Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt.
Een belangrijke functie die je daarbij kunt inschakelen is ‘Facturen automatisch verwerken’. Met deze functie kun je per relatie instellen dat bepaalde stappen in het factuurverwerkingsproces automatisch worden afgehandeld voor deze relatie als de volledige codering automatisch wordt gevuld. Deze functie is te vinden door een relatie te selecteren via Applicatiebeheer> Algemeen> Relaties en te scrollen naar het kopje ‘Factuurverwerking’.
Als de functie ‘Facturen automatisch verwerken’ is ingeschakeld bij een bepaalde relatie, kun je met behulp van instellingen die hieronder worden benoemd, instellen dat een factuur het menu-onderdeel Coderen overslaat. De factuur van deze relatie kan dan gelijk worden aangeboden bij een beoordelaar of zelfs, indien ingesteld, automatisch worden goedgekeurd en direct worden geëxporteerd.
Automatisch coderen
Om de codering van een factuur zoveel mogelijk automatisch te laten vullen, kun je meerdere stappen nemen:
- Je kunt per relatie een standaard sjabloon aanmaken en deze automatisch laten vullen. Meer informatie over het toevoegen van sjablonen kun je vinden in het volgende artikel: Sjablonen toevoegen
- Per relatie kun je een standaard grootboekrekening, btw en betalingsconditie instellen. Vervolgens kun je aan de grootboekrekening de volgende waardes koppelen of als standaard instellen: kostenplaats, kostendrager, cliënt, organisatorische eenheid, medewerker, actie (te beoordelen/extern coderen). Dit kun je doen met behulp van een workflow en de coderingsmatrix. Als bij een grootboekrekening deze gegevens als standaard zijn ingesteld/gekoppeld en de grootboekrekening, btw en betalingsconditie is ingesteld bij de relatie, kunnen al deze gegevens automatisch worden gevuld bij het herkennen van de relatie door middel van het uitlezen van de PDF/XML. Meer informatie over het instellen van de coderingsmatrix en workflows kun je vinden in het volgende artikel: Coderingsmatrix en workflows
- Als een factuur automatisch wordt gematcht aan een inkooporder, kan de codering automatisch worden gevuld op basis van de order. Meer informatie over het matchen van orders aan facturen kun je vinden in het volgende artikel: Orders matchen
Let op! Indien de functie ‘Facturen automatisch verwerken’ is ingeschakeld, zul je deze facturen dus ook niet meer hoeven te controleren in het menu Coderen.
Indien de codering niet volledig kan worden ingevuld op basis van bovenstaande instellingen, zal de factuur nog handmatig aangevuld moeten worden in het menu Coderen. Het heeft dan geen toegevoegde waarde om de optie ‘Facturen automatisch verwerken’ in te schakelen.
Related Articles
Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties
In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...
Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...
Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...
Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?
De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan ...
Een factuur coderen
In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...