Algemene configinstellingen

In het menu-onderdeel Configinstellingen / Algemeen, vind je instellingen die van toepassing zijn op de gehele Spend Cloud. Zo kun je hier instellingen vinden voor het inloggen in de Spend Cloud, wachtwoordvereisten, taal-instellingen en de gegevens van jouw organisatie zoals deze staan ingesteld in de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.

Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.

Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.

Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.

Algemeen

067 - Minuten per sessie

Hier kun je aangeven na hoeveel minuten van inactiviteit een sessie verlopen is. Als een sessie verlopen is, zal een gebruiker opnieuw moeten inloggen. 

002 - E-mail applicatiebeheerder

Hier kun je het e-mailadres instellen van de applicatiebeheerder. Dit adres zal zichtbaar zijn onder notificatie e-mails naar gebruikers. Zo weten gebruiker naar welk adres zij eventuele vragen kunnen richten. 

003 en 004 - E-mail bij inloggen

Elke keer dat een gebruiker in de Spend Cloud inlogt, kun je een e-mail laten sturen naar het e-mailadres ingesteld bij 004. 

088 - Mislukte e-mails

Hier kun je het e-mailadres instellen waar de foutmeldingen heen worden gestuurd als het de Spend Cloud niet is gelukt om een bericht te verzenden. 

005 - Vervanging

Met deze instelling kun je aangeven of je per medewerker een lijst wilt maken van personen die de medewerker kunnen vervangen in tijden van afwezigheid. Het aanmaken van de lijst is een handmatige tijdrovende instelling. Als je kiest voor ‘entire organization’ kan een medewerker uit alle andere medewerkers kiezen om hem/haar te vervangen in tijden van afwezigheid. 

035 - Notificatie vervanger

Hier kun je aangeven of een aangewezen vervanger van een afwezige medewerker een notificatie krijgt dat hij/zij iemand moet vervangen. 

061 - Browser notificatie

Hier kun je instellen dat je een notificatie te zien krijgt bij het inloggen als je gebruik maakt van een verouderde browser. 

078 - Decimalen in exportbestand

Hier kun je aangeven op welke manier je decimalen wilt weergeven in een exportbestand. In het Engels volgen decimalen na een punt en in het Nederlands na een komma. 

Wachtwoord instellingen

090 - Wachtwoord aanvragen

Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers een nieuw wachtwoord aanvragen. Zij krijgen dit nieuwe wachtwoord per e-mail toegestuurd.

007 - Wachtwoord wijzigen

Door dit in te schakelen mag een medewerker zijn/haar wachtwoord zelf wijzigen in de profielinstellingen. 

008 - Wachtwoord wijzigen na eerste keer inloggen

Een gebruiker moet hiermee zijn wachtwoord direct wijzigen na de eerst inlog. 

009, 244, 245, 246 en 010 - Wachtwoordvereisten

Met deze instelling kun je voor jouw organisatie bepalen waar een wachtwoord aan moet voldoen. 

011 en 012 - Verloop wachtwoorden

Hier kun je aangeven of gebruikers na verloop van x tijd een nieuw wachtwoord moeten instellen. 

167 - Foutief ingevoerde wachtwoorden

Geef hier aan hoe vaak gebruikers een fout wachtwoord mogen intypen. 

176 - Zelfde wachtwoord

Geef hier aan na hoe vaak een gebruiker hetzelfde wachtwoord als nieuw wachtwoord mag instellen. 

Financieel

013/014/252/200 - Afwijkend financieel boekjaar (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld kun je aangeven in welke maand het financieel boekjaar start indien het boekjaar afwijkt van 1 januari t/m 31 december. Je kunt ook aangeven of dit van toepassing is voor de module Declareren, Factuurverwerking of beide.

015 - Kostendragers (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld kan er gebruik worden gemaakt van kostendragers. Deze instelling kan niet bewerkt worden omdat het uitschakelen van deze instelling de volledige historie omtrent kostendragers onzichtbaar maakt. 

