Declaratiesoorten
Bij het aanmaken van een declaratie dient de gebruiker een soort declaratie te kiezen. In het menu Applicatiebeheer / Declareren / Soorten bepaal je uit welke soorten de gebruiker kan kiezen.
Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken bovenaan dit menu, kun je een nieuwe declaratiesoort aanmaken. Vul tenminste de verplichte velden, te herkennen aan het sterretje. Daarna kun je bovenaan kiezen voor ‘Opslaan’. De nieuwe declaratiesoort is direct te selecteren bij het aanmaken van een nieuwe declaratie (mits deze actief is vanaf de datum van vandaag, zie kopje 'Actief van / Actief tot in dit artikel).
Afbeelding 1. Wanneer een declaratie wordt aangemaakt, moet er ook een soort gekozen worden.
Instellingen binnen een soort
De meeste instellingen binnen een declaratiesoort zullen vanzelfsprekend zijn, voor een aantal opties geldt dat misschien minder. We zetten daarom wat zaken die je als applicatiebeheerder binnen een declaratie-soort kunt bepalen op een rijtje.
Eenheid
In dit veld kun je bepalen je wat de eenheid waarin er gedeclareerd kan worden bij het kiezen van deze soort. Een eenheid dien je eerst toe te voegen in het menu Applicatiebeheer / Declareren / Eenheden. Voorbeelden van eenheden zijn 'Uur', 'Dag' of 'Stuk'. Daarna kun je de eenheid selecteren bij het aanmaken van de declaratiesoort.
In dit veld kun je bepalen je wat de eenheid waarin er gedeclareerd kan worden bij het kiezen van deze soort. Een eenheid dien je eerst toe te voegen in het menu Applicatiebeheer / Declareren / Eenheden. Voorbeelden van eenheden zijn 'Uur', 'Dag' of 'Stuk'. Daarna kun je de eenheid selecteren bij het aanmaken van de declaratiesoort.
Invoerwaarde
Als je een soort wilt aanmaken speciaal voor reiskosten, kies dan bij invoerwaarde voor 'Aantallen'. Indien gewenst, kan je bij 'Correctie-aantal' aangeven dat er alleen gedeclareerd kan worden vanaf een bepaald aantal kilometers. Geef bij 'Tarief' de vergoeding per kilometer in, bijvoorbeeld € 0,19. Kies 'Ja' bij 'Adres-invoer' als de declarant moet aangeven van en naar welk adres er reiskosten worden gedeclareerd. De Spend Cloud berekent, indien gewenst, automatisch de afstand voor de medewerker.
Op het moment dat de declarant een het van- en naar-adres invoert, wordt deze route op de achtergrond (onzichtbaar dus) bij Google Maps ingevoerd. Google berekent altijd twee routes: de snelste (waarbij files en/of werkzaamheden omzeilt worden), of de kortste route (puur op het aantal meters wordt de kortste route berekend, los van eventuele files). In jouw Spend Cloud wordt één van deze berekeningen als standaard gekozen. Neem contact op met de Support-afdeling als je deze instelling wilt wijzigen.
Actief van / Actief tot
In deze velden bepaal je vanaf en tot wanneer welke datum de declaratiesoort te kiezen is. Valt de gekozen datum in een declaratie buiten de hier ingestelde data , komt er bij het opslaan van de declaratie een melding naar voren dat de soort niet op die datum gekozen kan worden. De declarant zal dan moeten kiezen voor een andere declaratiesoort.
Beoordeling door
In het
rollenoverzicht bepaal je het procuratieschema voor de module Declareren. Standaard doorloopt een declaratie de procuratie die hier is ingericht. Echter kan je met de 'Beoordeling door'-instelling in de declaratiesoort bepalen dat alle declaraties in deze soort een afwijkend schema doorloopt. Kies voor 'Afwijkend' en vervolgens een organisatorische eenheid. De declaratie zal het procuratieschema van deze organisatorische eenheid doorlopen.
Invoerwaarde
Als je een soort wilt aanmaken speciaal voor reiskosten, kies dan bij invoerwaarde voor 'Aantallen'. Indien gewenst, kan je bij 'Correctie-aantal' aangeven dat er alleen gedeclareerd kan worden vanaf een bepaald aantal kilometers. Geef bij 'Tarief' de vergoeding per kilometer in, bijvoorbeeld € 0,19. Kies 'Ja' bij
'Adres-invoer' als de declarant moet aangeven van en naar welk adres er reiskosten worden gedeclareerd. De Spend Cloud berekent automatisch de afstand voor de medewerker als je daarvoor kiest.
Staan er andere instellingen in de declaratiesoort waarover je twijfelt? Neem dan contact op met de Support-afdeling of
stel je vraag aan de betreffende consultant
(in het geval van een implementatietraject)
.
Meer opties
Wanneer je naar het menu Applicatiebeheer / Declareren / Soorten, zie je aan het einde van elke declaratiesoort een knop met drie puntjes ('Meer opties'). Koppel hier de gewenste organisatorische eenheden aan de soort (let op: deze optie kan voor jouw organisatie uitgeschakeld staan). Alleen gebruikers met een declaratie-rol op een gekoppelde organisatorische eenheid kunnen voor deze soort kiezen. Verder zie je ook onder deze drie puntjes de opties 'Omhoog' en 'Omlaag'. Hiermee kan je een soort in de lijst hoger of lager zetten. Dit kan handig zijn als je veel soorten beheert en de ene soort vaker moet bewerken dan de anderen.
Afbeelding 2. Meer opties bij een declaratiesoort
Related Articles
Declaratie configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...