Afwezigheid instellen
Wanneer stel ik mijn afwezigheid in?
Door jouw afwezigheid te registreren, bijvoorbeeld in het geval van een vakantie, kun je aangeven wie tijdens jouw verlof jouw werkzaamheden kan overnemen. Applicatiebeheerders kunnen in het menu-onderdeel Medewerkers ook de afwezigheid van medewerkers instellen, bijvoorbeeld in het geval van onverwachts verzuim.
Op het moment dat jouw afwezigheid ingaat, kan jouw vervanger naar jouw account navigeren en jouw werkzaamheden overnemen.
Hoe stel ik mijn afwezigheid in?
Vanuit het menu onder jouw naam, in de blauwe balk bovenaan het scherm, kun je klikken op het onderdeel ‘Afwezigheid’. Hier vind je een overzicht van alle periodes waarin jij afwezig bent (geweest).
Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe afwezigheidsperiode instellen. In het veld ‘Vervanger’ geef je aan wie jouw werkzaamheden zal overnemen. Deze persoon kan naar jouw account navigeren op het moment dat jij afwezig bent. Bij het uitvoeren van de acties, zal worden geregistreerd dat deze door jouw vervanger zijn uitgevoerd. De vervanging staat los van de eigen rechten en openstaande acties die deze persoon al heeft in Spend Cloud.
Vervolgens kun je de duur van jouw afwezigheid opgeven. Een einddatum is niet verplicht.
Als je alle verplichte velden hebt ingevuld, kun je klikken op ‘Opslaan’. Je komt dan terug in het overzicht met de zojuist aangemaakte periode voor afwezigheid.
Let op: Vanaf het moment dat de afwezigheid ingaat, kun je geen acties meer uitvoeren in Spend Cloud.
Als je een einddatum hebt opgegeven, heb je na het passeren van deze datum automatisch weer toegang tot jouw account. Mocht de einddatum nog niet verstreken zijn of heb je geen einddatum ingesteld? Dan kun je op elk gewenst moment weer inloggen en aangeven dat je aanwezig bent door op de link te klikken die je ziet als je bent ingelogd.
In het overzicht kun je toegevoegde toekomstige afwezigheidsperiodes nog bewerken of verwijderen door achterin de regel op het potloodje of kruisje te klikken.
Waar dien je rekening mee te houden als een medewerker een afwezige collega vervangt?
Wanneer een medewerker een afwezige collega vervangt is het goed om de volgende aandachtspunten in het achterhoofd te houden:
- Om een actie namens een afwezige collega uit te voeren dient de vervanger bovenin de blauwe balk op 'Vervang een collega' te klikken en daarna op de naam van de betreffende afwezige medewerker, daarmee switch je naar het dashboard van de afwezige medewerker.
- Een vervangende medewerker dient, wanneer de knop 'Vervang een collega' niet zichtbaar is eerst af te melden door rechtsboven op de naam te klikken, vervolgens Afmelden en daarna opnieuw inloggen. De knop kan niet direct zichtbaar zijn als afwezigheid op dezelfde dag is ingesteld.
- Zodra afwezigheid is ingesteld krijgt de afwezige medewerker bij eventueel inloggen in de Spend Cloud een melding te zien dat die als afwezig is ingesteld en er geen acties kunnen worden uitgevoerd. Middels deze melding is het mogelijk om alsnog weer in te loggen, hiermee wordt automatisch de afwezigheid opgeheven. Als de medewerker toch afwezig is, of blijft, dient er opnieuw afwezigheid te worden ingesteld.
- Een vervangende medewerker heeft toegang tot alle menu-onderdelen en kan nagenoeg alle acties uitvoeren die de afwezige medewerker ook kan zien en uitvoeren, zoals het beoordelen van facturen en orders, het coderen van boekingen, afsluiten van boeken etcetera. Ook de onderdelen binnen het applicatiebeheer zullen dus toegankelijk zijn via het dashboard van de afwezige collega.
- Het is niet mogelijk om meerdere vervangers in te stellen voor een afwezige medewerker, er wordt één vervanger aangewezen die toegang krijgt tot alle acties, ongeacht waar de vervanger binnen diens eigen account toe heeft.
- Het is niet mogelijk een medewerker op afwezig te zetten wanneer diegene al een afwezige collega vervangt. Indien de vervanger ook afwezig is, dient de eerste afwezigheid opgeheven te worden, daarna kan er voor beide medewerkers afwezigheid worden ingesteld en kunnen deze aan een vervangende collega worden toegewezen.
- Wanneer een vervangende medewerker iets beoordeeld namens de afwezige collega, zoals een order, factuur of declaratie, zal dit altijd het procuratieschema volgen op basis van de procuratie van de afwezige collega. Er wordt geen rekening gehouden met een afwijkende procuratie van de vervangende medewerker ongeacht of deze persoon ook een rol heeft om te beoordelen binnen de specifieke module.
- Het is niet mogelijk om in de app online betalingen te bevestigen namens een afwezige medewerker. Pushmeldingen om een online betaling te bevestigen worden altijd naar het apparaat gestuurd dat gekoppeld is aan de pas.
Voor Applicatiebeheerders
Beheerders kunnen via Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers ook de afwezigheid instellen of opheffen voor medewerkers, bijvoorbeeld in het geval van ziekte. Dit doe je door in het medewerkersoverzicht te klikken op de medewerker, het potloodje (bewerken) of het vergrootglas (weergeven) aan het einde van de regel van de desbetreffende medewerker.
Bewerken
Als je ervoor kiest om de gegevens van een medewerker te bewerken, kun je op de pagina die dan opent bij ‘Aanwezig’ Ja of Nee selecteren. Door ‘Nee’ te selecteren, openen er nieuwe velden om de vervanger in te vullen, een reden en eventueel een einddatum.
