Afwezigheid instellen
Wanneer stel ik mijn afwezigheid in?
Door jouw afwezigheid te registreren, bijvoorbeeld in het geval van een vakantie, kun je aangeven wie tijdens jouw verlof jouw werkzaamheden kan overnemen. Applicatiebeheerders kunnen in het menu-onderdeel Medewerkers ook de afwezigheid van medewerkers instellen, bijvoorbeeld in het geval van onverwachts verzuim.
Op het moment dat jouw afwezigheid ingaat, kan jouw vervanger naar jouw account navigeren en jouw werkzaamheden overnemen.
Hoe stel ik mijn afwezigheid in?
Vanuit het menu onder jouw naam, in de blauwe balk bovenaan het scherm, kun je klikken op het onderdeel ‘Afwezigheid’. Hier vind je een overzicht van alle periodes waarin jij afwezig bent (geweest).
Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe afwezigheidsperiode instellen. In het veld ‘Vervanger’ geef je aan wie jouw werkzaamheden zal overnemen. Deze persoon kan naar jouw account navigeren op het moment dat jij afwezig bent. Bij het uitvoeren van de acties, zal worden geregistreerd dat deze door jouw vervanger zijn uitgevoerd. De vervanging staat los van de eigen rechten en openstaande acties die deze persoon al heeft in Spend Cloud.
Vervolgens kun je de duur van jouw afwezigheid opgeven. Een einddatum is niet verplicht.
Als je alle verplichte velden hebt ingevuld, kun je klikken op ‘Opslaan’. Je komt dan terug in het overzicht met de zojuist aangemaakte periode voor afwezigheid.
Let op: Vanaf het moment dat de afwezigheid ingaat, kun je geen acties meer uitvoeren in Spend Cloud.
Als je een einddatum hebt opgegeven, heb je na het passeren van deze datum automatisch weer toegang tot jouw account. Mocht de einddatum nog niet verstreken zijn of heb je geen einddatum ingesteld? Dan kun je op elk gewenst moment weer inloggen en aangeven dat je aanwezig bent door op de link te klikken die je ziet als je bent ingelogd.
In het overzicht kun je toegevoegde toekomstige afwezigheidsperiodes nog bewerken of verwijderen door achterin de regel op het potloodje of kruisje te klikken.
Waar dien je rekening mee te houden als een medewerker een afwezige collega vervangt?
Wanneer een medewerker een afwezige collega vervangt is het goed om de volgende aandachtspunten in het achterhoofd te houden:
- Om een actie namens een afwezige collega uit te voeren dient de vervanger bovenin de blauwe balk op 'Vervang een collega' te klikken en daarna op de naam van de betreffende afwezige medewerker, daarmee switch je naar het dashboard van de afwezige medewerker.
- Een vervangende medewerker dient, wanneer de knop 'Vervang een collega' niet zichtbaar is eerst af te melden door rechtsboven op de naam te klikken, vervolgens Afmelden en daarna opnieuw inloggen. De knop kan niet direct zichtbaar zijn als afwezigheid op dezelfde dag is ingesteld.
- Zodra afwezigheid is ingesteld krijgt de afwezige medewerker bij eventueel inloggen in de Spend Cloud een melding te zien dat die als afwezig is ingesteld en er geen acties kunnen worden uitgevoerd. Middels deze melding is het mogelijk om alsnog weer in te loggen, hiermee wordt automatisch de afwezigheid opgeheven. Als de medewerker toch afwezig is, of blijft, dient er opnieuw afwezigheid te worden ingesteld.
- Een vervangende medewerker heeft toegang tot alle menu-onderdelen en kan nagenoeg alle acties uitvoeren die de afwezige medewerker ook kan zien en uitvoeren, zoals het beoordelen van facturen en orders, het coderen van boekingen, afsluiten van boeken etcetera. Ook de onderdelen binnen het applicatiebeheer zullen dus toegankelijk zijn via het dashboard van de afwezige collega.
