OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)
OCI staat voor Open Catalog Interface. Vrij vertaald betekent dit: "Het beschikbaar stellen van het bestelproces bij een leverancier vanuit de eigen vertrouwde omgeving".
Door middel van een OCI koppeling kun je via Spend Cloud naar de webshop van een leverancier om daar een bestelling samen te stellen. Vervolgens wordt de bestelling overgezet naar Spend Cloud, zodat deze afgehandeld kan worden via de ingestelde procuratieflow.
Lees nog meer over de Spend Cloud OCI-koppelingen in de factsheet. Zie hiervoor de bijlage van dit artikel.
Voordat jouw organisatie gebruik kan maken van een OCI-leverancier moet je de volgende stappen doorlopen:
Controleer of de leverancier al beschikbaar is als OCI-koppeling of vraag deze aan
Een eerste stap is controleren of de betreffende leverancier al beschikbaar is als OCI-koppeling. Dit kan via Applicatiebeheer / Inkoop / Beschikbare webshops.
Afhankelijk of de leverancier al dan niet voorkomt in de lijst zijn er verschillende stappen benodigd om een een OCI koppeling op zetten. Zie ook het portal artikel Aanvraag nieuwe OCI koppeling met daarin een stap voor stap uitleg hoe een aanvragen van een OCI koppeling in verschillende scenario's in zijn werk gaat.
Let op! Aan het gebruik van een OCI-koppeling kunnen extra kosten verbonden zitten. Neem voor meer informatie contact op met je account manager binnen Visma | ProActive.
De leverancier instellen als OCI leverancier
Nadat de OCI-koppeling is aangevraagd en beschikbaar is gemaakt door iemand van Visma | ProActive moeten er nog wat extra stappen worden ondernomen om de OCI-koppeling beschikbaar te maken voor bestellers. De leverancier moet worden aangemaakt en gekenmerkt worden als OCI-leverancier.
Er zijn verschillende inrichtings varianten:
- Één OCI account (gebruiksnaam en wachtwoord) voor de gehele Spend Cloud omgeving
- Een OCI account per administratie. Dit kan nodig zijn als een leverancier beperkingen heeft en bijvoorbeeld maar naar één e-mailadres kan factureren bij een OCI account. Het versturen van facturen naar verschillende e-mailadressen is dan niet mogelijk. Een andere reden die wij wel eens bij leveranciers zijn is dat zij per administratie een eigen debiteurnummer hanteren en ook om die reden een OCI account per administratie vereisen.
- Een OCI account per afleveradres. Dit is vaak een gewenste situatie als er per locatie (afleveradres) de wens bestaat om een eigen webshop omgeving te hebben met een ander assortiment dan andere locatie s (afleveradressen). Soms heeft de mogelijkheid om in de locatiespecifieke accounts al bepaalde bestellijsten, favorieten of de bestelhistorie weer te geven.
- Een combinatie van variant 2 en 3. Er zal dan per OCI account aangegeven moeten worden voor welke administratie én voor welk afleveradres het account bedoeld is.
LET OP: de 3de en 4de variant kosten (veel) meer applicatiebeheer omdat er bij mutaties nadere afstemming moet plaatsvinden met alle leveranciers die zo zijn geconfigureerd. Bijvoorbeeld als er een extra locatie is bijgekomen. Weeg dus goed de voor- en nadelen af wanneer je voor deze variant kiest. De eerste variant is om die reden het minst bewerkelijk en meest gebruikt.
Afhankelijk van bovenstaande inrichtingskeuze kun je de leverancier via het veld "Koppeling specificeren per" omzetten naar variant 2, 3, of 4. Dit betekent dat je de OCI inloggegevens per administratie en/of per afleveradres moet instellen. Als je bijvoorbeeld voor ‘Adres’ kiest moet je voor ieder afleveradres een OCI account (gebruikersnaam en wachtwoord) toevoegen. De besteller zal worden ingelogd onder het OCI account dat is ingesteld voor het betreffende afleveradres.
Hieronder een voorbeeld van de leverancier velden die ingesteld/nagelopen moeten worden om de leverancier als OCI leverancier te definiëren.
Om per leverancier de gewenste afleverdatum op te hogen (standaard staat deze op morgen (1 dag)) kan er gebruik worden gemaakt van het veld 'Levertijd'.
Verder is het "Relatie" veld van grote waarde om facturen te kunnen matchen aan de order (2 en/of 3 weg matching). Wanneer er gewerkt wordt met een crediteurenlijst per administratie kan het zijn dat je dit veld niet ziet, je zal de relatie in dat geval moeten koppelen door vanuit het Leveranciers menu de leverancier op te zoeken en via de 3 puntjes 'Koppel relaties' te kiezen.
Een OCI account toevoegen
Wanneer de leverancier eenmaal is geconfigureerd als OCI leverancier dan kun je de leverancier in het 'Leveranciers' hoofdmenu weergeven via het vergrootglas icoontje:
Binnen het 'Externe koppeling' gedeelte kun je vervolgens via het plus icoontje een OCI account toevoegen:
Voeg vervolgens de Externe Koppeling toe zoals in het voorbeeld hieronder te zien (optioneel administratie en/of afleveradres specifiek, in dit geval een voorbeeld met alleen een administratie specifiek OCI account):
Indien je in het veld 'OCI informatie' de gewenste leverancier niet ziet terugkomen dan zal de OCI aanvraag zoals eerder beschreven nog niet zijn afgerond dan dien je de OCI koppeling aan te vragen.
