De Spend Cloud helpt medewerkers tijd te besparen bij het verwerven van goederen en diensten
De Spend Cloud is ontwikkeld met één helder doel: "Minimaliseer de tijd die besteed wordt aan het verwerven van goederen en diensten om mijn werk te doen." Dit principe noemen wij onze North Star: een duidelijke koers waarop alle keuzes in productontwikkeling zijn gebaseerd en die richting geeft aan hoe we de Spend Cloud continu blijven verbeteren.
Waarom is dit zo belangrijk?
Elk moment dat medewerkers besteden aan het regelen, aanvragen of verwerken van goederen en diensten, is kostbare tijd die ze niet kunnen besteden aan hun kerntaken. De Spend Cloud is zo ontworpen dat dit proces vanaf het eerste moment intuïtief, logisch en efficiënt verloopt, zonder onnodige tussenstappen, vertragingen of handmatig werk.
Waar draait het om?
- Tijdsbesparing – Hoe minder tijd medewerkers besteden aan het verwerven en verwerken van goederen en diensten, hoe meer ruimte voor waardevol werk.
- Efficiëntie – Door slimme automatisering verminderen we handmatige handelingen in het hele proces.
- Grip & controle – Het behouden van realtime inzicht en kunnen sturen op betrouwbare gegevens, zonder concessies aan proceskwaliteit.
Dit stelt ons in staat om processen continu te verbeteren en te versnellen.
Waarom werken we met een North Star??
Tegelijkertijd wil de organisatie grip houden op uitgaven en controle hebben over financiële processen, zonder vast te lopen in operationele administratie. Daarom hanteren we binnen de Spend Cloud een duidelijk uitgangspunt: "Het verwerven van de juiste goederen en diensten moet zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verlopen, zonder onnodige tussenstappen."
Onze North Star zorgt ervoor dat we dit doel niet alleen nastreven, maar ook meetbaar maken en continu verbeteren.
Hoe meten we tijdsbesparing in de Spend Cloud?
Om ervoor te zorgen dat de Spend Cloud écht tijdbesparing oplevert, meten we nauwkeurig hoeveel tijd medewerkers daadwerkelijk besteden aan het verkrijgen en gebruiken van goederen en diensten.
Wat meten we precies?
- Facturen → Hoeveel handelingen vereist zijn binnen het factuurproces en hoeveel tijd dit kost.
- Inkooporders → Hoe efficiënt de bestelling en goedkeuring van orders verloopt.
- Declareren → De tijd die wordt besteed aan het aanmaken, indienen en verwerken van declaraties.
- Contractbeheer → De tijd die nodig is voor registratie en beheer van contracten.
- Kas- en pasboekingen → De handelingen bij transacties met betaalpassen.
- Algemeen applicatiebeheer → Tijd besteed aan het beheren van gebruikers, rollen, rechten en andere (financiële) gegevens.
Hoe meten we dit?
We kijken naar geanonimiseerde interactiedata in de Spend Cloud, zoals klikken, typen en navigatiebewegingen. Hiermee meten we hoe processen verlopen en krijgen we een nauwkeurig beeld van waar gebruikers het meeste tijd besteden binnen het proces van het verwerven van goederen en diensten. We analyseren patronen in het gebruik, niet het gedrag van specifieke personen. Zo maken we tijdsverlies inzichtelijk en onderbouwen we waar en hoe processen effectiever kunnen.
Elke procesverbetering wordt gebaseerd op data, zodat optimalisaties aantoonbaar bijdragen aan minder tijdverspilling.
Wat betekent dit voor jou als klant?
- We identificeren en optimaliseren knelpunten in jullie proces.
- Je krijgt concrete inzichten in waar tijd verloren gaat binnen de Spend Cloud.
- Op basis van gebruiksdata doen we gerichte verbetervoorstellen die dagelijks bijdragen aan tijdswinst en procesverbetering.
Hoe blijven we de Spend Cloud optimaliseren?
We gebruiken de inzichten uit onze North Star-metingen om constant knelpunten te herkennen en via productoptimalisaties weg te nemen. Dit betekent dat we niet alleen werken aan een optimale implementatie, maar ook doorlopend verbeteringen doorvoeren.
1. Tijdens de implementatie:
We richten de Spend Cloud in op basis van best practices, waarbij we uitgaan van een efficiënt, geautomatiseerd proces met zo min mogelijk handmatige stappen. Zo zetten we vanaf dag één in op tijdsbesparing.
2. Na livegang:
Doorlopend analyseren we de interactiedata om verdere gebruiksoptimalisatie mogelijk te maken. Op basis van input en inzichten passen we processen aan of introduceren we nieuwe features die jouw proces verder versnellen.
3. Optimalisatiegesprekken:
We bekijken met jullie team welke processen nog scherper kunnen. Op basis van jullie North Star-data stellen onze Customer Success-specialisten gerichte productoptimalisaties voor.
Het doel? Structureel minder tijd kwijt zijn aan het verwerven van goederen en diensten.
Benieuwd hoeveel tijd jouw organisatie kan besparen met de Spend Cloud?