Afgekeurde facturen wijzigen en definitief afkeuren facturen

Facturen in de Spend Cloud kunnen worden afgekeurd. Denk bijvoorbeeld aan een factuur die aan de verkeerde budgethouder, of een onjuiste codering heeft. De beoordelaar, of de centrale administratie (met de juiste bevoegdheden) kan een factuur dan afkeuren. Deze komt in het menu-onderdeel afgekeurd te staan. Facturen kunnen ook definitief afgekeurd worden, bijvoorbeeld omdat de factuur niet klopt en er een nieuwe komt, je het niet eens bent met de factuur of als het een spookfactuur betreft. Hoe je met beide situaties omgaat lichten we in dit artikel toe.

Een afgekeurde factuur wijzigen en opnieuw verzenden

Een afgekeurde factuur krijgt de status 'Afgekeurd - nieuw'. Door in het menu Factuurverwerking / Afgekeurd op de regel van de factuur te klikken of op het potlood-icoon kun je de codering aanpassen. Bij de ‘Toelichting’ kun je bekijken waarom de factuur is afgekeurd en wat er aangepast moet worden. In de kop van de factuur kun je de status wijzigen, je kunt de factuur bijvoorbeeld in de wacht zetten indien er nog aanvullende vragen zijn voor deze opnieuw verzonden kan worden. Je kunt de status ook wijzigen naar 'Afgekeurd - te verzenden' zodat je collega's weten dat de factuur klaar is om opnieuw de het beoordelingsproces in te sturen. Na het eventueel maken van wijzigingen kun je middels de knoppen boven in het scherm de factuur opslaan en vanuit het overzicht weer opnieuw verzenden om te laten beoordelen. Je kunt ook direct vanuit de factuur kiezen voor 'Opslaan en verzenden'. Het toepassen van sjablonen is niet mogelijk op afgekeurde facturen, omdat dit alle factuurregels verwijderd en erin resulteert dat de hele factuur opnieuw behandeld moet worden.

De factuur definitief afkeuren

Je kunt een factuur op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt.

Het definitief afkeuren van een factuur zorgt ervoor dat deze niet meer bewerkt en/of verder verwerkt kan worden. Let op! Deze actie kan niet meer ongedaan gemaakt worden. 

Het definitief afkeuren van een factuur is binnen de module Factuurverwerking mogelijk in de menu's Afgekeurd, Controleren en Exporteren.   Je kunt de factuur definitief afkeuren door achteraan de regel van een factuur op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Definitief afkeuren’. Vervolgens vul je de reden voor het afkeuren in en klik je bovenaan op ‘Opslaan’:

Definitief afgekeurde facturen bekijken

Door een factuur definitief af te keuren en niet te verwijderen, ontstaat er geen gat in de factuurnummerreeks. Daarom adviseren wij definitief afkeuren boven verwijderen. De factuur krijgt dan de status ‘Definitief afgekeurd’ en blijft zichtbaar in Factuurverwerking / Archief. Als je de factuur wilt opzoeken in het archief dien je een selectie te maken op de status 'Definitief afgekeurd':

Een controleverslag genereren

Wanneer je de juiste rechten hebt, zie je bovenin het menu een knop met 'Controleverslag'. Als je hierop klikt, wordt een rapport gegenereerd met alle facturen die de status 'Te verzenden' hebben. In deze PDF vind je onder andere het totaalbedrag van de facturen die je opnieuw ter verzending gaat aanbieden, inclusief de daarbij horende codering. Dit is handig als je in één opslag wilt zien wat er klaar staat op opnieuw te verzenden ter boordeling. 

• Related Articles

• Alles over het coderen van facturen

  Alles over het coderen van facturen In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt ...

• Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie

  Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling is verzonden terwijl deze een verkeerde codering heeft, of naar een andere medewerker moet worden verstuurd. In dit artikel leggen we uit hoe je als administratie de ...

• Facturen beoordelen

  Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die aan jou ter beoordeling zijn aangeboden. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je ...

• Facturen exporteren

  Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden ...

• Facturen controleren

  In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze ...