Voor de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS Profit moet een App Connector toegevoegd worden aan de Afas-omgeving. Voor meer informatie zie
help.afas.nlGebruikersgroep in AFAS aanmaken
In AFAS moet een gebruikersgroep beschikbaar zijn voor gebruikers die connectoren mogen aanroepen. Indien deze groep nog niet bestaat, kun je deze toevoegen via Algemeen - Beheer - Autorisatie tool. Kies voor Groep - Nieuw, en vul de velden in.
Gebruiker in AFAS aanmaken en koppelen aan de gebruikersgroep
Voor het gebruik van de webservice dient er een systeemgebruiker voor de Spend Cloud aangemaakt te worden met de juiste rechten, welke vervolgens in de gebruikersgroep geplaatst moet worden.
Ga binnen AFAS naar het onderdeel Algemeen -> Beheer -> Autorisatie tool
Kies voor Gebruiker -> Nieuwe systeemgebruiker.
Vul in het eerste scherm de naam in en kies voor volgende.
Vul in het volgende scherm het e-mailadres van de gebruiker in. (Let op; dit dient een e-mailadres te zijn dat in eigen beheer is)
Kies daarna voor volgende.
Autoriseer in het volgende scherm de gebruiker tot de connector. De gebruiker hoeft geen toegang tot profit Windows te hebben. Kies daarna voor volgende.
In de laatste stap is er nog een mogelijkheid om een of meerdere rollen uit te delen. Je kunt de gebruiker hiermee autoriseren. Wanneer je dit doet is het belangrijk om de App Connector beschikbaar te maken voor een van de rollen die deze gebruiker krijgt toebedeeld. De App Connector kan ook toegankelijk worden gemaakt voor iedereen waarbij het niet van belang is om de gebruiker een rol te geven. Meer informatie hierover is terug te vinden in het onderdeel over het aanmaken van de App Connector.
Zorg ervoor dat de aangemaakte gebruiker gekoppeld wordt aan de gebruikersgroep die is aangemaakt.
Log hierna éénmalig in met de nieuwe gebruiker.
GetConnectoren inlezen
GetConnectoren in AFAS zorgen ervoor dat bepaalde gegevens opgevraagd kunnen worden. In een Getconnector kan een lijst met gegevens verzameld worden waar eventueel nog filters op worden toegepast. De Spend Cloud maakt gebruik van een set standaard GetConnectoren die de Spend Cloud zelf aanleverd. Deze moeten ingelezen worden op de volgende manier:
- Download de Spend Cloud GetConnectoren voor Afas Profit 1 en nieuwer: GetConnectoren
- Pak het zipbestand uit.
- Ga binnen AFAS naar het menu onderdeel: "Algemeen -> Uitvoer -> Beheer -> GetConnector" en kies daar voor "Importeren". Kies vervolgens voor "Map", zoek de zojuist uitgepakte map op en kies voor "OK". Klik vervolgens op Voltooien.
De Spend Cloud heeft een token nodig voor de authenticatie binnen de webservice. De token kan in AFAS aangemaakt worden op de volgende manier.
Ga binnen AFAS naar het onderdeel Algemeen -> Beheer -> App connector
Kies voor Nieuw
Geef de App connector een logische naam. Bij de gebruikersgroep kies je de gebruikersgroep waar de gebruiker voor de Spend Cloud webservice toegang toe heeft (zie eventueel de stap gebruiker autoriseren bij gebruiker aanmaken). Kies daarna voor voltooien.
Je komt nu in een scherm terecht met het overzicht van de nieuwe app connector. Standaard is de App Connector geblokkeerd. Vink de blokkade uit
Ga nu naar het onderdeel GetConnectoren om de Appconnector toegang te geven tot de juiste GetConnectoren. Kies hier voor "nieuw". Vink vervolgens alle GetConnectoren voor de Spend Cloud aan. Kies nog eens voor "nieuw" en selecteer de GetConnector 'Profit_Creditor_Invoices'. Kies daarna voor Voltooien.
Type Dossier item aanmaken
De Spend Cloud kan bij inkoopfacturen eventueel het factuurdocument meesturen naar AFAS zodat de Scans ook kunnen worden geopend in AFAS.
Standaard kan gebruik gemaakt worden van dossieritem -5 (Inkoopfacturen).
Wanneer er een ander type dossier item aangemaakt moeten worden in AFAS kan dit als volgt:
Ga in AFAS naar het onderdeel CRM -> Dossier -> Inrichting -> Type dossier item. Kies daar voor Nieuw. Je komt nu in het Algemene Tabblad uit. Geef het type dossier item een "omschrijving" en vink bij inhoud "toelichting", "Bestand koppelen" en "bijlage dossieritem automatisch openen" aanvullend aan. Klik vervolgens op Volgende
Hierna volgt er nog een instellingen scherm waar niets hoeft te worden ingevuld. Klik op Voltooien.
Zoek het zojuist aangemaakte type dossier item op en dubbelklik om het te openen. Navigeer naar het tabblad "Bestemming" en zet de twee bestemmingen "Inkooprelatie" en "Inkooprelatie + Inkoopfactuur" op verplicht via de knop in de menubalk
Het type dossieritem is nu correct aangemaakt en heeft een nummer gekregen. Noteer het nummer (in het voorbeeld is dat 59). Dit heeft de Spend Cloud namelijk nodig.
Administratienummers opvragen
Om met de juiste administraties te kunnen communiceren vanuit de Spend Cloud richting AFAS is het van belang dat de Spend Cloud de administratienummers ontvangt zoals deze door AFAS genummerd zijn. In AFAS kun je een Administratie een kenmerk geven en een naam. Op de achtergrond krijgt de administratie echter ook een volgnummer van AFAS en juist dat nummer is benodigd voor de webservice koppeling. Het nummmer is op te vragen dor in AFAS naar Algemeen -> Administratie -> Openen te gaan. Je krijgt onderstaande scherm te zien waarbij de Spend Cloud de nummers nodig heeft zoals in schermvoorbeeld gemarkeerd.