Rollen
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde organisatorische eenheid. Vanuit het overzicht kun je een rol toevoegen, bekijken, verwijderen, overdragen en bewerken.
Om het rollenoverzicht te zien, moet je links eerst een selectie maken. Door een module te selecteren, zie je ook de bijbehorende procuratie. Hoe kleiner de selectie, hoe sneller de laadtijd.
Een rol toevoegen
Een rol wordt altijd toegevoegd voor een specifieke organisatorisch eenheid. Het rollen-overzicht wordt daarom getoond binnen de ingerichte organisatiestructuur. Als je een nieuwe rol wilt toevoegen, kies je de gewenste organisatorische eenheid en klik je achter deze eenheid op ‘+’.
Baseren op functieprofiel
Door hier ‘Ja’ te selecteren kunt u een rol aanmaken op basis van een functieprofiel. In een functieprofiel worden vooraf de rechten vastgelegd, zodat je gemakkelijk een terugkerende rol kunt toevoegen. Door hier ‘Nee’ te selecteren kun je een unieke rol toevoegen en dien je in de vervolgstappen de rolbevoegdheden in te stellen.
Via het onderdeel Structuur kun je een nieuwe organisatorische eenheid toevoegen en via het onderdeel Medewerkers een nieuwe medewerker.
Meerdere gelijke rollen toevoegen
Het kan soms handig zijn om een medewerker op meerdere plaatsen in de organisatie een gelijke rol te geven. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker voor meerdere locaties met een gelijke procuratie dient te beoordelen.
Vanuit het menu-onderdeel Organisatie / Medewerkers kan dit via de functie 'Meerdere rollen toevoegen' worden uitgevoerd ( zie onderstaande afbeelding).
Nadat deze functie is gekozen, dien je allereerst de organisatorische eenheden te kiezen waarop je de gelijke rol wilt toevoegen. Nadat je opnieuw 'Doorgaan' kiest, kan je de rechten of functieprofiel kiezen en doorloop je de stappen zoals hierboven beschreven ( Een rol toevoegen). Hierna zal de rol op alle gekozen organisatorische eenheden zijn toegevoegd.
Mocht een medewerker ook een andere rol op meerdere plaatsen in de organisatie moeten vervullen, dan doorloop je de functie 'Meerdere rollen toevoegen' opnieuw per rol.
Rollen overdragen
Door in het rollen-overzicht achteraan op de twee pijltjes te klikken, kun je een rol overdragen naar een andere medewerker. De rol blijft beschikbaar op dezelfde organisatorische eenheid, alleen de eigenaar veranderd. Daarnaast worden alle openstaande acties overgedragen naar de nieuwe rol-eigenaar.
In het overzicht staat voor de naam van een medewerker een vierkantje. Door deze te selecteren en bovenaan het overzicht ‘Verwijderen’ of ‘Overdragen’ te selecteren kun je de actie uitvoeren voor de geselecteerde rollen.
Het is niet mogelijk rollen over te dragen wanneer iemand contracteigenaar of modulebeheerder is. Je kunt contracten overdragen naar een andere eigenaar via het onderdeel Applicatiebeheer / Contractbeheer / Muteren. Het laatste kun je zien in de rechtenset waar de rol van de gebruiker op is gebaseerd.
Rollen verwijderen
Een medewerker zonder rol kan niet meer inloggen in Spend Cloud. Daarnaast kun je een rol alleen verwijderen als er geen openstaande acties meer staan met betrekking tot de rol. Je moet dan eerst de openstaande acties afsluiten.
Rollen importeren
Met de knop ‘Importeer rollen op basis van functieprofiel’ bovenaan het rollen-overzicht, kun je een document importeren waarin meerdere rollen zijn gedefinieerd op basis van een functieprofiel. Op deze manier kun je meerdere rollen in één keer aanmaken en hoef je deze niet één voor één toe te voegen.
Controleer voor het importeren de veldindeling, zodat het bestand op de juiste manier is ingedeeld.
Rollen bekijken en bewerken
Door achteraan een regel te klikken op het vergrootglas-icoon, kun je een rol bekijken. Vervolgens kun je bovenaan klikken op ‘Bewerken’. Bij het bewerken van een rol moet je met een aantal zaken rekeningen houden.
Baseren op functieprofiel
Door hier ‘Ja’ te selecteren kun je een rol aanmaken op basis van een functieprofiel. In een functieprofiel worden vooraf de rechten vastgelegd, zodat je gemakkelijk een terugkerende rol kunt toevoegen. Door hier ‘Nee’ te selecteren kun je een unieke rol toevoegen en dien je in de vervolgstappen de rolbevoegdheden in te stellen.
Related Articles
Rechten
In het applicatiebeheer van Spend Cloud vind je het menu Rechten. Rechten worden altijd gebundeld in een rechtenset. Met een rechtenset bepaal je tot welke menu's een medewerker toegang heeft en welke knoppen deze kan gebruiken. In Applicatiebeheer / ...Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud
Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Medewerkers- en rollen-import
In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...Uitdiensttreding of een tijdelijk inactieve medewerker
Als een medewerker uit dienst gaat of tijdelijk niet werkzaam zal zijn, kun je deze medewerker deactiveren, ofwel een passieve status toekennen in Spend Cloud. Hiermee ontneem je deze medewerker de toegang tot het systeem. Rollen overdagen Voordat je ...