Het beheer van medewerkers

Het beheer van medewerkers

Een medewerkersbestand staat nooit stil. Er kunnen medewerkers bijkomen en medewerkers weggaan. Vanuit het Medewerkersoverzicht kun je deze gegevens beheren. Hiervoor navigeer je naar Applicatiebeheer>Organisatie>Medewerkers. Vanuit dit overzicht kun je onder andere alle accountgegevens inzien en nieuwe medewerkers toevoegen. 

Toegang tot de Spend Cloud

De eerste stap om een medewerker toegang te verlenen tot de Spend Cloud, is het aanmaken van een account. Nadat je de gegevens van de medewerker hebt toegevoegd, kan deze echter nog niet inloggen. Dit komt omdat je eerst moet aangeven welke bevoegdheden deze medewerker krijgt. Door dit in te stellen weet de Spend Cloud tot welke menuonderdelen en knoppen de medewerker toegang krijgt in zijn/haar omgeving. Dit doe je door een rol toe te kennen. In de rol leg je de bevoegdheden vast die een medewerker heeft voor een bepaalde organisatorische eenheid. Pas wanneer de rol is ingesteld kan de medewerker inloggen en zijn/haar taken uitvoeren.

Lees hier meer over het toevoegen van een rol.

Relevante instellingen

In de rol leg je over het algemeen alle bevoegdheden vast van de medewerker. Zo kun je bijvoorbeeld in de rol aangeven of een medewerker mag beoordelen, mag bestellen of welke boeken beschikbaar moeten zijn. Echter heeft de ingestelde organisatorische eenheid en een ingestelde groep ook effect op de bevoegdheden.
  1. Bevoegdheden organisatorische eenheid
Door het toevoegen van de rol heeft de medewerker een plekje binnen een organisatorische eenheid. Vervolgens kun je voor deze organisatorische eenheid instellen welke grootboekrekeningen en kostenplaatsen beschikbaar moeten zijn. Op deze manier kun je de lijst aan grootboekrekeningen en kostenplaatsen beperken en zorgen dat alleen de relevante grootboekrekeningen en kostenplaatsen worden getoond.
  1. Groepen
In de modules Inkoop en Contractbeheer kun je werken met Groepen. Je gebruikt groepen, zodat je meerdere medewerkers tegelijk kunt koppelen aan een actie. Zo kun je bij de module Inkoop een ontvangstgroep samenstellen. Wanneer er een order wordt aangemaakt, kun je de groep selecteren waardoor al deze medewerkers de levering mogen registreren.

Lees hier meer over ontvangstgroepen.

Bij de module Contractbeheer kun je een groep samenstellen van contractbetrokkenen. Hierdoor hoef je bij het registreren van het contract alleen maar deze groep te selecteren, zodat alle medewerkers als contract betrokkenen worden geregistreerd. 

Lees hier meer over groepen in Contractbeheer.

Indien dit wenselijk is, kun je na het toevoegen van de medewerker en het toevoegen van een rol, de medewerker aan een groep te koppelen. 

Geblokkeerde medewerkers
​
Indien een medewerker te vaak onjuiste inlog pogingen heeft gedaan dan raakt zijn/haar account geblokkeerd. Als applicatiebeheerder kun je het account weer deblokkeren. Dit kun je doen bij het onderdeel: Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers en bovenaan klikken op de knop "Geblokkeerde medewerkers". 

Geblokkeerde medewerkers worden automatisch na 15 minuten gedeblokkeerd. Als de medewerker niet in deze lijst staat is het mogelijk dat de blokkade al automatisch is opgeheven. Je kunt dit controleren door in het logboek te kijken naar de tijd van de log-in poging waarbij wordt aangegeven dat de medewerker is geblokkeerd.


    • Related Articles

    • Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

      Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

    • Rollen

      Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

    • Medewerkers- en rollen-import

      In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...

    • Structuur

      In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...

    • Functieprofielen en Rollen

      Binnen jullie organisatie hebben medewerkers verschillende taken en bevoegdheden. Deze willen we natuurlijk graag vertalen naar de juiste inrichting in de ProActive Spend Cloud. De taken en bevoegdheden worden in de Spend Cloud een functieprofiel ...