Het inkoop-archief

In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden.  Je kunt hier de huidige status bekijken van een order. Door op een regel te klikken kom je op een pagina met meer informatie over de desbetreffende order. Tevens kan je middels het zoekfilter aan de linkerzijde gericht zoeken binnen het archief van Inkoop.

Uitleg van de meeste voorkomende order-statussen

In het archief kun je middels de icoontjes snel zien welke status een order heeft. Wanneer je met je muis op een icoontje gaat staan, zie je de bijbehorende status. Hieronder zie je een toelichting op de belangrijkste icoontjes en daar bijhorende statussen.

Orders met de status 'Nieuw in winkelwagen' staan nog ter verzending in de winkelwagen van een besteller. Deze orders zijn dus nog niet naar de beoordelaar of leverancier verzonden.

Orders met de status 'In behandeling' zijn in behandeling bij een medewerker en zijn nog niet naar de leverancier verzonden. Vaak dienen deze orders nog beoordeeld te worden middels de ingestelde procuratie inrichting. 

Sommige orders worden, afhankelijk van de leveranciersinstellingen, niet automatisch verzonden. Deze moeten dus nog naar de leverancier worden verstuurd. Dit wordt gedaan door de medewerker die is geselecteerd door de besteller in het veld 'Te bestellen door'. Orders met deze status, zijn klaar om door de medewerker naar de leverancier te worden verzonden. Tevens krijgen orders van OCI leveranciers de status 'te bestellen' als de orders niet (direct) door een verbindingsfout bij de leveranciers kunnen worden aangeboden. Lees hier meer over veel voorkomende foutmeldingen bij het plaatsen van een OCI-order. In het artikel staat ook beschreven wat er gedaan kan worden om de foutmelding op te lossen, zodat de orders alsnog verstuurd kunnen gaan worden. 

Een vrachtwagen betekent dat de (deel-)levering van de order geregistreerd kan worden. Het is ook mogelijk om de orderontvangst alsnog ongedaan te makken middels het annuleren van de order. 

De orders waarbij nog niet alle producten als geleverd zijn geregistreerd, krijgen de status 'Gedeeltelijk ontvangen'. Dezes status verandert pas als de overige bestelde producten ook zijn geleverd of als geannuleerd worden gemarkeerd.

 

Een groen vinkje betekent dat de order als geleverd is geregistreerd. De order kan tot op zekere hoogte nog bewerkt worden. Zo kan de codering nog aangepast worden of kan de registratie van de levering nog worden teruggedraaid.

Als de order is voltooid, wordt de order als volledig afgerond gezien. Dat betekent dat er niks meer gewijzigd kan worden; de order kan alleen nog bekeken worden of eventueel gekopieerd indien het geen OCI-order is. Je kunt ook de status van deze order niet wijzigen. Met andere woorden: voltooid is voltooid.

Een order kan gekopieerd worden, zodat je snel en eenvoudig een orderaanvraag die je wilt herhalen, opnieuw kan plaatsen. Let er op dat het kopiëren van orders enkel kan bij orders die op basis van het assortiment zijn besteld of vrije orderaanvragen zijn geweest. Het is niet mogelijk om een order van een OCI leverancier te kopiëren, daar de prijzen en productinformatie tussentijds gewijzigd kunnen worden aan de kant van de leverancier en dan dus de verkeerde (product)informatie naar de leverancier zou worden verstuurd. Als je met je muis op de betreffende order gaat staan, kan je vervolgens aan de rechterzijde de order kopieren (indien mogelijk):

Archief op regelniveau

Door bovenaan het overzicht op de knop ‘Archief op regelniveau’ te klikken, wordt het archief op regelniveau weergegeven. Vanuit dit overzicht kun je gemakkelijk specifieke orderregels terugvinden en bijvoorbeeld een overzicht creëren van alle artikelen die zijn besteld voor een bepaalde kostenplaats. 



Export mogelijkheden binnen het archief van Inkoop

Binnen het archief van Inkoop is het mogelijk om een uitdraai van jouw zoekresultaten te exporteren naar een CSV of Excel-bestand. Handig, zodat je in één oogopslag in het document bepaalde informatie kan opzoeken en waar nodig aanpassingen in het bestand kan doorvoeren of bijvoorbeeld  delen in het bestand kan markeren. Daarnaast is het mogelijk om een PDF uitdraai te maken van de zoekresultaten. 

• Related Articles

• Inkoop configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...

• Wat kun je met de module Inkoop?

  Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag ...

• Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen

  Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...

• Statistieken Inkoop

  Op de statistieken-pagina van Inkoop kun je verschillende statistieken inzien met betrekking tot het gebruik van de module Inkoop. In dit artikel vind je voorbeelden met korte toelichting van verschillende soorten statistieken. Door op de knop ...

• Procuratieniveaus binnen inkoop beheren

  De procuratie van een order verloopt op basis van: - de leveranciersgroep waaronder de leverancier valt; - het procuratieniveau van de bestellende en beoordelende medewerker(s). Deze twee zaken koppel je aan de inkooprol(len) van medewerkers. Door ...