Reiskosten declareren

In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ook worden ingediend via de app. 

Als je vanuit Declaraties op ‘Toevoegen’ klikt, bovenaan het overzicht, kun je een nieuwe declaratieperiode aanmaken. Als je al een declaratie hebt aangemaakt en in dezelfde periode (maand) nog een declaratie wilt aanmaken, kun je op de regel in het overzicht klikken om vanuit daar een declaratieregel toe te voegen. 

Een aantal velden worden al standaard voor je ingevuld. De rest van de velden moet je zelf aanvullen. 

1. Periode
   

Dit veld wordt automatisch ingevuld met de huidige maand. Je kunt per maand (in één periode) meerdere declaraties toevoegen. Dit doe je door bovenaan meerdere declaratieregels toe te voegen aan deze periode. 

1. Toelichting
   

Hier kun je een toelichting invullen. Deze toelichting is dan van toepassing op alle declaratieregels van die periode. Wil je iets toelichten over een specifieke declaratie, vul dan het toelichtingsveld in bij de ‘declaratieregel’. 

1. Bijlage(n)
   

Als je wilt, kun je hier een bijlage toevoegen.

Een kilometerdeclaratie aanmaken

Declaratieregel

1. Favoriet
   

Als je vaak dezelfde declaratie moet doen, bijvoorbeeld als je elke week dezelfde reiskosten wilt declareren, kun je favorieten aanmaken. Als je meerdere favorieten hebt toegevoegd, kun je deze vanuit dit veld selecteren. Je kunt rechtsboven de declaratieregel klikken op het sterretje om de desbetreffende regel aan jouw favorieten toe te voegen. 

Met de sterretjes naast specifieke velden kun je voorkeurswaarden instellen. Deze zullen bij nieuwe declaraties alvast voor je worden ingevuld. 

1. Organisatorische eenheid
   

In dit veld wordt de organisatorische eenheid (OE)  geladen waar jij als medewerker in valt. Het kan zijn dat je op meerdere plekken in de organisatie actief bent en daardoor tot meerdere organisatorische eenheden behoort. Dan kun je hier kiezen voor welke OE je de gemaakte onkosten hebt gedaan. Met behulp van het sterretje achter dit veld, kun je de ingevulde waarde als voorkeurswaarde instellen. Deze waarde zal dan bij een volgende declaratie voor je zijn ingevuld. Uiteraard is deze dan nog wel aan te passen.   

1. Administratie
   

Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie is dit veld wel of niet zichtbaar. 

Hier kun je de administratie kiezen waar jouw declaratie in thuis hoort.

1. Kostenplaats
   

Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie is dit veld wel of niet zichtbaar. 

Hier vul je de kostenplaats van de betreffende onkosten. 

1. Datum
   

Selecteer hier de datum waarop de reis is gemaakt die je wilt declareren. Standaard wordt hier de eerste dag van een nieuwe periode ingevuld, maar je kunt deze zelf aanpassen. 

1. Soort
   

Bij soort kun je aangeven dat je een reiskostendeclaratie gaat doen. 

1. Omschrijving
   

In dit veld kun je een omschrijving geven van de reis die je declareert. Zo zou je kunnen invullen waarvoor je deze reis hebt gemaakt. 

1. Van/Naar
   

Als je er bij ‘Soort’ voor hebt gekozen om een kilometervergoeding te doen, verschijnen de velden ‘Van’ en ‘Naar’. Hier kun je de vertreklocatie en bestemming invullen van jouw gemaakte reis. Ook kun je de blauwe icoontjes achter de velden gebruiken om deze te vullen. 

Door op het huisje te klikken achter het van of naar veld, kun je het veld laten vullen met jouw voorkeursadres. Om een voorkeursadres in te stellen, moet je deze eerst toevoegen bij Adressen en vervolgens deze instellen als voorkeur bij Mijn Profiel. 

Door op de twee pijltjes te klikken, kun je wisselen tussen een handmatige invoer of een keuzelijst met beschikbare adressen. Als je op dit icoon klikt, verschijnt er in het veld een klein pijltje waarop je kunt klikken voor de verschillende adressen. Om een lijst te verkrijgen, zul je eerst adressen moeten toevoegen bij het onderdeel Adressen. 

Met de blauwe icoontjes naast de velden, kun je de velden vullen met adressen die je hebt toegevoegd bij het menu-onderdeel ‘Adressen’ (zie ook hoofdstuk 4). Als je de velden hebt ingevuld berekent ProActive, met behulp van Google Maps, het aantal kilometers en het daarbij behorende bedrag. 

1. Aantal kilometers en Bedrag
   

Klik achteraan dit veld op het rekenmachine-icoon om het aantal kilometers en bijbehorende bedrag te berekenen. Spend Cloud berekent de afstand met behulp van Google Maps. Door op het locatie icoon te klikken kun je bekijken of Spend Cloud de juiste locaties heeft gevonden voor de berekening. 

1. Kopieer regel als 
   

Door te klikken op de knop ‘Terugreis’ of ‘Vervolgreis’ wordt er door Spend Cloud een nieuwe regel aangemaakt met de waarden uit de gekopieerde regel. Als je hebt gekozen voor ‘Terugreis’ worden de ingevulde locaties automatisch omgedraaid. Bij ‘Vervolgreis’ zul je nog een nieuwe bestemming moeten toevoegen. 

1. Toelichting
   

Mocht je naast je omschrijving van de declaratie nog meer tekst en uitleg willen geven over de gemaakte kosten, dan kun je dat hier kwijt. 

1. Bijlage(n)
   

Hier kun je eventueel nog bestanden toevoegen. 

Je kunt meerdere declaraties toevoegen aan dezelfde periode door bovenaan op ‘Voeg declaratieregel toe’ te klikken. Zo kun je van één maand al jouw declaraties bij elkaar houden en tegelijk verzenden. 

Als je tenminste de verplichte velden (te herkennen aan het sterretje*) hebt ingevuld, kun je de declaratie  ‘Opslaan’ of ‘Opslaan en verzenden’. 

Kies voor ‘Opslaan’ als je aan het begin van de periode al onkosten hebt gemaakt en deze hebt toegevoegd. Je kunt dan later in dezelfde periode nog meer declaraties toevoegen. Als je declaraties binnen dezelfde periode compleet zijn, kies dan voor ‘Opslaan en verzenden’. 

• Related Articles

• Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)

  In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...

• Een declaratie aanmaken

  In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ...

• Declaraties-procuratie inrichten

  In het menu-onderdeel ‘Procuratie’ kun je instellen op welk niveau de declaraties moeten worden beoordeeld. Nieuwe procuratie toevoegen Met een procuratieniveau kun je aangeven tot welk bedrag een medewerker mag beoordelen. Als er een procuratie van ...

• Voortgang declaraties

  In Spend Cloud kun je de voortgang van het beoordelen van de declaraties bijhouden. Je vind dit menu via Declareren / Voorgang. Meer informatie over dit menu In dit menu vind je per medewerker een tijdsbestek van hoeveel dagen een declaratie ...

• Adressen toevoegen

  Als je een kilometerdeclaratie aanmaakt, moet je een van- en naar-adres opgeven. Op basis hiervan worden de kosten van je reis berekend. Bij het menu-onderdeel Adressen, kun je veelgebruikte adressen toevoegen. Bij het aanmaken van declaraties kun je ...