Een verplichting afboeken
Voorafgaande aan een project stel je een bedrag beschikbaar van de verwachte kosten voor dit project. Dit is de verplichting die je aangaat met een relatie. Als dit project daadwerkelijk van start gaat, zullen er facturen binnenkomen van deze relatie. Deze kosten kun je afboeken van de verplichting, om overzicht te behouden op alle reeds gemaakte kosten en de daarbij nog openstaande bedragen.
Een factuur afboeken van een verplichting
Tijdens het coderen van een factuur kun je het factuurbedrag afboeken van een verplichting. Bij het coderen van een factuur leg je alle financiële gegevens van de factuur vast. Het onderdeel waar je de codering van een factuur vastlegt, kun je vinden bij Factuurverwerking / Coderen. Hier selecteer je de betreffende factuur en vul je de gegevens in.
In het bovenste gedeelte van de codering (ook wel kopregel genoemd), kun je de verplichting selecteren.
Je kunt een verplichting alleen selecteren, als de juiste relatie is geselecteerd bij ‘Crediteur’. Met uitzondering van een algemene verplichtingsregel, dan is de relatie niet relevant. Als je de verplicht hebt geselecteerd, klik je op het hand-icoon om de verplichting toe te passen op alle factuurregels.
Klik op het hand-icoon rechts van de geselecteerde verplichting om deze toe te passen op de factuur
De codering die is ingesteld bij het aanmaken van de verplichting zal nu worden ingevuld bij alle factuurregels. Je hoeft nu niet handmatig de codering in te vullen. De velden gerelateerd aan de verplichting worden grijs weergegeven, dat betekent dat je deze velden niet kunt aanpassen.
Je hebt ook de mogelijkheid om een verplichting te selecteren in de factuurregel. Je kunt dan de kopregel negeren en handmatig de verplichting selecteren in de factuurregel(s). De codering zal nu worden aangepast naar de codering van de geselecteerde verplichting.
Als je alles hebt ingevuld, klik je bovenaan de pagina op ‘Opslaan’. De factuur is nu gecodeerd en het factuurbedrag is van de verplichting afgeboekt. Je kunt de wijzigingen op de verplichting raadplegen in het verplichtingen-overzicht. Ook kun je bij de verplichting de gekoppelde facturen raadplegen.
Een verplichting op basis van een contract afboeken
Als je een verplichting bent aangegaan op basis van een contract, kun je deze verplichting en het contract selecteren tijdens het coderen van een factuur. Een groot voordeel om een verplichting aan te maken op basis van een contract, is dat je de codering van het contract al vastlegt bij het aanmaken van de verplichting.
Eerst kies je bij ‘Contract’ het betreffende contract en selecteer je daaronder de verplichting. Op het moment dat de verplichting wordt gekozen, wordt de codering die daarbij hoort automatisch ingevuld.
Achter het contractveld, zie je twee iconen staan. Als je op het document-icoon staat, opent er een voorvertoning van het contract. Als je hierop klikt, kun je het contract downloaden. Het vergrootglas-icoon brengt je naar een pagina waar je alle informatie van het contract kunt bekijken, indien je voldoende rechten hebt om het contract te bekijken. Bij het aanmaken van een contract moet je aangeven wat de factuurkosten zijn voor een bepaalde periode. Als de kosten op de binnengekomen factuur niet overeenkomen met de kosten vastgelegd in het contract, krijg je een foutmelding te zien.
Als alles is ingevuld, klik je op ‘Opslaan’ bovenaan de pagina. Het factuurbedrag is nu afgeschreven van de verplichting. De wijzigingen kun je bekijken in het verplichtingen-overzicht.
Gekoppelde facturen
Om het overzicht te behouden, wordt de factuur gekoppeld aan het contract. Je kunt de gekoppelde facturen bekijken bij Contractbeheer / Archief. Hier kun je het betreffende contract zoeken en bekijken door op de regel of het vergrootglas-icoon te klikken. Je komt nu op een pagina waar je alle informatie die bij het contract hoort kunt vinden. Onderaan de pagina zie je de kop ‘Gekoppelde facturen’. Hier zie je alle facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Door op het plus-icoon te klikken kun je nieuwe factuurregels en verplichtingen koppelen aan het contract. Als je op de regel klikt in het overzicht, kom je op een pagina waar je alle gegevens van de factuur kunt bekijken. In de factuurregel kun je zien welk contract eraan is gekoppeld en de bijbehorende verplichting.
Related Articles
Een nieuwe verplichting toevoegen
Als je een nieuwe verplichting aangaat, kun je deze registreren in Spend Cloud. Je doet dit onder de knop ‘Verplichting toevoegen’ bovenaan het verplichtingen-overzicht. Als je op deze knop klikt, kom je op de pagina waar je alle gegevens van de ...Gebruikershandleiding Verplichtingen - Verplichtingen en budgetten beheren
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je verplichtingen kunt onderhouden, door deze toe te voegen en af te boeken én hoe je ...Een nieuw budget toevoegen
Je kunt een nieuwe budget registreren met de knop ‘Budget toevoegen’ bovenaan het budget-overzicht (Verplichtingen>Budgetten). Je komt nu op een pagina waar je alle gegevens van het budget kunt invullen. Omschrijving Hier kun je een korte ...Verplichtingen configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Verplichtingen, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Verplichtingen. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...Wat kun je met de module Verplichtingen?
Een verplichting is een financiële verplichting die ontstaat uit een afgenomen product en/of dienst. Zo kan er een verplichting ontstaan op basis van een offerte, een contract of een order. Deze verplichting ga je aan met een relatie, die de dienst ...