Visma.net Financials Webservice

Visma.net Financials Webservice

Algemeen

In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden besproken. Daarna zullen de instellingen en aandachtspunten per module aan de orde komen.

Webservice connectie opzetten

Om een connectie te leggen tussen Visma.net Financials en Spend Cloud zal er voor elk bedrijf in Visma.net Financials een invitation code moeten worden ingevoerd. Deze wordt verstrekt door jouw contactpersoon bij Visma|ProActive en kan door jou in de Visma App Store worden toegevoegd. Aan de kant van Spend Cloud moet door ons jullie Tenant ID worden toegevoegd. Deze Tenant ID kun je terugvinden in de Visma App Store en kun je naar je contactpersoon sturen. In het artikel Visma.net - koppelen via Service API op basis van het OAUTH 2.0-protocol wordt uitgebreid toegelicht hoe deze webservice connectie kan worden opgezet.

Administraties / Vestigingen

Als er in Visma.net Financials gebruik wordt gemaakt van Vestigingen, zal elke vestiging in Spend Cloud als administratie moeten worden toegevoegd. Het is van belang dat het vestigingsnummer in Spend Cloud bij de administratie wordt ingevuld in het veld "Nummer in het financiële pakket", ga hiervoor in Spend Cloud naar Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties en bewerk de administratie.



Het gaat per administratie/vestiging om onderstaand nummer in Visma.net Financials:



NB: in het geval er géén gebruik wordt gemaakt van vestigingen mag het veld leeg worden gelaten

Importeren stamdata

Houd er rekening mee dat in Spend Cloud, naast grootboekrekening*, 5 andere velden (segmenten/projecten in Visma.net Financials) kunnen worden gebruikt. Dit zijn Kostenplaats, Kostendrager, Vrij veld 1, 2 en 3. De data kan worden opgehaald na het instellen van een importdefinitie in Spend Cloud. Vanuit Spend Cloud is er de mogelijkheid om de volgende gegevens op te halen uit Visma.net Financials.
  1. Volledige subrekening - Connector/webservice naam = dimension/subaccount
  2. Segmenten afzonderlijk - Connector/webservice naam = dimension/subaccount/[segmentnummer]
  3. Crediteuren - Connector/webservice naam = niet nodig. Het endpoint supplier zal altijd worden gebruikt
  4. Grootboekrekeningen - Connector/webservice naam = niet nodig. Het endpoint account zal altijd worden gebruikt
  5. Projecten-Projecttaken als gecombineerde waarde - Connector/webservice naam = project (deze gebruik je alleen als er per project specifieke projecttaken zijn gedefinieerd in Visma.net Financials)
    NB: om dit als gecombineerde waarde op te halen, zal door iemand van Visma | ProActive instelling 004 binnen de configinstellingen moeten worden ingeschakeld
  6. Projecten afzonderlijk - Connector/webservice naam = project (deze gebruik je alleen als er per project geen specifieke projecttaken zijn gedefinieerd in Visma.net Financials)
De veldindeling is doorgaans als volgt:
  1. Nummer = valueID
  2. Naam = description
Voor projecten is het:
  1. Nummer = projectID
  2. Naam = description
Via de API-tool van Visma kun je aan de hand van bovenstaande endpoints inzichtelijk krijgen welke waarden er vanuit Visma.net Financials worden meegegeven. Meer info hierover kun je opvragen bij Visma, bijvoorbeeld via de community.

*Het is mogelijk om grootboekrekeningen uit te sluiten van het importeren. Hierover lees je meer onderaan dit artikel.

Btw-codes / categorieën

De btw-codes kunnen niet vanuit Visma worden opgehaald en zullen handmatig moeten worden toegevoegd. Deze btw-codes komen overeen met de btw-categorieën in Visma.net Financials. Standaard zien wij de volgende categorieën voorkomen, maar dit kan per Visma.net Financials-omgeving verschillen:


  1. 0 - Btw 0 =  0% in Spend Cloud
  2. 1 - Btw hoog = 21% in Spend Cloud
  3. 2 - Btw laag = 9% in Spend Cloud
  4. 4 - Btw verlegd = 0% in Spend Cloud
  5. 5 - Btw IC = 0% in Spend Cloud 
Voor factuurverwerking wordt door Visma.net Financials op basis van het ingestelde btw-gebied bij de crediteur, de juiste code toegepast. Voor Kas & Pas wordt standaard btw-gebied NL meegegeven - indien je hiervan wilt afwijken zullen er in Spend Cloud extra btw-codes moeten worden aangemaakt, waarbij het veld "Secundaire code" kan worden gevuld met de afkorting van het btw-gebied in Visma.net Financials (EU of IMPEXP bijvoorbeeld).



