Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket AFAS? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben.
De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is de factuur te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om de factuur toch geëxporteerd te krijgen.
We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen.
AFAS Webservice
- Foutmelding: General message: Voor code verbijzondering '10575' is geen toewijzing bij rekening '4108' of de toewijzing is geblokkeerd.(br)
Mogelijke oorzaak: Geen correcte koppeling tussen genoemde waardes.
Mogelijke oplossing: Deze waardes moeten in AFAS aan elkaar gekoppeld worden.
- Foutmelding: (AntaObject) There is no value entered in mandatory field 'Rekeningnummer' (AcNr)
Mogelijke oorzaak: Bij de administratie in de Spend Cloud moet een van de rekeningnummers gevuld worden
Mogelijke oplossing: Vul bij de betreffende administratie in de Spend Cloud het rekeningnummer in. Vergelijk eventueel hoe dit ingesteld staat bij de andere administraties.
- Foutmelding: (AFASFiEntry)Vat is not allowed for account [number].
Mogelijke oorzaak: AFAS accepteert de btw-code die gebruikt is bij de relatie of het grootboek niet.
Mogelijke oplossing: Controleer in AFAS of de btw-code gebruikt mag worden bij de leverancier en grootboekrekening.
- Foutmelding: General message: Factuurnummer [number] wordt al gebruikt in financieel bij Crediteur [number].
Mogelijke oorzaak: De factuur staat al in AFAS. Waarschijnlijk is de factuur eerder al eens succesvol geëxporteerd naar AFAS. Dit kan weleens voorkomen door een verbindingsfout in een eerdere export.
Mogelijke oplossing: Controleren of de factuur ook echt volledig in AFAS staat. Als dit het geval is dan kun je de optie ‘’Factuur kenmerken als geëxporteerd’ gebruiken.
- Foutmelding: [invoice number]-Error Fetching http headers
Mogelijke oorzaak: Een verbindingsfout
Mogelijke oplossing: Je dient te controleren of de factuur in AFAS is geëxporteerd of niet. Als de factuur correct geëxporteerd is dan kun je de factuur in de Spend Cloud kenmerken als geëxporteerd. Als de factuur niet is geëxporteerd, dan kan het zijn dat de grootte van de factuurbijlage niet geaccepteerd wordt door AFAS. Lees het volgende artikel hoe je dit oplost:
Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren
- Foutmelding: (AntaObject) The foreignkey does not exist in the database. FieldId=Rekeningnummer, ForeignkeyId=KnAnt1
Mogelijke oorzaak: AFAS herkent het gebruikte crediteurennummer niet.
Mogelijke oplossing: Meestal wordt deze melding veroorzaakt omdat de crediteur niet meer actief is binnen AFAS of omdat er bij de crediteur niet is aangegeven, dat dit een crediteur betreft. Dit laatste kan je controleren door de crediteur binnen AFAS te bekijken en te zorgen dat de optie 'Is crediteur' is aangevinkt.
- Foutmelding: (boekstuknummer) - De ingevulde waarde voor veld 'Rekeningnummer' bestaat niet. Gebruik het zoekvenster om een waarde te selecteren.
Mogelijke oorzaak: Het betreffende grootboekrekeningnummer bestaat niet in AFAS, is geblokkeerd of het veld 'Is crediteur' is niet aangevinkt in de eigenschappen van de betreffende crediteur.
Mogelijke oplossing: Controleer of het grootboekrekeningnummer bestaat in AFAS en of deze niet is geblokkeerd. Indien het GB bestaat in AFAS en niet geblokkeerd is, controleer dan of het veld 'Is crediteur' is aangevinkt bij de betreffende crediteur in AFAS.
- Foutmelding: (boekstuknummer) - Het veld 'Project' is niet toegestaan bij het geselecteerde type dossieritem.
Mogelijke oorzaak: Deze melding krijg je als het type dossieritem zo is ingericht dat het type dossieritem alleen via de workflow gewijzigd mag worden.
Mogelijke oplossing: Zoek dit specifieke type dossieritem op in AFAS. Ga vervolgens naar het tabblad Algemeen en kies onder het kopje Afhandeling voor optie W (Bewerken buiten workflow altijd mogelijk).
- Foutmelding: (boekstuknummer) - Totaalbedrag is niet gelijk aan geselecteerd bedrag.
Mogelijke oorzaak: Deze melding krijg je als het bedrag van de factuur in Spend Cloud niet gelijk is aan het bedrag in AFAS.
Mogelijke oplossing: Schakel het vinkje 'direct selecteren' bij het 'facturen afletteren' in Profit in.
Let op! Betreft dit een factuur die definitief afgekeurd is in Spend Cloud? Controleer dan of het bedrag bij deze factuur in AFAS gelijk is aan het bedrag in Spend Cloud. Zo niet, dan pas je het bedrag in AFAS aan zodat deze gelijk is aan het bedrag in Spend Cloud.