Verder sturen de meeste leveranciers (99%) de prijzen naar de Spend Cloud door als excl. btw bedragen. Advies is daarom om het veld 'OCI bedragen inclusief btw' op 'Nee' te zetten.
Als het goed is heb je reeds contact gehad en heeft de leverancier een gebruikersnaam en wachtwoord aangeleverd. Sommige leverancier leveren ook een klantnummer of andere specifieke waarde aan, ook deze kun je in deze stap kwijt. Wanneer een leverancier deze laatste twee waarden niet aanlevert dan is dit vaak niet van toepassing en kun je de velden leeg laten.
Als je de vorige stap opslaat dan kom je daarna terug in het weergeven van de leverancier en zie je dat de externe koppeling is toegevoegd (in dit voorbeeld een OCI account per afleveradres):
Zoals in bovenstaande afbeelding te zien is, kunnen er ook locatienummers gespecificeerd worden per afleveradres. Idealiter geven wij de afleveradres gegevens (straat, nummer, toevoeging, postcode, plaats en land) mee naar de leverancier op de PDF order of de cXML order en hoef je dit niet extra in te stellen. Sommige leveranciers werken echter anders en vereisen een locatienummer per afleveradres om succesvol de order te kunnen verwerken en afleveren.
TIP: wanneer je een extra OCI account voor een reeds bestaande OCI leverancier aan het toevoegen bent, kijk dan vooral hoe de andere OCI accounts staan ingesteld en richt het op dezelfde manier in. Als het reeds eerder ingestelde OCI account wel werkt maar je zojuist extra toegevoegde account niet, loop dan de velden nog een keer na.
Variant 2: OCI accounts per administratie
In sommige gevallen is het gewenst om per administratie een uniek OCI account te creëren. In de instellingen van de leverancier zelf kan ingesteld worden op basis van welk gegeven de koppeling gespecificeerd moet worden; administratie en/of adres. Kies in dit geval voor Administratie:
Variant 3: OCI accounts per afleveradres
Zoals hierboven reeds beschreven is het in sommige gevallen gewenst om per afleveradres of per administratie een uniek OCI account te creëren. In de instellingen van de leverancier zelf kan ingesteld worden op basis van welk gegeven de koppeling gespecificeerd moet worden; administratie en/of adres. Hierbij in meer details de situatie wanneer je 'Adres' aavinkt:
Om per afleveradres een uniek account te creëren voor de OCI-koppeling, dient er voor elk desbetreffend afleveradres een externe koppeling aangemaakt te worden.
Meegeven van een locatienummer/locatiecode
Bepaalde leveranciers, waarbij de order automatisch wordt aangeboden, kunnen alleen op basis van een locatienummer de order correct verwerken en aan de hand hiervan bepalen op welk afleveradres de bestelling wordt geleverd. Bij deze leveranciers zal de Spend Cloud in de basis de locatienummer meegeven bij de bestelling dat is ingesteld bij een afleveradres, tenzij er een afwijkende locatienummer is gedefinieerd bij de leverancier.
Indien benodigd, kun je hier de locatiecodes van de leverancier instellen:
Let op: de afleveradressen in zowel de Externe Koppelingen als in de aangemaakte Locatienummers moeten met elkaar overeen komen. Alleen op deze manier wordt het juiste Locatienummer doorgegeven aan de leverancier bij het plaatsen van een bestelling.
Leverancier specifieke waarde
Bij bepaalde leveranciers is het benodigd om een extra waarde mee te geven in de bestelling, zoals de Global Location Number (GLN) van jouw organisatie. De leverancier gebruikt dit nummer bijvoorbeeld om beter te kunnen identificeren welke klant een order plaatst.
Dit nummer kan verwerkt worden in het veld 'Leverancier specifieke waarde', dit veld kan aangepast worden in de aangemaakt Externe Koppelingen.
Related Articles
Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens
Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens ...Aanvullende kosten instellen bij een leverancier
Je kunt per leverancier aanvullende kosten instellen. Wanneer je aanvullende kosten instelt, worden deze kosten automatisch toegevoegd aan de gemaakte order. Dit is handig als de leverancier bijvoorbeeld vaste bezorgkosten hanteert. Bij ...Leveranciers beoordelen
In het menu Inkoop / Leveranciers staan de leveranciers die door de afdeling Inkoop beoordeeld dienen te worden. Dit zijn leveranciers die door medewerkers zijn aangevraagd om toe te voegen aan de Spend Cloud, omdat zij hier bestellingen willen ...Een foutmelding bij het plaatsen van een OCI-order
Wanneer een order die is aangemaakt via een OCI-koppeling naar de leverancier wordt verzonden, is het mogelijk dat er een foutmelding wordt gegeven. Deze foutmelding kan op verschillende momenten van het OCI-proces verschijnen. Zie daarvoor dit ...