Declaratie configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.
Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.
Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.
Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.
001 - Declaratienummer formaat (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hier staat het formaat ingesteld waar het declaratienummer op is gebasseerd. Deze is doorgaans opgebouwd uit het jaartal en een reeks opvolgnummers. Deze reeks geldt voor alle declaraties binnen de Spend Cloud omgeving. Een wijziging hierin is behoorlijk impactvol, wanneer dit moet worden gewijzigd dienen ook alle historische declaratieste worden aangepast. Daarnaast dient er rekening mee gehouden te worden of het financieel pakket (of salarispakket) waar de declaraties naar worden geëxporteerd het formaat aan kan. Om deze redenen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
041 - Afstandberekening
Je kunt kiezen of het aantal kilometers wordt berekend via de snelste of de kortste route volgens Google Maps.
004 - Administraties (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om bij het invullen van een declaratieregel een administratie in te vullen.
005 - Dienstverbanden (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om dienstverbanden te configureren bij medewerkers in de Spend Cloud.
006 - Kostenplaats (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om bij het invullen van een declaratieregel een kostenplaats in te vullen.
074 - BTW (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om BTW codes in te stellen bij declaratiesoorten.
008 en 009 - Vertaling dienstverband
Hier geef je de vertaling aan in enkelvoud en meervoud van ‘employments’. Standaard vertalen wij dit naar ‘dienstverband’.
010 - Koppel declaratiesoorten aan organisatorische eenheden (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld kun je declaratiesoorten aan organisatorische eenheden koppelen. Op deze manier kunnen gebruikers alleen de declaratiesoort kiezen die gekoppeld is aan de OE waar zij een rol op hebben.
011 - Maximum aantal tekens
Je kunt instellen hoeveel tekens de gebruikers maximaal mogen typen bij het veld omschrijving bij het indienen van een declaratie.
012 - Beschrijving in de kop (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om een toelichting in de kop van een declaratie te vullen, naast de reeds bestaande mogelijkheid om een toelichting in de declaratieregel in te vullen.
013 - Periode in de kop (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om tijdens het aanmaken van een declaratie de periode in de kop van de declaratie te vullen. Deze instelling kan niet worden gewijzigd in Spend Cloud omdat sommige pakketten hier niets mee kunnen, en voor andere het juist verplicht is, met name als de periode in het pakket al gesloten van een declaratie uit het verleden.
058 - Standaard ingevulde datum bij het indienen van een declaratie
Je kunt aangeven welke datum standaard staat ingesteld bij het indienen van een declaratie. Je kunt kiezen uit de eerste dag van de periode waarvoor de declaratie wordt aangemaakt, de datum van de dag dat de declaratie wordt aangemaakt (als deze valt binnen de huidige periode) of om het veld leeg te laten.
014 - Aantal declaraties per periode
Op het moment dat je inschakelt dat gebruikers maar 1 declaratie per periode mogen doen. Zullen ze verschillende declaratieregels moeten bundelen in 1 declaratie als ze toch meerdere producten/diensten willen declareren.
015 - Datum van de declaratieregel
Indien ingeschakeld, moet de datum van de declaratieregel binnen de periode vallen dat de declaratie wordt ingediend. Gebruikers kunnen dan geen declaratie indienen voor iets dat zij vorige maand hebben gekocht/gedaan.
056 - Maximum verschil periode (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hier kan worden ingesteld wat het maximum aantal dagen verschil mag zijn tussen de datum van de declaratie in de declaratieregel en de periode in de kop van de declaratie. Alleen van toepassing indien instelling 013 is ingeschakeld.
046 - Import
Je kunt hiermee een import doen van medewerkers met de standaard declaratierol.
057 - registratienummer (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk een registratienummer op te geven bij een dienstverband (indien ingeschakeld) van een medewerker.
068 - Vast bedrag
Hiermee kun je instellen dat een gebruiker voor een vast bedrag iets kan declareren. Dit kun je instellen per declaratiesoort. Deze instelling werkt met een beperkt aantal financiële pakketten/salarispakketten én indien instellingen 013, 015 en 056 zijn ingeschakeld. Lees hier meer over het instellen van declaratiesoorten.
018, 038, 021, 024, 025, 026, 029, 080, 032, 069 - Notificaties
Met deze instellingen kun je aangeven of er notificaties en herinneringen gestuurd moeten worden naar gebruikers. Je kunt hierbij ook de frequentie van de e-mails aangeven.
035, 036 en 037 - Bevestiging
Met deze instellingen kun je aangeven of er een bericht (met welke inhoud) moet worden getoond aan een declarant waarin hij nog kan bevestigen gegevens naar waarheid te hebben ingevuld.
042 en 077
We raden het af om deze instellingen in te schakelen.
045 - Afkeuren en verwijderen
Hier kun je het mogelijk maken om vanuit het exportoverzicht nog declaratieregels af te keuren of te verwijderen.
043, 067, 044, 048, 049, 050 tm 054(Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instellingen hebben betrekking op de export van declaraties. Zo kun je aangeven of de periode geëxporteerd moet worden, of de periode standaard de datum van de export moet zijn, of er een startdatum meegegeven dient te worden en of er per administratie een verschillend salarispakket aangehoduen dient te worden. Daarnaast is hier het exportformaat voor salarispakket ingesteld (indien van toepassing) en pakket specifieke exportwaarden worden hier vooraf gedefinieerd.. Tot slot kun je hier waarden invullen om mee te geven in de export die betrekking hebben op de uitbetaling in het pakket.
069 - Notificatie bij ‘betaald’
Hiermee kun je instellen dat als je declaraties als ‘betaald’ hebt gemarkeerd, gebruikers een notificatie e-mail krijgen dat hun declaratie is betaald.
047 - Dimensies
Het gebruik van de ingestelde vrije velden in de module Declareren beschikbaar maken.
059 - Mening vragen
Hier kun je aangeven of gebruikers alleen medewerkers een vraag kunnen stellen uit de medewerkerslijst of dat ze ook een e-mailadres kunnen ingeven van een persoon aan wie ze een mening willen vragen.
Related Articles
Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)
In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...Een declaratie aanmaken
In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ...Declaraties controleren
Nadat een declaratie is volledig is goedgekeurd middels het procuratieschema, bestaat er de mogelijkheid om deze nog een laatste keer te controleren, alvorens deze in het onderdeel exporteren terechtkomt. Dit onderdeel is optioneel en kan dus ook ...Voortgang declaraties
In Spend Cloud kun je de voortgang van het beoordelen van de declaraties bijhouden. Je vind dit menu via Declareren / Voorgang. Meer informatie over dit menu In dit menu vind je per medewerker een tijdsbestek van hoeveel dagen een declaratie ...Declaraties-procuratie inrichten
In het menu-onderdeel ‘Procuratie’ kun je instellen op welk niveau de declaraties moeten worden beoordeeld. Nieuwe procuratie toevoegen Met een procuratieniveau kun je aangeven tot welk bedrag een medewerker mag beoordelen. Als er een procuratie van ...