Controleer bij de crediteur onder het tabje 'Rekeningen' of er een Rek. G-rekening is ingevuld en of er een Subrek. G-rekening is ingevuld. Voor meer informatie over de juiste inrichting van G-rekeningen lees je het volgende artikel: Visma.net Financials Webservice

  1. Foutmelding: Error creating supplierInvoice. Supplier ID does not exist or the supplier is On Hold
Mogelijke oorzaak: In Visma.net bestaat de crediteur niet of is de status op passief of in de wacht. 
Mogelijke oplossing: Zorg ervoor dat de crediteur ook in Visma bestaat en/of op actief staat.

  1. Foutmelding: Error creating supplierInvoice. Account number is invalid
Mogelijke oorzaak: Gekozen grootboekrekening bestaat niet, is inactief of geblokkeerd
Mogelijke oplossing: Controleer het gekozen grootboek in Visma.net of kies een ander grootboek in de factuur.
  1. Foutmelding: Error creating supplierInvoice. Error: Automatic numbering cannot be performed.
  1. Foutmelding: "ProjectID":"The record is associated with a project but account 'X' is not associated with any account group. "
Mogelijke oorzaak: Er is een project ingevuld maar het gekozen grootboek is niet gekoppeld aan een (project)groep
Mogelijke oplossing: Koppel het gekozen grootboek aan een (project)groep of kies een andere grootboek. In het volgende Visma-artikel is uitgelegd hoe dat moet: https://help.visma.net/se_sv/financials/online-help/accounting-modules/PM/pm201000-create-account-group-task.html

  1. Foutmelding: Error: Inserting 'Supplier transactions' record raised at least one error. Please review the errors. {"SubID":"Error: 'Subaccount' is not found"}
Mogelijke oorzaak: De gekozen subaccount (mogelijk de kostenplaats of kostendrager) bestaat niet.
Mogelijke oplossing: Controleer of de gekozen kostenplaats en/of kostendrager in Visma.net bestaat en actief is


    • Related Articles

    • Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Financials

      Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Financials? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...

    • Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Accountview

      Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Accountview? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...

    • Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Twinfield

      Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Twinfield? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...

    • Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Online

      Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Online? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...

    • Facturen exporteren

      Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden ...