De huidige opzet verzorgt geen optimale aansluiting tussen de Spend Cloud en het financiële systeem, vooral op het vlak van de btw-registratie. De inkoopfactuur wordt namelijk pas aangeboden aan het financiële systeem wanneer deze volledig goedgekeurd is. Dat is te laat. Afhankelijk van de mogelijkheden van het financiële systeem, kun je gebruik maken van twee typen voorregistratie: met of zonder regels. Beide registraties behandelen we hieronder.
1. Voorregistratie zonder regels
Wanneer een factuur gecodeerd is en verzonden wordt naar een budgethouder, kan deze voorgeregistreerd worden. Hierbij worden de volgende boekingen gemaakt:
Wil jouw organisatie werken met voorregistratie? Neem contact op met de Supportafdeling om dit in te schakelen.
Boekingsgang-stappen
Stap 1
Direct na de eerste registratie van een inkoopfactuur in de Spend Cloud, moet je deze ook in het financiële systeem vastleggen. Dat is noodzakelijk. Het gaat om de registratie op de crediteur, btw en de kosten op een tussenrekening “Tussenrekening voorregistratie”.
Journaalpost
2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
1xxxx btw 21,00
Aan 1xxxx Crediteuren 121,00
Stap 2a -> Goedgekeurde factuur
Nadat een factuur in de Spend Cloud volledig is goedgekeurd, zal een definitieve registratie van de kosten ten laste van de tussenrekening “Tussenrekening voorregistratie” worden gemaakt. De kop van de factuur wordt nogmaals aangeboden met als enige waarden het stuknummer en een andere status te weten “Akkoord”.
Journaalpost
41xxx Kosten X 50,00 (bijv. kostenplaats 2000, periode 11)
42xxx Kosten Y 50,00 (bijv. kostenplaats 3000, periode 12)
Aan 2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
Stap 2b -> Definitief afgekeurde factuur
Nadat een factuur in de Spend Cloud definitief is afgekeurd, zal er een volledige tegenboeking van Stap 1 worden aangeboden.
Journaalpost
1xxxx Crediteuren 121,00
Aan 2xxxx Tussenrekening voorregistratie 100,00
Aan 1xxxx btw 21,00
Uitgangspunten/vereisten