Aan de kant van AFAS de webservice instellen

Voor de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS Profit moet een App Connector toegevoegd worden aan de Afas-omgeving. Voor meer informatie zie help.afas.nl

Gebruikersgroep in AFAS aanmaken

In AFAS moet een gebruikersgroep beschikbaar zijn voor gebruikers die connectoren mogen aanroepen. Indien deze groep nog niet bestaat, kun je deze toevoegen via Algemeen - Beheer - Autorisatie tool. Kies voor Groep - Nieuw, en vul de velden in.

Gebruiker in AFAS aanmaken en koppelen aan de gebruikersgroep

Voor het gebruik van de webservice dient er een systeemgebruiker voor de Spend Cloud aangemaakt te worden met de juiste rechten, welke vervolgens in de gebruikersgroep geplaatst moet worden.

Ga binnen AFAS naar het onderdeel Algemeen -> Beheer -> Autorisatie tool

Kies voor Gebruiker -> Nieuwe systeemgebruiker.

Vul in het eerste scherm de naam in en kies voor volgende.

Vul in het volgende scherm het e-mailadres van de gebruiker in. (Let op; dit dient een e-mailadres te zijn dat in eigen beheer is)

Kies daarna voor volgende.

Autoriseer in het volgende scherm de gebruiker tot de connector. De gebruiker hoeft geen toegang tot profit Windows te hebben. Kies daarna voor volgende.

In de laatste stap is er nog een mogelijkheid om een of meerdere rollen uit te delen. Je kunt de gebruiker hiermee autoriseren. Wanneer je dit doet is het belangrijk om de App Connector beschikbaar te maken voor een van de rollen die deze gebruiker krijgt toebedeeld. De App Connector kan ook toegankelijk worden gemaakt voor iedereen waarbij het niet van belang is om de gebruiker een rol te geven. Meer informatie hierover is terug te vinden in het onderdeel over het aanmaken van de App Connector.

Zorg ervoor dat de aangemaakte gebruiker gekoppeld wordt aan de gebruikersgroep die is aangemaakt.

Log hierna éénmalig in met de nieuwe gebruiker.

GetConnectoren inlezen

GetConnectoren in AFAS zorgen ervoor dat bepaalde gegevens opgevraagd kunnen worden. In een Getconnector kan een lijst met gegevens verzameld worden waar eventueel nog filters op worden toegepast. De Spend Cloud maakt gebruik van een set standaard GetConnectoren die de Spend Cloud zelf aanleverd. Deze moeten ingelezen worden op de volgende manier:

1. Download de Spend Cloud GetConnectoren voor Afas Profit 1 en nieuwer: GetConnectoren
2. Pak het zipbestand uit.
   
3. Ga binnen AFAS naar het menu onderdeel: "Algemeen -> Uitvoer -> Beheer -> GetConnector" en kies daar voor "Importeren". Kies vervolgens voor "Map", zoek de zojuist uitgepakte map op en kies voor "OK". Klik vervolgens op Voltooien.
   

App Connector aanmaken, configureren en Token aanvragen

De Spend Cloud heeft een token nodig voor de authenticatie binnen de webservice. De token kan in AFAS aangemaakt worden op de volgende manier.

Ga binnen AFAS naar het onderdeel Algemeen -> Beheer -> App connector

Kies voor Nieuw

Geef de App connector een logische naam. Bij de gebruikersgroep kies je de gebruikersgroep waar de gebruiker voor de Spend Cloud webservice toegang toe heeft (zie eventueel de stap gebruiker autoriseren bij gebruiker aanmaken). Kies daarna voor voltooien.

​

Je komt nu in een scherm terecht met het overzicht van de nieuwe app connector. Standaard is de App Connector geblokkeerd. Vink de blokkade uit

Ga nu naar het onderdeel GetConnectoren om de Appconnector toegang te geven tot de juiste GetConnectoren. Kies hier voor "nieuw". Vink vervolgens alle GetConnectoren voor de Spend Cloud aan. Kies nog eens voor "nieuw" en selecteer de GetConnector 'Profit_Creditor_Invoices'. Kies daarna voor Voltooien.

Ga nu naar het onderdeel UpdateConnectoren om de Appconnector toegang te geven tot de juiste UpdateConnectoren. Kies hier voor "nieuw". Voeg op deze manier de Updateconnectoren "Financiële mutatie" en "Dossier" toe. Indien er gebruik gemaakt gaat worden van voorregistratie dient ook de Updateconnector "Financiële factuur" te worden toegevoegd. Indien er gebruik gemaakt gaat worden van boekingen op cliënten in de Spend Cloud dient ook de Updateconnector met de Connector Id 'FbDeliveryNote' te worden toegevoegd.



Ga nu naar het onderdeel Gebruikerstokens om een token op te vragen. Kies voor "Nieuw". Kies als gebruiker de aangemaakte gebruiker voor de Spend Cloud en vul een omschrijving in.
Kies voor Volgende.



