Een factuur op basis van een contract (automatisch goedkeuren)

Indien jouw organisatie gebruik maakt van de modules Contractbeheer en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om facturen te koppelen aan een contract. Zo kun je instellen dat  een factuurregel automatisch wordt goedgekeurd op basis van dit contract. In dit artikel geven we je hier meer informatie over.

Indien je gebruikt wilt maken van deze functionaliteit, dan dient deze ingeschakeld te zijn in de configuratie door een Visma | ProActive Consultant. Mocht dit om wat voor reden dan ook op een later moment ingeschakeld moeten worden, dan kun je dit via onze Supportafdeling aanvragen. 

Het contract toepassen in de factuur

Nadat een factuur is toegevoegd en klaarstaat in het menu Coderen kun je de juiste codering bepalen.  Bij het selecteren van een crediteur zal het systeem bovenin het scherm een melding geven op het moment dat er contracten beschikbaar zijn. 

Contracten die beschikbaar zijn bij een crediteur

Bij het coderen van de factuurregel kun je vervolgens het juiste contract selecteren bij de factuur. Het aantal contracten dat hier naar voren komt, is afhankelijk van het aantal contracten dat is aangemaakt bij deze crediteur.

Een contract selecteren in de factuurregel

In sommige gevallen zal de Spend Cloud bij het selecteren van het contract een groene balk tonen die aangeeft dat de factuurregel automatisch goedgekeurd zal worden. De factuurregel hoeft dan niet door het procuratieschema en de factuur kan na het verzenden eventueel direct geëxporteerd worden naar het financiële pakket (afhankelijk van het feit alle regels binnen de factuur automatisch goedgekeurd worden).

Voorwaarden om een contract te kunnen selecteren bij een factuur

Of een contract geselecteerd kan worden bij een factuur hangt af van een aantal voorwaarden:

1. Het contract en de factuur zijn geboekt op dezelfde relatie. Je kunt geen factuur koppelen aan een contract die is gekoppeld aan een andere relatie.
   
2. De factuur en het contract worden geboekt in dezelfde administratie. Je kunt geen factuur koppelen aan een contract welke niet in dezelfde administratie is geboekt.
   
3. Het contract is niet beëindigd óf de einddatum valt binnen de ingestelde tolerantie waar binnen facturen nog gekoppeld mogen worden aan beëindigde contracten. Je kunt alleen facturen koppelen aan contracten welke actief zijn. Binnen de configinstellingen van contractbeheer kan ingesteld worden tot hoeveel dagen na de einddatum van een contract er nog facturen aan mogen gekoppeld. Dit kan ingesteld worden door een Spend Cloud beheerder binnen jullie organisatie via de configinstellingen van contractbeheer. Meer informatie over de contractbeheer configinstellingen kun je hier lezen. 

Voorwaarden automatisch goedkeuren van de factuur op basis van een contract

Of een factuurregel automatisch goedgekeurd wordt op basis van een contract, hangt af van een aantal voorwaarden:

1. Bij het contract is ingesteld dat een factuur automatisch goedgekeurd mag worden. 
   
2. De kosten vallen binnen de ingestelde prijs-afwijkingstolerantie. 
   
3. De wijze waarop kosten van het contract zijn vastgelegd in de Spend Cloud lopen gelijk aan de momenten waarop de kosten gefactureerd worden (dit is aangegeven bij de contractperiode).
   

Controleer bovenstaande zaken goed als je je afvraagt waarom een factuurregel niet goedgekeurd kan worden op basis van het contract.

De kosten van een factuur vallen buiten de kosten van het contract

Als de kosten van een factuur niet vallen binnen de kosten van het contract en de ingestelde prijs-afwijkingstolerantie, kan de factuur niet automatisch worden goedgekeurd. 

Overschrijding van de afgesproken contract kosten

De Spend Cloud kijkt zowel naar de kosten voor een periode als de totale kosten voor de looptijd van het contract. Op basis hiervan kijkt de Spend Cloud of de kosten van de factuur voor de opgegeven periode niet overschreden worden. Indien het bedrag dat afgeboekt wordt op het contract hoger is dan de kosten van het contract zal de Spend Cloud daar een melding van geven. De factuurregel wordt in dit geval niet automatisch goedgekeurd en zal beoordeeld moeten worden door een tekenbevoegde. Het is dan ook verplicht om een medewerker in te vullen voordat je de factuur kan verzenden.

De Spend Cloud houdt bij hoeveel factuurregels er afgeboekt worden op het contract. Indien het opgetelde bedrag van de regels uiteindelijk hoger is dan de totale kosten van het contract plus de eventuele prijs-afwijkingstolerantie, wordt er wederom een melding getoond. Ook dan zal (zullen) de factuurregel(s) niet automatisch goedgekeurd worden en zal het verplicht zijn om een medewerker in te vullen.

Een contract via sjabloon afboeken op een factuur

Indien er een contract is geregistreerd waar een factuur op afgeboekt kan worden, dan is dit mogelijk via een een sjabloon. In het volgende artikel vind je meer

informatie over het afboeken van een factuur op een sjabloon: Sjablonen toevoegen

Een verplichting afboeken op een factuur.

Indien jouw organisatie gebruik maakt van de Verplichtingenmodule, heeft de crediteurenadministratie ook de mogelijkheid om facturen te koppelen aan een verplichting. In het volgende artikel vind je meer informatie over het afboeken van een verplichting: Een verplichting afboeken​

• Related Articles

• Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

  In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

• Een factuur coderen

  In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...

• Waarom is mijn factuur niet automatisch gematcht met de bijbehorende order?

  Je denkt net alle handelingen uitgevoerd te hebben zodat een nieuwe factuur van een bepaalde relatie automatisch door de Spend Cloud gematcht kan gaan worden met de betreffende inkooporder, maar tot je verbazing gebeurt dit niet. Voordat je in paniek ...

• Wat kun je doen als een factuur niet opent in een nieuw scherm?

  Binnen de module Factuurverwerking kun je voor verschillende menu-onderdelen instellen om de PDF van een factuur in een apart scherm te openen zodra je een factuur opent. In dit artikel leggen we je uit wat je kunt controleren als dit niet gebeurd. ...

• Facturen beoordelen en coderen

  Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...