Periode afsluiten in de app
Het is mogelijk om in de Spend Cloud App een periode van een boek af te sluiten. Dit is mogelijk op de eerst volgende dag dat de volgende periode is ingegaan.
Om een periode af te sluiten in de app moet je de volgende stappen volgen:
- Open de app en login
- Open het pasboek door rechts onderin naar het menu 'Boeken' te navigeren.
- Klik op de drie-puntjes rechtsboven
- Klik op Periodes
- Selecteer de periode die je kunt en gaat afsluiten
- Klik op SLUIT DEZE PERIODE
- Optioneel: indien jullie organisatie gebruik maakt van Kasgeld, dan moet je een Kastelling toevoegen.
- Optioneel: Vul de kastelling in door achter de voorgestelde bankbiljetten en munten de aantallen in te voeren
- Optioneel: Na de kastelling klik je op PERIODE AFSLUITEN
- De periode is nu afgesloten. Indien de periode moet worden beoordeeld dan staat deze periode nu klaar ter beoordeling. Indien de periode niet beoordeeld hoeft te worden, staat het pasboek met de desbetreffende periode bij het onderdeel Kas & Pas / Exporteren en kan jullie administratie de periode exporteren naar het financieel pakket.
Zorg ervoor dat je de codering van de boekingen goed hebt gecontroleerd voordat je een periode afsluit.
Wanneer je een notificatie hebt ontvangen dat je een periode kan sluiten, kan je door op deze notificatie te klikken direct navigeren naar het juiste menu om de periode te sluiten.
Een kastelling doen
Als je een periode van een boek gaat afsluiten waarin (ook) contant geld wordt geregistreerd, kan het zijn dat je eerst nog een kastelling moet doen. Per boek kan worden ingesteld of deze kastelling verplicht is voor het afsluiten. Als blijkt dat er na de kastelling een kasverschil is, moet je nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt, dit verschil verantwoorden. Als de kastelling klopt en/of het kasverschil is verantwoord, wordt de afgesloten periode doorgestuurd. Lees hier meer over het doen van een kastelling in de app.
Wat gebeurt er met de periode nadat ik deze heb afgesloten?
De periode wordt óf ter beoordeling naar de medewerker verantwoordelijk voor het boek gestuurd óf, indien je de juiste bevoegdheid hebt, direct naar de financiële administratie voor verdere verwerking. Als de afgesloten periode door een collega wordt afgekeurd, krijg je een melding om het nodige te corrigeren.
Wordt de periode afgesloten op de computer door een applicatiebeheerder, hoeft deze nooit beoordeeld te worden. De periode staat direct klaar voor export naar het financieel pakket.
Mocht de periode zijn goedgekeurd en je toch nog een wijziging wilt aanbrengen, kun je contact opnemen met je applicatiebeheerder om dit te laten doen. Dit is alleen mogelijk als de periode nog niet is geëxporteerd naar jullie financiële pakket.