Contractbeheer configinstellingen

In het menu-onderdeel Configinstellingen / Contractbeheer, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Contractbeheer. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.

Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.

Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.

Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.

001 - Contractnummer formaat (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Hier staat het formaat ingesteld waar de contractnummerreeks voor contracten op is gebasseerd. Naast startjaar en volgnummer kan hier ook (een deel van) het administratienummer in worden verwerkt. Deze reeks geldt voor alle contracten binnen de Spend Cloud omgeving. Een wijziging hierin is behoorlijk impactvol, wanneer dit moet worden gewijzigd dienen ook alle historische contracten te worden aangepast. Om deze redenen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.

062 - Extra velden contract informatie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Het is mogelijk om een aantal extra velden toe te voegen aan contracten, dit betreft de velden: Contractsoort*, Beschrijving, Referentienummer, verlengingsvorm, prijsindexering*, factuurmoment*, factuurfrequentie*, (fysieke) bewaarplekken en retentieperiode. In de volgende artikelen lees je meer over Contractsoorten, bewaarplekken in Spend Cloud en prijsindexaties doorvoeren in Spend Cloud.

* = verplicht veld indien ingeschakeld

058 - Oudste contractdatum

Geef hier aan wat de oudste datum kan zijn om in te voeren als startdatum van een contract. Wanneer dit veld leeg wordt gelaten kan het startjaar maximaal 10 jaar geleden zijn.

006 - Uitvoerder contractactie

Met deze instelling kun je aangeven wie de uitvoerder moet zijn van de actie om een contract te vernieuwen of beëindigen. 

059 - Koppelen factuur

Geef hier aan hoeveel dagen na het beëindigen van een contract het nog mogelijk moet zijn om het contract aan een factuur te koppelen. In dit artikel lees je meer over het koppelen van factuurregels aan een contract.

026 - Toelichting

Hier kun je aangeven of het veld ‘Toelichting’ beschikbaar moet zijn bij het verlengen van een contract.

022 - Contractsoorten per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Indien deze instelling staat ingeschakeld is het mogelijk contractsoorten te definiëren per administratie.

023 - Bewaarplekken per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Indien deze instelling staat ingeschakeld is het mogelijk bewaarplekken te definiëren per administratie.

031 - Beoordelen bij wijzigen

Als een contract is gewijzigd, moet het dan opnieuw beoordeeld worden? Dat kun je hier aangeven. 

054 - Scan alle inhoud van contracten (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Wanneer deze instelling staat ingeschakeld kun je in het archief van Contractbeheer zoeken op tekst welke herkend is in de PDF bestanden van contracten.

055 - Vrije velden

Door deze instelling in te schakelen heb je toegang tot het menu ‘Vrije velden’. Zo kun je extra velden aanmaken, die ingevuld moeten worden bij het registreren van een contract. In dit artikel lees je meer over het toevoegen van vrije velden voor contracten.

056 - Mening vragen

Hier kun je aangeven of een gebruiker zelf een e-mailadres kan invullen of alleen gebruik kan maken van de selectiebox (met keuze uit alle medewerkers die in het systeem staan). 

Contracteigenaar

003, 004, 028, 063 - Acties contracteigenaar

Deze instellingen hebben betrekking op de contracteigenaar. Je kunt aangeven of een contracteigenaar een contract moet bevestigen, of de contracteigenaar de mogelijkheid krijgt om een contract te registreren en wat de standaard gekozen actie moet zijn bij een contract (verzenden te bevestigen of verzenden te registreren). Bij instelling 029 (alleen te bewerken door een Visma | ProActive (support) consultant) kan vastgelegd worden welke velden door de contracteigenaar mogen worden aangepast indien het contract ter registratie is verzonden.

027 - Koppel organisatorische eenheid aan contracten (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instelling maakt het mogelijk om organisatorische eenheden te koppelen aan contracten, waardoor je in het archief de mogelijkheid hebt om contracten die bij een bepaalde OE horen gemakkelijk te zoeken. Deze instelling zorgt er niet voor dat gebruikers met een rol op dezelfde OE toegang hebben tot het contract.

029 - Gebruikers en groepen koppelen aan contract

Wanneer deze instelling staat ingeschakeld is het mogelijk gebruikers individueel of middels een groep te koppelen aan een contract. Lees hier meer over contractbetrokkenen en groepen.

049, 007, 050, 030 - instelling (automatisch) invullen datum actiemoment en informeer op datum

Middels deze instelling kun je aangeven of het systeem automatisch datums invult, hoeveel maanden voor de einddatum het actiemoment wordt ingevuld en hoeveel maanden voor het actiemoment de informeer op datum(s) worden ingevuld.

057 - Contract financieel coderen

Indien deze instelling staat ingeschakeld is het mogelijk om voor contracten een financiële codering aan te maken. Op basis van deze gegevens kun je informatie van de contracten uit het menu-onderdeel Rapportage halen welke dan beschikbaar wordt.

Financieel

024, 025, 052, 020 en 061 - Facturen

Met deze instellingen kun je aangeven wat er moet gebeuren op het moment dat er een factuur binnenkomt die te maken heeft met een bepaald contract. Wil je deze factuurregels automatisch goedkeuren? Zo ja, hoeveel mag het bedrag dan afwijken van het bedrag in het contract? In dit artikel lees je meer over het automatisch goedkeuren van facturen op basis van een contract. Met instelling 061 (alleen te bewerken door een Visma | ProActive (support) consultant) kun je aangeven of de export van een verplichting wordt gebruikt in het menuonderdeel Rapportage. 

008, 011, 014, 053, 015, 032, 035, 038, 041, 044 - Notificaties

Met deze instellingen kun je aangeven of er notificaties en herinneringen gestuurd moeten worden naar gebruikers. Je kunt hierbij ook de frequentie van de e-mails aangeven.

051/047 - Digitale mailbox contractbeheer (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)

Deze instellingen hebben betrekking op het beschikbaar stellen van de mailbox om contracten in te ontvangen. 

• Related Articles

• Contractbeheer groepen toevoegen en bewerken

  In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers ...

• Wat kun je met de module Contractbeheer?

  Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...

• Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract

  Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Afhankelijk van jouw eigen contractbeheerproces sluit de Spend Cloud hierop aan. Wanneer er met een ...

• Het Contractbeheer archief inzien

  In het Archief vind je een overzicht van alle contracten waar je bij betrokken bent (geweest), bijvoorbeeld als contracteigenaar of als contractbetrokkene. Een applicatiebeheerder kan standaard alle contracten inzien. Vanuit het overzicht kun je ...

• Gebruikershandleiding Contractbeheer - Een contract registeren, bevestigen en beoordelen (verlengen of beëindigen)

  In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van het gehele proces betreft het contractmanagement proces . Inloggen Spend Cloud Dashboard ...