Voorregistratie via een webservice
De huidige opzet verzorgt geen optimale aansluiting tussen de Spend Cloud en het financiële systeem, vooral op het vlak van de btw-registratie. De inkoopfactuur wordt namelijk pas aangeboden aan het financiële systeem wanneer deze volledig goedgekeurd is. Dat is te laat. Afhankelijk van de mogelijkheden van het financiële systeem, kun je gebruik maken van twee typen voorregistratie: met of zonder regels. Beide registraties behandelen we hieronder.
1. Voorregistratie zonder regels
Wanneer een factuur gecodeerd is en verzonden wordt naar een budgethouder, kan deze voorgeregistreerd worden. Hierbij worden de volgende boekingen gemaakt:
- De boeking aan de crediteur
- De btw-boeking
- Een tijdelijke boeking op een 'tussenrekening voorregistratie'
- De factuur is geblokkeerd voor betaling
Wil jouw organisatie werken met voorregistratie? Neem contact op met de Supportafdeling om dit in te schakelen.
Boekingsgang-stappen
Stap 1
Direct na de eerste registratie van een inkoopfactuur in de Spend Cloud, moet je deze ook in het financiële systeem vastleggen. Dat is noodzakelijk. Het gaat om de registratie op de crediteur, btw en de kosten op een tussenrekening “Tussenrekening voorregistratie”.
Journaalpost
2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
1xxxx btw 21,00
Aan 1xxxx Crediteuren 121,00
Stap 2a -> Goedgekeurde factuur
Nadat een factuur in de Spend Cloud volledig is goedgekeurd, zal een definitieve registratie van de kosten ten laste van de tussenrekening “Tussenrekening voorregistratie” worden gemaakt. De kop van de factuur wordt nogmaals aangeboden met als enige waarden het stuknummer en een andere status te weten “Akkoord”.
Journaalpost
41xxx Kosten X 50,00 (bijv. kostenplaats 2000, periode 11)
42xxx Kosten Y 50,00 (bijv. kostenplaats 3000, periode 12)
Aan 2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
Stap 2b -> Definitief afgekeurde factuur
Nadat een factuur in de Spend Cloud definitief is afgekeurd, zal er een volledige tegenboeking van Stap 1 worden aangeboden.
Journaalpost
1xxxx Crediteuren 121,00
Aan 2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
Aan 1xxxx btw 21,00
Uitgangspunten/vereisten
- Nadat een factuur in de Spend Cloud is verzonden, zal de factuurkop vergrendeld worden. Zo kan er nooit meer een wijziging plaatsvinden in de aangeboden export van stap 1.
- De exportbestanden van stap 1, stap 2a en b worden in deze volgorde en tegelijkertijd aangeboden in het onderdeel Exporteren (om uit te sluiten dat stap 2a of b export van een factuur wordt aangeboden terwijl stap 1 nog niet aangeboden is).
- Als er een fout in de factuurkop is gemaakt, zal de factuur definitief afgekeurd moeten worden en opnieuw toegevoegd moeten worden.
- De export van “Kosten Onderweg” blijft zoals deze nu is. Dit is een cumulatieve opboeking van kosten (som van kosten per grootboekrekening-kostenplaats combinatie) in memoriaalvorm in periode x (van alle kosten tot periode x+1 van facturen die nog niet middels stap 2a of 2b zijn geëxporteerd) met een tegenboeking op een tussenrekening “Kosten Onderweg”. Voor periode x+1 is direct ook een volledige tegenboeking van het voorgaande beschikbaar.
Exporteren van voorregistraties
Voorregistraties kunnen op twee manieren aangeboden worden. Dat kan door een goedgekeurde factuur te exporteren (zie paragraaf 3.2) waarbij alle voorregistraties van de betreffende administratie ook zullen worden aangeboden aan het financiële systeem. Daarnaast kunnen voorregistraties ook afzonderlijk worden aangeboden aan het financiële systeem op de volgende manier:
- Ga naar het onderdeel Factuurverwerking / Exporteren
- Bovenin het overzicht staat de knop “Export voorregistratie” om per administratie de voorregistraties te exporteren.
- In het daaropvolgende scherm kan de periode eventueel nog aangepast worden. Kies daar altijd voor “Automatische periodetoekenning: Nee” en vul vervolgens bij “Periode aanpassen” de laatste openstaande periode in. Hiermee zorg je ervoor dat alle voorregistraties, die eventueel nog in een inmiddels (binnen het financiële pakket) afgesloten periode zouden worden voorgeregistreerd, bijgewerkt worden naar de geselecteerde openstaande periode.
Voorbeeld: in het financiële systeem is tot en met periode 03-2017 afgesloten, kies dan voor 04-2017. Zo worden de voorregistraties met een periode ouder dan 04-2017 geboekt in 04-2017. Bevestig met de knop “Exporteren”.
- Je komt nu in het scherm “exportbestanden terecht”. Er gaat een statusbalk lopen die aangeeft hoe lang het duurt.
- Ondertussen kun je dit scherm gewoon verlaten en zelfs de browser en computer afsluiten. Het exporteren is een achtergrondproces welke te allen tijde wordt voortgezet. Nadat dit is voltooid kun je een verslag per e-mail ontvangen. Uiteraard kun je het verslag ook downloaden in het onderdeel exportbestanden.
Wanneer een voorregistratie niet gelukt is, is dat in het uitvoerverslag te zien, samen met de reden. Elke factuur die niet gelukt is, zal bij een nieuwe exportopdracht automatisch opnieuw worden aangeboden. Het is daarom zaak om de nodige fout(en) zoals aangegeven in het uitvoerverslag te verhelpen alvorens de betreffende facturen opnieuw te exporteren.