Visma.net Financials berekent zelf de af te dragen of te vorderen btw. Vanuit Spend Cloud wordt per factuurregel het totaalbedrag exclusief btw, met daarbij de btw-categoriecode naar Visma.net Financials gestuurd.

Export mapping

Om ervoor te zorgen dat de gegevens vanuit Spend Cloud juist in Visma.net Financials terechtkomen, zal voor de modules Factuurverwerking en Kas & Pas een export mapping moeten worden ingesteld. Deze onderdelen kunnen worden gevonden via Applicatiebeheer / Factuurverwerking óf Kas & Pas / Export mapping Visma. Per administratie kan een mapping worden toegevoegd, waarbij per veld in Spend Cloud kan worden aangegeven met welk segmentnummer dit correspondeert in Visma.net Financials.

NB: vul bij factuurverwerking per segment altijd de standaardwaarde in die moet worden geëxporteerd als er niets wordt ingevuld in de factuurregel. Dit is meestal de waarde die bestaat uit een aantal nullen, gelijk aan de maximale lengte van het segment. Indien er in Spend Cloud geen gebruik wordt gemaakt van betaalmethoden, zul je Default payment method ID moeten vullen met de waarde 2 (later in dit artikel vind je hierover meer informatie)

Factuurverwerking

Boekstuknummer / Referentienummer

Standaard kent Visma.net Financials een eigen referentienummer toe aan een binnengekomen factuur. Het is ook mogelijk om het het referentienummer in Visma.net Financials te laten vullen met het boekstuknummer van de factuur in Spend Cloud.  Als eerst moet dit worden ingeschakeld door je contactpersoon bij Visma | ProActive, of je kunt een mail sturen naar support@proactive.nl met de vraag of de instelling "Add the overrideNumberSeries property to the request" kan worden ingeschakeld.

Tevens is het vereist dat Visma.net Financials het toestaat dat Spend Cloud het referentienummer aanstuurt. Daarvoor zoek je eerst welke nummerreeks er wordt gehanteerd voor de facturen via Voorkeuren Crediteuren:


In dit geval is het APBILL en deze zoek je op via Nummerreeksen / APBILL, vervolgens vink je "Handmatige nummering bij importeren toestaan" aan.

Betalingscondities / Betalingsvoorwaarden

De betalingscondities zoals ingesteld in Spend Cloud, moeten overeenkomen met de betalingsvoorwaarden in Visma.net Financials. Let op dat het gaat om de betalingsvoorwaarden binnen het onderdeel crediteuren. De afbeeldingen hieronder laten zien hoe de inrichtingen op elkaar moeten worden afgestemd:

     

NB: Als in Spend Cloud géén gebruik wordt gemaakt van Betaalmethoden, is de code voor Automatische Incasso in Spend Cloud altijd 1 en wordt het aantal dagen leeg gelaten.

Betaalmethoden

Het gebruik van Betaalmethoden is optioneel in Spend Cloud en is niet altijd geactiveerd. Op basis van bovenstaande inrichting, waarbij de code voor Automatische Incasso 1 is, zal altijd betaalmethode 2 (Automatisch betalen) worden meegestuurd. In het geval van automatische incasso sturen we betaalmethode 1 (Handmatig betalen) mee. 
Indien je de betaalmethoden vanuit Spend Cloud aan wilt sturen, kan dit geactiveerd worden en zal het op dezelfde manier moeten worden ingericht als de betalingscondities. Hierbij moet de code in Spend Cloud gevuld worden met de waarde van de betaalmethode in Visma.net Financials. 

Periodeverdeling / Transitoriacode

In Spend Cloud is het mogelijk om factuurregels over meerdere periodes te verdelen. Zodra in een factuurregel is aangegeven dat een factuur over meerdere periodes moet worden verdeeld, zal vanuit Spend Cloud de transitoriacode FLEX worden meegegeven. Het is van belang dat er in Visma.net Financials een transitoriacode FLEX wordt aangemaakt, met de volgende instellingen:



FLEX/FLEX2
Stel dat je in maart een factuur krijgt, die je over 12 maanden wilt verdelen (januari tot en met december) en waarbij je alleen de periodes april tot en met december als vooruitbetaalde kosten wilt opnemen, kun je 2 transitoriacodes aanmaken:



In Spend Cloud maak je binnen de factuur vervolgens 2 factuurregels aan:
  1. Factuurregel 1: boeken in periode 1 - aantal periodes is 3 --> transitoriacode FLEX wordt toegepast
  2. Factuurregel 2: boeken in periode 4 - aantal periodes is 9 --> transitoriacode FLEX2 wordt toegepast
FLEX/FLEX2 is niet altijd geactiveerd. Indien dit niet bij implementatie is ingericht, kun je de supportafdeling benaderen om deze instelling in te schakelen.