Weergeven
Als je ervoor kiest om de gegevens van een medewerker weer te geven, kun je onderaan de afwezigheid instellen door rechts in de tabel op het plus-icoon te klikken. Er opent een nieuwe pagina waar je de vervanger, een datum en een reden voor de afwezigheid kunt opgeven.
Beheerders kunnen via Applicatiebeheer/ Organisatie / Medewerkers een overzicht bekijken daarin de medewerkers die op dit moment afwezig zijn met de bijbehorende vervanger. Dit doe je door in het medewerkersoverzicht bovenaan te klikken op de knop Afwezigheid.
Hoe om te gaan met overlappende afwezigheid
Het kan voorkomen dat er afwezigheid overlapt en een gebruiker die een collega vervangt zelf ook tijdelijk afwezig is, bijvoorbeeld door vakantie. Het is niet mogelijk om een gebruiker op afwezig te zetten die een collega vervangt. Zo zou er vervanging op vervanging ontstaan, wat voor diverse problemen kan zorgen, met name in het systeem wordt het erg complex om bij te houden wie welke taken mag uitvoeren en in plaats van welke persoon. Het uitgangspunt is dat bij langere afwezigheid of wanneer de eindtijd onbekend is, zoals bij ziekte, je geen afwezigheid instelt maar de rollen van de collega die afwezig is tijdelijk overdraagt naar een andere gebruiker, en terug zet zodra deze collega weer terug is.
Mocht je toch een situatie dat korte afwezigheid elkaar overlapt, bijvoorbeeld in de zomervakantie waarbij twee collega's van dezelfde afdeling een deel tegelijk afwezig zijn, adviseren we om de afwezigheid eerder te beëindigen en een nieuwe afwezigheid in te stellen voor de overlappende periode. Zie hiervoor onderstaand voorbeeld:
Collega A is op vakantie van 1 augustus tot 20 augustus en wordt vervangen door collega B.
Collega B gaat zelf ook op vakantie, van 15 augustus tot 30 augustus.
Er is dan een overlap tussen 15 en 20 augustus waardoor collega B geen afwezigheid kan instellen tot 20 augustus.
Collega C kan de taken van beide collega's waarnemen.
Als applicatiebeheerder los je dat zo op:
- Ga naar het onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers.
- Zoek collega A op en open deze met het loepje (weergeven).
- Scroll naar beneden en bewerk de afwezigheid. Wijzig de einddatum naar de eerste dag van afwezigheid van collega B. Klik op Opslaan.
- Voeg vervolgens bij collega A een nieuwe afwezigheid toe voor de resterende afwezigheid, en kies collega C als vervanger.
- Voeg vervolgens bij collega B afwezigheid toe en selecteer collega C als vervanger. Je kunt eventueel voor een periode kiezen tot collega A terug is en nog een afwezigheidsregel toevoegen voor de resterende periode met collega A als vervanger.
Op deze manier nemen collega A en B elkaars taken waar tijdens hun afwezigheid, en in de overlappende periode neemt collega C de taken van beide waar.
Beperkte keuzelijst vervangende medewerkers
Het is mogelijk om een beperkte keuzelijst in te stellen als vervangende medewerkers. Wanneer dit is ingeschakeld voor jouw Spend Cloud omgeving dien je medewerkers te koppelen die als vervanger gekozen mogen worden per medewerker. Indien dit gewenst is kun je deze instelling via de algemene configinstellingen van je Spend Cloud omgeving. Zodra dit is ingeschakeld kun je vervangende medewerkers koppelen aan een medewerker. Dit doe je via het onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers. Open de medewerker met het loepje (weergeven), scroll naar beneden en klik onder 'Vervangers' op het plusje om een vervangende medewerker te koppelen. Wanneer je als beheerder afwezigheid gaat instellen voor een medewerker, of de collega stelt zelf diens eigen afwezigheid in kunnen ze enkel kiezen uit de lijst met gekoppelde vervangers.
Related Articles
Afwezige collega vervangen
Als een collega jouw naam heeft opgegeven als ‘vervanger’ krijg jij er tijdens de periode van zijn/haar afwezigheid een extra optie in het topmenu (de blauwe balk) bij. Onder deze extra optie ‘Collega vervangen’ staan de collega’s waarvan jij de ...Inloggen en wachtwoord instellen
Afhankelijk van jouw organisatie kan je in de Spend Cloud inloggen door het invoeren van jouw inloggegevens óf door middel van Single Sign-On. Single Sign-On houdt in dat als je bent ingelogd in de omgeving van jouw organisatie, je gelijk naar Spend ...Waarom kiezen voor Single Sign-On?
Wat is SSO? Met Single Sign-On, kortweg SSO, hoeven eindgebruikers zich maar eenmalig in te loggen. De SSO-koppelingen tussen verschillende applicaties zorgen er namelijk voor dat de authenticatie tot alle gekoppelde applicaties automatisch verloopt. ...Top menu (blauwe balk)
De blauwe balk bovenaan het scherm noemen we het ‘Top menu’. Door op het Spend Cloud logo te klikken, kun je vanaf elke pagina weer terugkeren naar het dashboard. Als jouw organisatie over meerdere administraties beschikt, kun je in deze menubalk ...Mijn profiel
In het uitklapmenu onder jouw naam vind je Mijn profiel. Op deze pagina kun je een aantal voorkeuren opgeven die specifiek gelden voor jouw Spend Cloud omgeving. Dit zijn zowel algemene instellingen als instellingen per module. Profielinstellingen ...