101 - BTW Pro Rata (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld is er een extra menu beschikbaar voor BTW Pro Rata, waarin je opties kunt toevoegen die bij het coderen van facturen kunnen worden gekozen. Omdat dit ook ingesteld kan worden in het BTW percentage zelf en de onderdelen ingesteld in dit menu naar een beperkt aantal financieel pakketten kan worden geëxporteerd raden we af deze instelling te gebruiken en kan deze niet via de Spend Cloud worden gewijzigd.

016 - Meerdere administraties (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld heb je de mogelijkheid om meerdere instellingen aan te maken in Spend Cloud. Een aantal zaken in de Spend Cloud omgeving zullen moeten worden gekoppeld aan de (op dat moment nog) enige administratie, dit kan alleen worden uitgevoerd door een (support) consultant van Visma | ProActive. Om deze reden kun je deze instelling niet zelf inschakelen.

039 - Filter medewerkerslijst op organisatorische eenheid (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld kunnen gebruikers wanneer ze in het Factuurverwerking archief filteren op medewerkers alleen gebruikers vinden die een rol hebben op dezelfde organisatorische eenheid als zij zelf.

040 - Beheerders per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld kunnen modulebeheerders middels hun rol of functieprofiel gekoppeld worden aan administraties, alleen deze administraties zullen dan voor hen zichtbaar zijn. Als deze instelling is uitgeschakeld kunnen modulebeheerders de data van alle administraties zien. Vanwege de impact bij het omzetten van deze instelling kan deze instelling op dit moment alleen worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

017 - Crediteuren per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk crediteuren per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

037 - betaalmethoden (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Als deze instelling is ingeschakeld kunnen er betaalmethodes in de Spend Cloud worden ingesteld waarmee je in de factuur kunt aangeven hoe de factuur betaald moet worden. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een klein aantal financieel pakketten en kan om die reden alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

137 - Betalingscondities per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk betalingscondities per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

018 - Grootboekrekeningen per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk grootboekrekeningen per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

019 - Kostenplaatsen per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk kostenplaatsen per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

020 - Kostendragers per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk kostendragers per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 015 en 016 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

161 - Kostendragers per organisatorische eenheid

Met deze instelling kun je kostendragers per organisatorische eenheid instellen. 

042 - Vrij veld 1 per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk om vrij veld 1 per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en 047 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

059 - Vrij veld 2 per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk vrij veld 2 per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en 051 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

060 - Vrij veld 3 per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk vrij veld 3 per administratie aan te maken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met instelling 016 en 055 en vereist een vergelijkbare wijziging waardoor deze alleen kan worden omgezet door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

190 en 191 - Belgische belastingstelsel (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling kan worden ingeschakeld voor omgevingen die zich moeten houden aan het belgische belastingstelsel. Deze instellingen worden vanwege de aard bij het aanmaken van de omgeving direct ingeschakeld (mits van toepassing) en zijn, ook vanwege de impact, niet aan te passen in de Spend Cloud.

180 - Toon veld 'Grootboekrekening' bij het bewerken van een BTW percentage (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk om per BTW percentage een grootboekrekening in te stellen om BTW op te boeken, in plaats van één algemene rekening die wordt ingesteld in de administratie.

230 - G-rekeningen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk om een G-rekening in te stellen bij een crediteur waardoor het ook mogelijk wordt bij een factuur aan te geven of er (een deel) op de G-rekening moet worden geboekt. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een beperkt aantal financieel pakketten en is daarom alleen in te schakelen door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

228 - Voeg crediteuren via Spend Cloud toe (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Wanneer deze instelling is ingeschakeld kun je zelf relaties toevoegen aan de Spend Cloud in plaats van enkel via een import uit het financieel pakket. Deze relaties worden na het aan maken beoordeeld en bij goedkeuring geëxporteerd naar het financieel pakket. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een beperkt aantal financieel pakketten en is daarom alleen in te schakelen door een Visma | ProActive Support consultant of consultant.

