In de Spend Cloud is het mogelijk om met de functionaliteit 'Status Betaald' te werken. Met deze functionaliteit kunnen facturen die eerder al geëxporteerd zijn naar het financieel pakket, in de Spend Cloud de status 'Betaald' krijgen zodra deze facturen volledig zijn betaald.
Hoe kan ik gebruik maken van de functionaliteit 'Status betaald'?
Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit dien je een financieel pakket en webservice te gebruiken die dit ondersteunen. Lees hieronder voor welke pakketten dit ondersteund wordt, en neem contact op met de supportafdeling als je dit ingeschakeld wilt hebben en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn.
Hoe werkt de functionaliteit 'Status betaald'?
Een factuur met de status 'Geexporteerd' kan in de Spend Cloud de status betaald krijgen zodra de factuur in het financieel pakket volledig is betaald. Standaard wordt er elke avond om 20:00 uur gekeken of er de afgelopen dag nieuwe facturen volledig zijn betaald.
Help! Mijn factuur krijgt niet de status betaald.
- Controleer in het financieel pakket of de factuur wel volledig is betaald. Er mag dus geen bedrag meer open staan.
- Controleer of het wel gaat om een debetfactuur. Creditfacturen worden niet betaald en krijgen daarom geen status betaald in de Spend Cloud.
Voowaarden en ondersteunde pakketten om Status betaald op te halen
Hieronder vind je voor welke financiële pakketten het ondersteund wordt om de status betaald bij facturen in de Spend Cloud te tonen. Staat jouw financiële pakket hier niet tussen? Dan is het helaas niet mogelijk om de status betaald op te halen voor facturen. Voor alle beschikbare pakketten zijn de volgende spelregels van toepassing:
- Het inschakelen van deze functionaliteit in Spend Cloud dient door onze supportafdeling uitgevoerd te worden. Mogelijk dien je vooraf ook actie te ondernemen in je financiële pakket, daarover lees je meer hieronder per pakket.
- Bij het inschakelen worden alle reeds geëxporteerde facturen in Spend Cloud handmatig op betaald gezet. Dit is noodzakelijk, om te voorkomen dat bij het inschakelen het systeem deze voor alle facturen gaat opvragen en het ophalen van de status mislukt.
- Zoals hierboven vermeld wordt de status iedere avond rond 20:00 uur opgehaald en bijgewerkt bij facturen die volledig betaald zijn. Wanneer er met een betaalvoorstellijst wordt gewerkt worden facturen bijgewerkt als ze niet meer op deze lijst voorkomen. Creditnota's krijgen nooit de status betaald.
AFAS
Er zijn twee GetConnectoren beschikbaar voor het ophalen van de status betaald. Controleer in AFAS welke dit betreft (profit_creditor_invoices of ProActive_creditor_invoices) en geef bij je verzoek door aan onze supportafdeling welke GetConnector is geïnstalleerd. Staat geen van beide GetConnectoren in AFAS? Download dan onze standaard GetConnectoren aan de hand van het volgende artikel:
Aan de kant van AFAS de webservice instellen
Allsolutions
Geen aanvullende vereisten.
Exact Financials
Binnen de instellingen van de webservice in Exact Financials dient het volgende WSM bestand geactiveerd te zijn: finance\crdout.wsm. Dit wordt veelal direct gedaan tijdens de inrichting van de webservice. Geef bij het verzoek tot inschakelen hiervan aan onze supportafdeling welke Exact versie jullie momenteel gebruiken.
Exact Globe
Doorgaans werkt dit na inschakelen direct. Mocht de webservice installatie niet zijn bijgewerkt sinds maart 2016 dient er een installatiebestand in de webservice vervangen te worden. Deze kan door support aangeleverd worden.
Exact Online
Geen aanvullende vereisten.
Visma.net Financials
Geen aanvullende vereisten.