Afwijkende administratie / doorbelasten

Indien er in Visma.net Financials met meerdere vestigingen wordt gewerkt (en in Spend Cloud dus met meerdere administraties), is het mogelijk om factuurregels door te belasten naar een andere vestiging dan die waarop de factuur wordt ingeboekt. Als je hiervan gebruik wilt maken, is het mogelijk om in Spend Cloud het veld Afwijkende administratie voor factuurverwerking in te schakelen. Het gaat om nummer 016 binnen de configinstellingen van factuurverwerking en kan alleen door een medewerker van Visma|ProActive worden gedaan


G-rekening

Vanuit Spend Cloud is er de mogelijkheid om aan te geven welk percentage van het totaalbedrag naar de G-rekening van de crediteur moet worden overgemaakt. Dit percentage wordt dan meegestuurd bij het exportren van de factuur. Deze functionaliteit moet door iemand van Visma | ProActive worden ingeschakeld, daarover lees je meer in het artikel "Het toepassen van G-rekeningen".
In Visma.net Financials zal bij de crediteur, onder Betalingsinstellingen, een G-rekening moeten worden toegevoegd en een vinkje worden gezet bij "G-rekening toepassen".


 Als er ook een percentage wordt ingevuld, is er vanuit Spend Cloud de mogelijkheid om dit percentage per crediteur op te halen. In de veldindeling van de importdefinitie voor Crediteuren, kan het volgende worden ingesteld:
  1. G-rekening = supplierPaymentMethodDetails|paymentMethodDetailValue|G-rekening
  2. % naar G-Rekening = retainagepct

Facturen onderweg

De facturen die nog niet zijn goedgekeurd en geëxporteerd vind je in het onderdeel Onderweg, lees hierover meer in dit artikel "Onderweg: te verwachten kosten". Om aan het eind van de boekingsperiode naar Visma.net Financials te exporteren zal hiervoor een rekening moeten worden aangemaakt in Visma.net Financials. Dit rekeningnummer zal in de administratie in Spend Cloud moeten worden ingevuld als Rekeningnummer voor facturen onderweg, ga hiervoor naar Applicatiebeheer > Algemeen > Administraties.

NB: In Visma.net Financials wordt niet gewerkt met dagboeken, in de administratie in Spend Cloud kun je deze velden dan ook negeren.

Voorregistratie

In combinatie met Visma.net Financials is het mogelijk gebruik te maken van voorregistratie van de volledige factuur, variant 2 uit dit artikel. Het voordeel hiervan is dat facturen na inboeken direct in Visma.net Financials komen te staan, het nadeel is dat wijzigingen in de factuur na voorregistratie niet naar Visma.net Financials worden gestuurd. Na voorregistratie van een factuur zal een aanpassing dus in Visma.net Financials moeten worden gedaan.

Als je hier gebruik van wilt maken, kun je daarvoor een aanvraag indienen bij onze supportafdeling en afstemmen welke stappen er moeten worden genomen. Verder zal de functionaliteit "Handmatige goedkeuring voor inkoopfacturen" in Visma.net Financials moeten worden ingeschakeld via Functionaliteit in-/uitschakelen:



Vervolgens zal aangegeven moeten worden dat de Goedkeuring van de facturen vereist is vóór betaling. In het onderdeel Voorkeuren Crediteuren zet je een vinkje bij deze functionaliteit, zoals in onderstaande afbeelding te zien


Kas & Pas

Voor Kas & Pas zullen de mutaties worden geëxporteerd naar bank-/kasrekeningen in Visma.net Financials. In het artikel Boekingsgang voor live passen wordt beschreven hoe de mutaties boekhoudkundig worden geëxporteerd. 

In Spend Cloud is er per administratie 1 bankboek (dit is de daadwerkelijke rekening), met daaraan gekoppeld meerdere pasboeken (hierin worden de uitgaven per pas verantwoord). Voor het bankboek moet in Visma.net Financials een bank-/kasrekening worden aangemaakt en daarnaast moet er een tweede bank-/kasrekening worden aangemaakt, die gebruikt wordt voor alle pasboeken. Onderstaand staat stap voor stap uitgelegd wat er moet gebeuren om de inrichting tussen Spend Cloud en Visma.net Financials succesvol op elkaar af te stemmen. Als je deze stappen nauwkeurig volgt, en de export mapping is ingesteld in Applicatiebeheer / Kas & Pas / Export mapping Visma, zou de export nooit fout mogen gaan.