In het volgende scherm krijg je een token. Deze token dient verstrekt te worden aan een Visma | ProActive consultant.

Type Dossier item aanmaken

De Spend Cloud kan bij inkoopfacturen eventueel het factuurdocument meesturen naar AFAS zodat de Scans ook kunnen worden geopend in AFAS. 

Standaard kan gebruik gemaakt worden van dossieritem -5 (Inkoopfacturen).

Wanneer er een ander type dossier item aangemaakt moeten worden in AFAS kan dit als volgt:

Ga in AFAS naar het onderdeel CRM -> Dossier -> Inrichting -> Type dossier item. Kies daar voor Nieuw. Je komt nu in het Algemene Tabblad uit. Geef het type dossier item een "omschrijving" en vink bij inhoud "toelichting", "Bestand koppelen" en "bijlage dossieritem automatisch openen" aanvullend aan. Klik vervolgens op Volgende

Hierna volgt er nog een instellingen scherm waar niets hoeft te worden ingevuld. Klik op Voltooien.

Zoek het zojuist aangemaakte type dossier item op en dubbelklik om het te openen. Navigeer naar het tabblad "Bestemming" en zet de twee bestemmingen "Inkooprelatie" en "Inkooprelatie + Inkoopfactuur" op verplicht via de knop in de menubalk



Het type dossieritem is nu correct aangemaakt en heeft een nummer gekregen. Noteer het nummer (in het voorbeeld is dat 59). Dit heeft de Spend Cloud namelijk nodig.

Administratienummers opvragen

Om met de juiste administraties te kunnen communiceren vanuit de Spend Cloud richting AFAS is het van belang dat de Spend Cloud de administratienummers ontvangt zoals deze door AFAS genummerd zijn. In AFAS kun je een Administratie een kenmerk geven en een naam. Op de achtergrond krijgt de administratie echter ook een volgnummer van AFAS en juist dat nummer is benodigd voor de webservice koppeling. Het nummmer is op te vragen dor in AFAS naar Algemeen -> Administratie -> Openen te gaan. Je krijgt onderstaande scherm te zien waarbij de Spend Cloud de nummers nodig heeft zoals in schermvoorbeeld gemarkeerd.

Betalingsconditie voor automatisch incasso

Voor facturen die automatisch geïncasseerd worden en dus niet vanuit de Spend Cloud betaalbaar dienen te worden gesteld dient een betalingsconditie met de code "AI" aangemaakt te worden in Profit. Deze betalingsconditie kan vervolgens als standaard worden ingesteld bij crediteuren in AFAS Profit waar dit van toepassing is. Bij het importeren van de crediteuren vanuit AFAS in de Spend Cloud zal de standaard betalingsconditie overgenomen worden. Uiteraard kan de betalingsconditie in de Spend Cloud ook per factuur geselecteerd worden. Uiteindelijk zorgt de Spend Cloud ervoor dat alle facturen met deze betalingsconditie niet in het betaalvoorstel terecht komen.

Gegevens die moeten worden aangeleverd aan een Visma | ProActive consultant

Als laatste nog even een opsomming van de gegevens die aangeleverd dienen te worden voor de configuratie:

1. Omgevingsnummer
   
2. Token
   
3. Nummer van het type dossieritem (indien er geen nummer aangeleverd wordt dan zal dit standaard -5 zijn)
   
4. Nummers van de administraties
   
5. Daarbij nog de volgende financiële gegevens.
   
6. Inkoopdagboeknummer
   
7. Transitorische grootboekrekening
   
8. Dagboek voor transitorische boekingen
   
9. Btw Grootboekrekeningnummer(s)

Klaar voor touchless factuurverwerking?

Nadat de Spend Cloud gekoppeld is met AFAS, kan de factuurverwerking van start gaan. Benieuwd hoe haalbaar het voor jouw organisatie is om facturen te verwerken zonder handmatige handelingen? Touchless! Bekijk dan de Spend Cloud Purchase to Pay-pagina: inkoop, factuurverwerking en contractmanagement in één 100% cloud-based omgeving. Een naadloze gebruikerservaring gegarandeerd! 

• Related Articles

• Visma.net Financials Webservice

  Algemeen In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden ...

• Eigenschappen Webservice

  De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...

• Import/Export configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...

• Hoe stel ik Single Sign-On in?

  Visma | ProActive biedt Single Sign On (SSO) functionaliteit aan via de SAML 2.0-standaard. Voor een meer diepgaande uitleg over hoe dit precies werkt, zie: https://en.wikipedia.org/wiki/SAML_2.0 In SAML worden 3 hoofdpartijen geïdentificeerd: de ...

• Van de aanvraag van een bunq account tot beheer van passen in de Spend Cloud

  In dit artikel vind je de nodige verwijzingen naar alle informatie die je nodig hebt om een bunq account te openen. In het kort doorloop je de volgende stappen:  1. Een bunq account aanvragen Via de bunq app kun je een bunq account aanvragen. Dit ...