Als beheerder een actie uitvoeren op een order namens een medewerker

Als beheerder kun je met de juiste bevoegdheden orders die ter beoordeling bij andere medewerkers staan acties uitvoeren. Op deze manier kun je bijvoorbeeld een openstaande actie op een order goedkeuren zodat deze verder het proces in kan. Er zijn twee voorwaarden waar je als beheerder aan moet voldoen om een orders namens anderen te beoordelen. In dit artikel lichten we deze voorwaarden toe.

1. Bevoegdheden binnen je beheerdersrol

Om orders van anderen te mogen beoordelen dient dit in jouw rol ingeschakeld te staan. Dit controleer je door jouw rol te bekijken via het onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Zoek op jouw naam en eventueel functieprofiel om je rol te vinden. Open deze vervolgens met het loepje. Onder het onderdeel Inkoop staat de optie 'Namens anderen acties uitvoeren'. Deze optie zie je alleen als je modulebeheerder bent van de module Inkoop. Als deze optie op 'Ja' staat ben je binnen je rol bevoegd om acties namens anderen uit te voeren. Staat deze op nee dan kun je dit. Bewerk je rol of het functieprofiel waar jouw rol op is gebaseerd om deze instelling te wijzigen. Houd er bij het wijzigen van een functieprofiel rekening mee dat je dit voor alle gebruikers aanpast die een rol hebben op basis van dit functieprofiel.

2. Selecteer de betreffende medewerker in het onderdeel Inkoop / Orders

Als je rol goed staat navigeer je naar het menu-onderdeel Inkoop / Orders. In dit onderdeel selecteer je links in het filter 'Medewerker' de gebruiker bij wie de order momenteel ter beoordeling staat. Als je niet weet wie dit is, zoek dan eerst op het ordernummer, open deze en bekijk de openstaande actie in de orderregels.

In het overzicht beweeg je je muis over het ordernummer en klik je aan de rechterkant van de order op het hamertje. De order opent in een nieuw scherm en je kunt nu de actie namens de medewerker uitvoeren. Bij goedkeuring zal de order verder het proces in gaan.

   

Houd er rekening mee dat de order pas wordt verstuurd naar de leverancier op moment dat deze de volledige procuratieschema heeft doorlopen. Als je als beheerder een order hebt goedgekeurd namens een andere medewerker heb je alleen diens actie uitgevoerd. Mogelijk komt de order eerst bij een andere medewerker terecht, als je de order volledig wilt goedkeuren dien je ook de actie(s) die bij de volgende medewerker komt te staan uit te voeren.

• Related Articles

• Een order beoordelen in de app

  Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden orders, met een een aantal gegevens betreffende deze orders, zoals de leverancier, het bedrag, de datum en de status van de ...

• Orders beoordelen

  Als je een order moet beoordelen, zul je hiervan een melding ontvangen. Als je de Spend Cloud App op je telefoon hebt staan, kun je ook op je telefoon een push notificatie ontvangen op het moment dat je een nieuwe order moet beoordelen. Je kunt hier ...

• Leveranciers beoordelen

  In het menu Inkoop / Leveranciers staan de leveranciers die door de afdeling Inkoop beoordeeld dienen te worden. Dit zijn leveranciers die door medewerkers zijn aangevraagd om toe te voegen aan de Spend Cloud, omdat zij hier bestellingen willen ...

• Het inkoop-archief

  In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden. Je kunt hier de huidige status ...

• Beoordelen van orders door de Inkoopafdeling

  Mocht jouw organisatie hier gebruik van maken, dan kan je in het menu-onderdeel Beoordelen alle orderaanvragen vinden die beoordeeld moeten worden door de Inkoopafdeling. Deze orders zijn al goedgekeurd door middel van de ingestelde procuratie. De ...