1. In Visma.net Financials moet er een bank-/kasrekening voor de Saldorekening worden aangemaakt. De rood omkaderde tekst in onderstaande afbeelding moet als dagboeknummer bij het live bankboek in Spend Cloud worden ingesteld

2. Er moet een bank-/kasrekening voor de pasboeken worden aangemaakt. Deze bank-/kasrekening moet als dagboeknummer bij álle pasboeken worden ingevuld. Deze uitgaven worden tegengeboekt naar, in dit geval, rekening 2400. Deze rekening moet in Spend Cloud bij het bankboek als tegenrekening pasuitgaven worden ingesteld. Spend Cloud zal het totaalbedrag van de pasuitgaven per maand naar deze rekening boeken.

3. Let op dat beide rekeningen zijn gekoppeld aan Invoersoorten 1 (Uitgave) en 2 (Ontvangst)

4. Indien er met vestigingen binnen Visma.net Financials wordt gewerkt, let er dan op dat er géén vinkje staat bij "Beperk zichtbaarheid per vestiging"


In Spend Cloud vul je bij het live bankboek van de rekening het volgende in:

De naam van de bank-/kasrekening (SCC) vul je dus in als dagboeknummer en de tegenrekening van de bank-/kasrekening van de pasboeken (SCCPAS) als tegenrekening voor de pasuitgaven. Naar deze rekening zal het bedrag van de totaaluitgaven van de passen per maand worden geëxporteerd.

In alle pasboeken die gekoppeld zijn aan dit bankboek, hoef je alleen het dagboeknummer met de naam van de bank-/kasrekening te vullen. Met de tegenrekening wordt niets gedaan, want deze staat al vast ingesteld in Visma.net Financials en daar wordt ook automatisch de tegenboeking naar, in dit voorbeeld, rekening 2400 gemaakt:
 

Foutmeldingen

Mocht je bij het exporteren van data tegen foutmeldingen aanlopen en is het je niet meteen duidelijk waar deze foutmelding betrekking op heeft, dan kun je het artikel "Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Visma.net Financials" raadplegen om te zien of deze er toevallig al tussenstaat.

Grootboekrekeningen uitsluiten van importeren

Om grootboekrekeningen uit te sluiten van import, moet er allereerst een extra kolom worden toegevoegd aan het rekeningschema binnen Visma.net Financials. Het rekeningschema vind je via onderstaande manier.



Voeg nu de extra kolom toe aan het schema, de naam van deze kolom is 'Openbare code 1' (Public code 1).



Wanneer je de kolom hebt toegevoegd aan het schema, kan je per rekeningnummer aangeven of deze wel/niet meegegeven moet worden vanuit Visma.net Financials naar Spend Cloud. Dit doe je door een 1 in de kolom 'Openbare code 1' te plaatsen bij de grootboeken die niet meegegeven moeten worden naar Spend Cloud. 



Vervolgens  moet  de importdefinitie binnen Spend  Cloud aangepast worden. Zie onderstaande afbeelding voor waar je de importdefinities kan vinden. Indien jij geen toegang hebt tot dit onderdeel, kan je dit verzoek het best indienen bij jullie Spend Cloud beheerder óf onze Support afdeling.



Let op dat je de importdefinitie voor Grootboekrekeningen via de webservice bewerkt!

In het veld  'Lege waarde' moet de code 'publicCode1=1' ingevoerd worden, sla daarna de importdefinitie weer op,

Met de code ingevuld bij het veld 'Lege waarde' wordt aangegeven dat alle grootboekrekeningen binnen Visma.net Financials, waarbij Openbare code 1 = 1 ingevuld is, niet worden overgehaald naar de Spend Cloud bij een import.

    • Related Articles

    • Koppeling Exact

      We koppelen met Exact Globe, Exact Financials en Exact Online. Voor onderstaande koppelingen kan zowel handmatig informatie uitgewisseld worden als via de webservice. Hieronder volgt meer informatie over het opzetten van een webservicekoppeling. ...

    • Import/Export configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...

    • Koppeling Accountview REST API

      Benodigde gegevens en het koppelen van de API aan de Spend Cloud Voor de AccountView.Net Webservice met Spend Cloud dienen de onderstaande gegevens aangeleverd te worden. Vaak wordt dit door een Accountview partner gedaan. Let op! Zelfs wanneer ...

    • Koppeling Twinfield

      Wanneer u een koppeling wilt leggen met Twinfield heeft u de keuze om dit te doen via een handmatige uitwisseling van bestanden of via een geautomatiseerde koppeling, een webservice. Webservice Systeem- en inrichtingseisen Er moet een gebruiker ...

    • Eigenschappen Webservice

      De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...