In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de contractbeheermodule:
Contractbeheer - De notificatiemails binnen de Spend Cloud
Hieronder zal worden uitgelegd welke e-mailnotificaties er allemaal onder deze module worden uitgestuurd vanuit de Spend Cloud. Het is niet mogelijk om deze notificaties per gebruiker te laten uitschakelen.
Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe openstaande acties toegekend, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail. Dit geld echter niet voor alle notificaties alleen voor de openstaande acties (+ herinnering hiervan) de rest van de notificaties zijn gebonden aan een actie en zullen altijd worden uitgestuurd.
- Openstaande acties voor contracten
Als er nieuwe openstaande acties klaarstaan voor een medewerker om uit te voeren, ontvangt de medewerker een notificatiemail. Denk hierbij aan wanneer een contracteigenaar een actie moet uitvoeren op een contract. In de e-mailnotificatie staat een link naar het dashboard. Op het dashboard kan de contracteigenaar dan zien op welke contracten er een actie kan worden uitgevoerd. Wanneer een medewerker nog niet is ingelogd in de Spend Cloud, zal de medewerker maar één notificatiemail ontvangen (om zo de mailbox niet te vervuilen). - Herinnering 'openstaande acties'
Naast de standaard notificatiemails kun je ook de frequentie voor de herinneringsmails instellen voor de openstaande acties.
In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd. (Dit kan afwijken van wat er bij jullie Spend Cloud-omgeving staat ingesteld.) - Contracten notificatiedatum e-mail eigenaar (per actie)
Wanneer je een contracteigenaar bent van een contract, ontvang je hier een notificatiemail van wanneer de ingestelde datum is bereikt. Deze notificatie is gekoppeld per actie en zal altijd worden uitgestuurd aan de contracteigenaar van het desbetreffende contract.
- Contracten notificatiedatum e-mail betrokkenen (per actie)Wanneer je als betrokkenen bent gekoppeld aan een contract ontvang je hier een notificatiemail van wanneer de ingestelde datum is bereikt. Deze notificatie is gekoppeld per actie en zal altijd worden uitgestuurd aan alle betrokkenen van het desbetreffende contract.
- Contracten verwerking e-mail eigenaar (per actie)
Wanneer de status van een contract zal wijzigen, wordt de contracteigenaar hiervan op de hoogte gebracht door middel van een notificatiemail. In de mail zal ook de datum staan wanneer de wijziging van toepassing is. - Contracten verwerking e-mail betrokkenen (per actie)
Wanneer er aangegeven is of een contract verlengt of beëindigd zal worden, ontvangen de betrokkenen hiervan een notificatiemail wanneer deze wijziging van toepassing zal zijn. - Contracten registratie e-mail betrokkenen (per actie)
Wanneer een contract geregistreerd is, zullen de betrokkenen hiervan op de hoogte worden gebracht door middel van een notificatiemail. In de mail staat de datum genoteerd wanneer het contract actief is geworden. - Contracten registratie e-mail eigenaar (per actie)
Wanneer er voor jullie omgeving staat ingesteld dat het contract ter registratie kan worden aangeboden aan een contracteigenaar zal de contracteigenaar met deze actie een notificatiemail ontvangen. - Mening gevraagd (per actie)
Deze notificatie brengt de gebruiker op de hoogte voor een specifiek contract waarbij de mening is gevraagd door een collega. In de meeste gevallen wordt er een reactie verwacht van de medewerker. - Reactie op gevraagde mening (per actie)
Wanneer je als gebruiker een mening hebt gevraagd in de contractmodule, krijg je een notificatie wanneer er een reactie is gegeven op de gevraagde mening.
In het artikel E-mails staat uitgelegd hoe je een algemene notitie kunt toevoegen in een notificatiemail. De tekst van de bovenstaande notificaties kan namelijk niet worden bewerkt, vandaar dat er een optie is om als organisatie toch een persoonlijke boodschap aan de notificatie toe te voegen.
Als beheerder heb je de mogelijkheid om een testmail naar jezelf te sturen. Zo kun je zien hoe de mail is opgebouwd die de medewerkers ontvangen.