Hoe wijzig of annuleer ik een order die naar de leverancier is verzonden?

Als de order verzonden is naar de leverancier, dan zijn er gelimiteerde opties voor het nog wijzigen van de bestelling. In dit artikelen vertellen we je er alles over.

Een verzonden order wijzigen

Als de order is verstuurd naar de leverancier, dan kan je als besteller de order niet meer wijzigen. Eventueel kan je contact opnemen met de inkoopafdeling of de applicatiebeheerder binnen je organisatie. Zij kunnen met de juiste rechten bepaalde zaken nog wijzigen, zoals de grootboekrekening of bepaalde andere coderingen. Wanneer het hier niet gaat om een order bij Albert Heijn of Jumbo, worden dergelijke wijzigingen niet naar de leverancier gestuurd. Eventueel moet er nog buiten de Spend Cloud om contact met de leverancier worden opgenomen om de wijziging door te geven.

De originele orderaanvraag is de enige informatie die rechtstreeks vanuit de Spend Cloud naar de leverancier gestuurd wordt. Eventuele wijzigingen die daarna worden gemaakt in de order, komen niet automatisch bij de leverancier terecht. Dit geldt ook voor het aanpassen van de afleverdatum.

Let op! Een organisatorische eenheid van een bestelde order kan nooit gewijzigd worden. De reden hiervan is dat bij het aanmaken van de order naar allerlei instellingen binnen de rol wordt gekeken. Op basis van deze instellingen is de order gecreëerd. Een wijziging van de organisatorische eenheid is is daarom niet meer mogelijk.

Een verzonden order annuleren

Ingediende orders die al bij de leverancier in behandeling zijn, kunnen alleen geannuleerd worden door contact op te nemen met de leverancier (tenzij het om een order van Jumbo of Albert Heijn gaat). Staat de ontvangstregistratie ingeschakeld, dan kan degene die is aangewezen om de ontvangstregistratie te doen, de order op geannuleerd zetten. Dit kan ook via de Spend Cloud App.

Is de ontvangstregistratie niet ingeschakeld voor deze leverancier, dan heeft de order bij het verzenden naar de leverancier automatisch de status 'Ontvangen' gekregen. De order kan dan alleen nog door een applicatiebeheerder of iemand van de inkoopafdeling via het menu 'Voltooien' worden geannuleerd:

Dit kan de besteller dus niet zelf doen, maar zal altijd via een applicatiebeheerder moeten verlopen. 

Neem bij twijfel over het wijzigen of annuleren van een order altijd even contact op met een applicatiebeheerder of de inkoopafdeling binnen je organisatie. Zo voorkom je dat er facturen worden betaald waarvan het product niet is geleverd. 

• Related Articles

• Een order wijzigen bij of door Jumbo en Albert Heijn

  Als er een koppeling is opgezet met de leveranciers Jumbo of Albert Heijn, kun je vanuit de Spend Cloud bestellingen plaatsen in de webshop van één van deze twee supermarkten en deze ná het plaatsen nog wijzigen. Je kan deze orders na het het ...

• Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

  Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...

• Orders opschonen (voltooien)

  Wanneer je een order de status 'Voltooid' geeft, geef je aan dat je niet verwacht dat er nog een actie op de order zal worden uitgevoerd. In het menu-onderdeel Voltooien vind je alle orders die Spend Cloud niet automatisch heeft kunnen voltooien, ...

• De ontvangst van een order registreren in de app

  Na het inloggen in de app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je voor alle modules die jouw organisatie gebruikt, de openstaande acties zien. Door in het ‘Snel naar’ menu op ‘Ontvangsten’ te tikken kom je bij een ...

• Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?

  Het kan voorkomen dat een besteller niet de gewenste leverancier kan selecteren bij het maken van een bestelling. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat je kunt controleren en tot slot wat je kan doen om dit op te lossen. Controle-stappen ...