Tussenrekening
Op basis van de bij de administratie opgegeven grootboekrekening wordt bepaald op welke 'tussenrekening voorregistratie' er geboekt wordt. Als 'tussenrekening voorregistratie' wordt de grootboekrekening gebruikt die in de administratie is vastgelegd voor dit soort kosten:
Goedgekeurde factuur
Wanneer een factuur goedgekeurd is en geëxporteerd wordt vanuit de Spend Cloud in het menuonderdeel 'Factuurverwerking – Exporteren', zal de oorspronkelijke 'tussenrekening voorregistratie' tegengeboekt worden. Hierbij wordt een aanpassing gedaan aan het boekstuknummer welke een “9” krijgt toegevoegd als eerste karakter (YYXXXX → 9YYXXXX). Hiermee voorkom je dat het financiële systeem een melding geeft dat het boekstuknummer reeds in gebruik is. Omdat de betalingsreferentie gelijk is, zullen de boekingen toch in één overzicht getoond worden bij de factuur. Ook zullen de kosten geboekt worden en zal de factuur worden gedeblokkeerd voor betaling.
- Ga naar het onderdeel Factuurverwerking > Exporteren
- Bovenin het overzicht staat de knop “Export voorregistratie” om per administratie de voorregistraties te exporteren.
- In het daaropvolgende scherm kan de periode eventueel nog aangepast worden. Kies daar altijd voor “Automatische periodetoekenning: Nee” en vul vervolgens bij “Periode aanpassen” de laatste openstaande periode in. Hiermee zorg je ervoor dat alle voorregistraties, die eventueel nog in een inmiddels (binnen het financiële pakket) afgesloten periode zouden worden voorgeregistreerd, bijgewerkt worden naar de geselecteerde openstaande periode.
Voorbeeld: in het financiële systeem is tot en met periode 03-2017 afgesloten kies dan voor 04-2017. Op die manier worden de voorregistraties met een periode ouder dan 04-2017 geboekt in 04-2017. Bevestig met de knop “Exporteren”.
- Je komt nu in het scherm “exportbestanden terecht”. Er gaat een statusbalk lopen wat aangeeft hoe lang het duurt.
- Ondertussen kun je dit scherm gewoon verlaten en zelfs de browser en computer afsluiten. Het exporteren is een achtergrondproces welke te allen tijde wordt voortgezet.
- Nadat dit voltooid is, kun je een verslag per e-mail ontvangen. Uiteraard kun je het verslag ook downloaden in het onderdeel 'exportbestanden'.
Wanneer een voorregistratie niet gelukt is, is dat in het uitvoerverslag te zien, samen met de reden. Elke factuur die niet gelukt is, zal bij een nieuwe exportopdracht automatisch opnieuw worden aangeboden. Het is daarom vereist de nodige fout(en) zoals aangegeven in het uitvoerverslag te verhelpen, voordat je de betreffende facturen opnieuw exporteert.
Het is mogelijk om meerdere batches van facturen tegelijk te exporteren naar het financiële systeem, zelfs wanneer deze zich binnen één en dezelfde administratie bevinden. Hierbij zijn we wel afhankelijk van wat het financiële systeem aankan. Daarnaast zou het (in theorie) kunnen dat een goedgekeurde factuur wordt aangeboden aan het financiële systeem, voordat de betreffende factuur is voorgeregistreerd (omdat de voorregistratie in een batch zit die nog niet klaar is). Hier geeft de Spend Cloud netjes een foutmelding van, waarbij de goedgekeurde factuur dus niet aangeboden zal worden.
Definitief afgekeurde factuur
Wanneer een factuur definitief afgekeurd wordt zal de oorspronkelijke 'tussenrekening voorregistratie' tegengeboekt worden.
Foutmelding en terugdraaien exportbestand
Tijdens het exporteren kun je een foutmelding krijgen, wanneer een factuur niet geaccepteerd wordt door het financiële systeem. Deze factuur zal terug geplaatst worden in het onderdeel 'exporteren' om na een aanpassing opnieuw geëxporteerd te kunnen worden.
De Spend Cloud biedt ook de mogelijkheid de gehele export ongedaan te maken. Hou hierbij rekening dat de voorregistratie boekingen en de definitief goedgekeurde kosten boekingen teruggedraaid worden. Draai hierbij de gemaakte boekingen handmatig terug in het financiële systeem.
2. Voorregistratie met regels
- Inkoopfacturen worden nadat deze in Spend Cloud Factuurverwerking initieel volledig zijn gecodeerd en verzonden als definitieve inkoopjournaalpost, aangeboden bij de eerstvolgende export via de webservice. Deze zijn dan geblokkeerd voor betaling.
- Na goedkeuring van de volledige factuur wordt de blokkering voor betaling opgeheven bij de eerstvolgende export via de webservice.
- Na definitieve afkeuring van een factuur wordt deze volledig tegengeboekt (met de op dat moment bekend zijnde codering) bij de eerstvolgende export via de webservice.
- Wijzigingen in een factuur die na de initiële en volledige codering en verzending plaatsvinden worden in geen enkele vorm nog doorgegeven.
Related Articles
Facturen exporteren
Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Exact Online
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Online? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Visma
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Visma? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Twinfield
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Twinfield? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...Facturen kenmerken als geëxporteerd
Soms komt het voor dat een factuur is geëxporteerd naar het financieel pakket middels de webservice, maar de factuur in de Spend Cloud nog niet de status geëxporteerd heeft gekregen . De factuur staat dan nog in het menu Factuurverwerking / ...