Verplichtingen configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Verplichtingen, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Verplichtingen. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.
Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.
Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.
Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.
003 - Formaat nummerreeks Verplichtingen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hier staat het formaat ingesteld waar de boekstuknummerreeks voor verplichtingen op is gebaseerd. Naast boekjaar en volgnummer kan hier ook een (deel van het) administratienummer in worden verwerkt. Deze reeks geldt voor alle verplichtingen binnen de Spend Cloud omgeving. Een wijziging hierin is behoorlijk impactvol, wanneer dit moet worden gewijzigd dienen alle bestaande verplichtingen te worden aangepast. Daarnaast dient er rekening mee gehouden te worden of het financieel pakket waar de facturen naar worden geëxporteerd is ingericht op dit formaat wanneer er een verplichting is gecodeerd. Om deze redenen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
011 - Status
Met deze config instelling kun je statussen maken en deze meegeven aan verplichtingen. Je krijgt een apart menu-onderdeel bij Applicatiebeheer>Verplichtingen waar je de statussen kunt aanmaken. Per statussen kan je een paar dingen instellen, zoals standaard en afboeken toestaan.
013 - Annuleren verplichting
Met deze instelling kun je aangeven of het mogelijk is om een verplichting in de Spend Cloud te annuleren.
014 - Verplichtingsregels groeperen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instelling kun je verplichtingsregels groeperen bij het importeren van een verplichting.
005 - Budgetten
Hier kun je aangeven of het onderdeel budgetten zichtbaar is in de Spend Cloud omgeving.
007 - Codering van factuurregel vergrendelen
Als deze instelling is ingeschakeld kun je instellen om de factuurregel vergrendelen wanneer de verplichting is toegepast.
016 en 004 - Facturen
Geef hier aan of factuurregel die gekoppeld zijn aan een verplichting automatisch goedgekeurd mogen worden en of het bedrag van de factuur hoger kan zijn dan de gekoppelde verplichting.
017 en 018 - Afwijkingstolerantie
Hier kun je de afwijkingstolerantie aangeven in een percentage en bedrag. Als je hebt ingesteld dat het mogelijk is om facturen op basis van een verplichting automatisch goed te laten keuren, kun je hier instellen in hoeverre het totaalbedrag van de factuur mag afwijken om wel automatisch goedgekeurd te kunnen worden.
020 - Sta het invullen van termijnen toe (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om een aantal termijnen in te vullen in de verplichtingsregel.
Related Articles
Gebruikershandleiding Verplichtingen - Verplichtingen en budgetten beheren
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je verplichtingen kunt onderhouden, door deze toe te voegen en af te boeken én hoe je ...Wat kun je met de module Verplichtingen?
Een verplichting is een financiële verplichting die ontstaat uit een afgenomen product en/of dienst. Zo kan er een verplichting ontstaan op basis van een offerte, een contract of een order. Deze verplichting ga je aan met een relatie, die de dienst ...Rapportages van verplichtingen
Bij het menu-onderdeel Rapportage zie je een overzicht, waarin de actuele financiële gegevens van een project inzichtelijk zijn. Overzicht In het overzicht zie je de projectnaam met daarachter alle financiële gegevens. Op deze manier zie je in één ...Het budget-overzicht
Naast verplichtingen kun je ook budgetten registreren in Spend Cloud. Waar een verplichting op relatieniveau wordt toegevoegd, kun je met budgetten te verwachten kosten specificeren op basis van de projecten. Om budgetten verder uit te splitsen en om ...Een verplichting afboeken
Voorafgaande aan een project stel je een bedrag beschikbaar van de verwachte kosten voor dit project. Dit is de verplichting die je aangaat met een relatie. Als dit project daadwerkelijk van start gaat, zullen er facturen binnenkomen van deze ...