- Het is niet mogelijk om meerdere vervangers in te stellen voor een afwezige medewerker, er wordt één vervanger aangewezen die toegang krijgt tot alle acties, ongeacht waar de vervanger binnen diens eigen account toe heeft.
- Het is niet mogelijk een medewerker op afwezig te zetten wanneer diegene al een afwezige collega vervangt. Indien de vervanger ook afwezig is, dient de eerste afwezigheid opgeheven te worden, daarna kan er voor beide medewerkers afwezigheid worden ingesteld en kunnen deze aan een vervangende collega worden toegewezen.
- Wanneer een vervangende medewerker iets beoordeeld namens de afwezige collega, zoals een order, factuur of declaratie, zal dit altijd het procuratieschema volgen op basis van de procuratie van de afwezige collega. Er wordt geen rekening gehouden met een afwijkende procuratie van de vervangende medewerker ongeacht of deze persoon ook een rol heeft om te beoordelen binnen de specifieke module.
- Het is niet mogelijk om in de app online betalingen te bevestigen namens een afwezige medewerker. Pushmeldingen om een online betaling te bevestigen worden altijd naar het apparaat gestuurd dat gekoppeld is aan de pas.
Voor Applicatiebeheerders
Beheerders kunnen via Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers ook de afwezigheid instellen of opheffen voor medewerkers, bijvoorbeeld in het geval van ziekte. Dit doe je door in het medewerkersoverzicht te klikken op de medewerker, het potloodje (bewerken) of het vergrootglas (weergeven) aan het einde van de regel van de desbetreffende medewerker.
Bewerken
Als je ervoor kiest om de gegevens van een medewerker te bewerken, kun je op de pagina die dan opent bij ‘Aanwezig’ Ja of Nee selecteren. Door ‘Nee’ te selecteren, openen er nieuwe velden om de vervanger in te vullen, een reden en eventueel een einddatum.
Weergeven
Als je ervoor kiest om de gegevens van een medewerker weer te geven, kun je onderaan de afwezigheid instellen door rechts in de tabel op het plus-icoon te klikken. Er opent een nieuwe pagina waar je de vervanger, een datum en een reden voor de afwezigheid kunt opgeven.
Beheerders kunnen via Applicatiebeheer/ Organisatie / Medewerkers een overzicht bekijken daarin de medewerkers die op dit moment afwezig zijn met de bijbehorende vervanger. Dit doe je door in het medewerkersoverzicht bovenaan te klikken op de knop Afwezigheid.
Related Articles
Afwezige collega vervangen
Als een collega jouw naam heeft opgegeven als ‘vervanger’ krijg jij er tijdens de periode van zijn/haar afwezigheid een extra optie in het topmenu (de blauwe balk) bij. Onder deze extra optie ‘Collega vervangen’ staan de collega’s waarvan jij de ...Inloggen en wachtwoord instellen
Afhankelijk van jouw organisatie kan je in de Spend Cloud inloggen door het invoeren van jouw inloggegevens óf door middel van Single Sign-On. Single Sign-On houdt in dat als je bent ingelogd in de omgeving van jouw organisatie, je gelijk naar Spend ...Top menu (blauwe balk)
De blauwe balk bovenaan het scherm noemen we het ‘Top menu’. Door op het Spend Cloud logo te klikken, kun je vanaf elke pagina weer terugkeren naar het dashboard. Als jouw organisatie over meerdere administraties beschikt, kun je in deze menubalk ...Mijn profiel
In het uitklapmenu onder jouw naam vind je Mijn profiel. Op deze pagina kun je een aantal voorkeuren opgeven die specifiek gelden voor jouw Spend Cloud omgeving. Dit zijn zowel algemene instellingen als instellingen per module. Profielinstellingen ...Wat moet ik doen bij een jaarovergang?
Wanneer het einde van een jaar in zicht is, brengt dat ons bij een aantal zaken waar we je vóór de jaarwisseling vast op willen wijzen. Bekijk hier voor onderstaande tips en de Themawebinar Eindejaarstips. Eindejaarstips Automatisch verwerken van ...