Valuta's

124/139 en 125 Meerdere valuta's per module en standaard valuta (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Met deze instellingen kunnen er per module meerdere valuta's worden aangemaakt. Een aantal zaken in de Spend Cloud omgeving zullen moeten worden gekoppeld aan de huidige standaard valuta, dit kan alleen worden uitgevoerd door een (support) consultant van Visma | ProActive. Om deze reden kun je deze instelling niet zelf inschakelen.

Single Sign On

041 Single Sign on (SSO) (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Middels deze instelling kan Single Sign on worden ingeschakeld voor een specifieke identity provider. Aan het gebruik van inloggen i.c.m. Single Sign on zijn implementatie- en maandelijkse kosten verbonden. Deze instelling zal door een Visma | ProActive consultant (of Support consultant) worden ingeschakeld na overeenstemming met jullie Visma | ProActive accountmanager. Meer informatie over Single Sign on lees je hier, voor vragen over de kosten en implemenatie van SSO kun je contact opnemen met de Visma | ProActive accountmanager van jouw organisatie of jouw Spend Cloud consultancy partner.

224 - Metadata URL (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Dit veld wordt niet meer gebruikt en zal op termijn verdwijnen.

261 - Metadata URL (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

In dit veld staat de metadata URL van jullie Sign Sign on omgeving, deze URL bepaald simpel gezegd de route die je af legt wanneer er wordt ingelogd via SSO. Dit veld wordt doorgaans gevuld tijdens een implementatie project door een Visma | ProActive consultant of Support consultant, en kan, mede vanwege de grote impact niet via de Spend Cloud worden gewijzigd. Indien jouw organisatie al gebruik maakt van SSO en gebruik wilt maken van een andere URL, neem dan contact op met de Visma | ProActive support afdeling. Lees hier meer over het instellen van Single Sign-On.

095 en 099 - Key Field en mapping (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Wanneer er wordt ingelogd met Single Sign on wordt de gegevens waarmee een gebruiker inlogt vergeleken met een gebruiker in Spend Cloud. In deze velden staat geconfigureerd welke velden er vanuit de inlog actie wordt geverifieerd met het gekozen veld in de Spend Cloud. Deze instellingen worden doorgaans ingevuld tijdens een implementatie project door een Visma | ProActive consultant of Support consultant, en kan, mede vanwege de grote impact niet via de Spend Cloud worden gewijzigd. Indien jouw organisatie al gebruik maakt van SSO en gebruik wilt maken van andere key fields, neem dan contact op met de Visma | ProActive support afdeling.

064 - Test key field mapping vóór migratie naar Google Cloud platform (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Dit is een tijdelijke instelling die niet meer wordt gebruikt en zal op termijn verdwijnen.

096 - Single Sign-on hybride versie

Als SSO in jouw omgeving is ingeschakeld, kun je door deze instelling in te schakelen een gebruiker laten kiezen of hij/zij inlogd met SSO of met een gebruikersnaam/wachtwoord. 

227 - SSO met /user

Als SSO in jouw omgeving is ingeschakeld, kun je door deze instelling in te schakelen een gebruiker de mogelijkheid geven om /user achter de omgevings URL te zetten. Hiermee kan een gebruiker buiten de SSO om inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. 

097 - Medewerkers aan maken in Spend Cloud (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk om zelf medewerkers aan te maken in Spend Cloud. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van SSO heeft het de voorkeur alleen nog medewerkers aan te maken via een import.

108 en 109 - Foutmelding

Als het inloggen met SSO niet is gelukt, kun je met deze instelling wel of niet de ingestelde foutmelding tonen. 

048, 049, 073, 052, 053, 074, 056, 057 en 075  - Vrije velden

Als je een extra veld beschikbaar wilt maken in de Spend Cloud bij facturen/orders, kun je bij deze instellingen de naam opgeven.  Daarnaast kun je bij 073, 074 en 075 aangeven of deze velden beschikbaar zijn per organisatorische eenheid met alle bijbehorende waardes of beschikbaar voor de hele organisatie. 

