Inkoopmenu Coderen
Sommige inkoopafdelingen willen alle orders zelf coderen (ook wel 'centraal coderen' genoemd) of de gekozen codering van de bestellers (ook wel 'decentrale codering' genoemd) controleren. Dit kan via het menu Inkoop / Coderen. Als jouw organisatie ook gebruikt maakt van de module Factuurverwerking, is het extra belangrijk dat de codering van de order goed is vastgelegd. Deze codering wordt bij het matchen van de factuur automatisch overgenomen.
Over het menu Coderen
In deze plek komen alle orders terecht die door een besteller zijn ingediend. Sommige orders zijn al naar de leverancier verzonden en misschien zelfs al geleverd en sommige orders zijn bijvoorbeeld nog in beoordeling bij een leidinggevende. Wat de status van de order ook is, de
order heeft hier één van de volgende sub-statussen:
Nieuw, te controleren
Dit zijn orders die bij het aanmaken van de order al volledig zijn gecodeerd. Organisaties waarbij decentraal gecodeerd wordt, zullen veel orders zien met deze status. Deze codering hoeft alleen gecontroleerd te worden en kan waar nodig nog gewijzigd worden. Je kunt elke order individueel bekijken en controleren. Eventueel kun je alle orders met deze status in het overzicht aanvinken en in één keer de status 'Gecontroleerd' geven. Let er wel op dat deze status niet teruggedraaid kan worden. Orders die deels gecodeerd zijn moet je eerst coderen, voordat je deze kunt selecteren.
Nieuw, te controleren
Dit zijn orders die bij het aanmaken van de order al volledig zijn gecodeerd. Organisaties waarbij decentraal gecodeerd wordt, zullen veel orders zien met deze status. Deze codering hoeft alleen gecontroleerd te worden en kan waar nodig nog gewijzigd worden. Je kunt elke order individueel bekijken en controleren. Eventueel kun je alle orders met deze status in het overzicht aanvinken en in één keer de status 'Gecontroleerd' geven. Let er wel op dat deze status niet teruggedraaid kan worden. Orders die deels gecodeerd zijn moet je eerst coderen, voordat je deze kunt selecteren.
Nieuw, deels gecodeerd
Dit betreft de orders die bij het aanmaken deels gecodeerd zijn: nog niet alle verplichte velden zijn gevuld. Deze velden dienen nog gecodeerd te worden en de al ingevulde codering dient gecontroleerd te worden. Organisaties waarbij centraal wordt gecodeerd, zullen veel orders zien met deze status.
In behandeling
Wanneer je als inkoopafdeling een order in dit menu bewerkt, kun je bovenin klikken op de knop 'In behandeling'. De order krijgt dan de gelijknamige status. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld iets moet nagaan, alvorens je weet welke codering de juiste is voor deze betreffende orders. Jouw collega's weten dan dat jij deze order in behandeling hebt.
Wanneer je als inkoopafdeling een order in dit menu bewerkt, kun je bovenin klikken op de knop 'In behandeling'. De order krijgt dan de gelijknamige status. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld iets moet nagaan, alvorens je weet welke codering de juiste is voor deze betreffende orders. Jouw collega's weten dan dat jij deze order in behandeling hebt.
Gecontroleerd
Wanneer de verplichte codering in het menu Coderen is gevuld en gecodeerd, krijgt de order de status Gecontroleerd. Deze orders worden verplaatst naar het menu 'Voltooien'.
Wanneer de verplichte codering in het menu Coderen is gevuld en gecodeerd, krijgt de order de status Gecontroleerd. Deze orders worden verplaatst naar het menu 'Voltooien'.
Afbeelding 1. Je kunt orders met de status 'Nieuw, te controleren' eventueel in één keer aanvinken en verwerken.
Tip: laat het aantal orders in het menu niet te hoog oplopen en maak het menu bijvoorbeeld één keer per dag of één keer per week (afhankelijk van het aantal bestellingen) leeg. Zo behoud je het overzicht in de orders en de effectiviteit van het menu. Er wordt geen notificatie verzonden wanneer er een nieuwe order in het menu staat.
Orders (definitief) afkeuren
Orders die nog niet naar de leverancier zijn verzonden, kunnen vanuit dit menu nog worden afgekeurd of definitief afgekeurd. Bij de drie puntjes eind het eind van de regel kun je de actie uitvoeren. Als je kiest voor 'Afkeuren', dien je een toelichting te geven. Deze toelichting wordt samen met de order naar de oorspronkelijke besteller gestuurd. Als je kiest voor 'Definitief afkeuren', kan de order niet meer bewerkt worden en belandt deze definitief in het archief. Zijn zojuist genoemde afkeur-opties licht grijs, is de order al verzonden naar de leverancier en kun je het afkeuren niet meer uitvoeren.
Toegang geven tot het menu
Het menu Coderen is alleen te zien wanneer deze in jullie Spend Cloud is ingeschakeld. Daarnaast is het menu alleen te gebruiken voor een gebruiker die beheerder van de module Inkoop is en het menu is aangevinkt in zijn/haar
rechtenset:
Afbeelding 2. de benodigde vinkjes in de rechtenset om in het menu 'Coderen' te kunnen werken.
Related Articles
Inkoop configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...Themawebinar gebruiksvriendelijk bestellen
We hebben het weer precies binnen de tijd gered. In deze webinar laten we je alle instellingen zien om jullie Spend Cloud omgeving zo optimaal mogelijk in te stellen, zodat de besteller heel gebruiksvriendelijk kan bestellen. Relevante portal ...Een dienstorder aanmaken
Binnen de Spend Cloud kun je dienstorder aanmaken. Dit type order kun je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je een dienst wilt aanvragen. In dit artikel leggen we je uit hoe deze nieuwe functionaliteit werkt. Zie je op de aanvragen pagina niet de optie ...Budgetten binnen de module Inkoop
Binnen de module Inkoop is er de mogelijkheid te werken met waarschuwingen voor het overschrijden van een budget. Dit is een instelling die door een ProActive-consultant of door de afdeling Support kan worden ingeschakeld. Indien dit is ingeschakeld, ...