047 & 050, 051 & 054, 055 & 058 - Vrije velden en maximum aantal karakters per vrij veld (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Door deze instellingen te wijzigen kunnen de vrije velden worden ingeschakeld. Het exporteren van vrije velden verschild per financieel pakket, sommige wijzigingen in de verbinding met het pakkket kunnen alleen door een Visma | ProActive consultant of Support consultant worden doorgevoerd, om deze reden kunnen deze instellingen momenteel niet via de Spend Cloud worden gewijzigd. Indien je gebruik wilt maken van deze velden kun je contact opnemen met Visma | ProActive.

068 - Importplanning melding

Om dit in te schakelen moet je beschikken over een SCP upload account. Neem hiervoor contact op met onze Supportafdeling. Als de importplanning is geactiveerd door systeembeheer is deze instelling uitgeschakeld. 

111, 260 en 113 - Taalinstellingen

Met deze instellingen kun je aangeven of en welke talen er beschikbaar moeten zijn in jouw Spend Cloud omgeving. Daarbij kun je ook aangeven wat de standaard taal is van de omgeving. Gebruikers kunnen dan ook zelf een voorkeurstaal instelling via de profielinstellingen.

076, 077, 066 

Deze functionaliteit wordt niet meer ondersteund, deze instellingen zullen op termijn verdwijnen.

079/080 - IP blocker en toegestane IP adressen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Indien deze instelling is ingeschakeld kunnen alleen de toegestane IP adressen inlogging in jullie Spend Cloud omgeving. Vanwege de impact van deze instellingen kunnen deze op dit moment alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive consultant of support consultant.

181 - Maintenance mode (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling wordt alleen gebruikt wanneer er onderhoud wordt gepleegd aan de Spend Cloud omgeving. Dit wordt alleen ingeschakeld door Visma | ProActive en gebeurd vrijwel altijd in overleg.

119 / 120 - BTW signalering (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Met deze instellingen is het mogelijk om meldingen te geven wanneer gecodeerde combinaties van BTW code, grootboek en/of kostenplaats niet is toegestaan. Als deze instelling wordt ingeschakeld dienen er regels te worden geconfigureerd om te bepalen welke combinaties zijn toegestaan, tot die tijd kunnen facturen niet gecodeerd worden. Om deze reden kan deze instelling alleen worden gewijzigd door Visma | ProActive en wordt er vooraf afgestemd welke combinaties zijn toegestaan.

148 - Coderingsmatrix

Door deze instelling in te schakelen kun je per grootboekrekening bijbehorende kostenplaatsen, kostendragers en vrije veld waardes instellen, die geselecteerd kunnen worden tijdens het coderen.

154 - Extern coderen

Als ook andere medewerkers dan de financiële administratie zijn gemachtigd om facturen te coderen, dan kun je hiermee instellen dat er bepaalde velden wel of niet beschikbaar zijn om te coderen voor deze mensen. 

199 - Mobiele applicatie

Door deze functie in te schakelen, kunnen medewerkers gebruik maken van de Spend Cloud App. Zo kunnen zij via hun telefoon bepaalde acties afhandelen. 

• Related Articles

• Configinstellingen in de Spend Cloud

  In het menu ‘Configinstellingen’ kun je instellingen vinden die van invloed zijn op de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving. Toegang tot dit menu-onderdeel kan ingesteld worden in de rechtenset. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je ...

• Het optimalisatie-menu

  Indien het algemene optimalisatie-menuonderdeel is ingeschakeld in de configuratie van jouw Spend Cloud, kan je dit menu terugvinden via Applicatiebeheer / Algemeen / Optimalisatie. Het optimalisatie-menu geeft je advies over welke kostenplaats je ...

• Geblokkeerde medewerkers

  In dit onderdeel zie je medewerkers die tijdelijk geblokkeerd zijn om in te loggen. Medewerkers worden na een aantal* mislukte inlogpogingen tijdelijk geblokkeerd. Een tijdelijke blokkade duurt 15 minuten en vervalt na deze tijd automatisch. Als ...

• Administratie-koppelingen

  In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je op de 3 puntjes klikken om koppelingen aan te maken. De koppelingen en de modules waarbij deze zichtbaar zijn worden hieronder uitgelegd. Koppel leveranciers - module inkoop Koppel functieprofielen voor ...

• Relaties beheren

  Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...