Orders matchen
Als jouw organisatie gebruik maakt van de modules Inkoop en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om inkoopfacturen te matchen aan de inkooporders. Een match houdt in dat er in Spend Cloud een link ontstaat tussen de factuur en de order. Door deze link kun je de codering die is vastgelegd bij de order toepassen op de factuur. Daarnaast kun je, afhankelijk van hoe dit bij de leverancier is ingesteld, een factuurregel automatisch laten goedkeuren als het factuurbedrag en het orderbedrag overeenkomen.
Op het moment dat je een factuur gaat coderen heb je de mogelijkheid om de factuur te matchen aan een inkooporder. Vanuit het codeer-overzicht zie je bij ‘Status’ of een factuur de mogelijkheid heeft om te worden gematcht. Dit zijn de statussen ‘Toegevoegd, gematcht’ weergegeven als een koppel-icoon en ‘Toegevoegd, te matchen’ weergegeven als winkelwagen-icoon.
De status met het koppel-icoon geeft aan dat er een ordernummer is herkend op de factuur. De factuur kan hierdoor
automatisch gematcht worden aan de betreffende inkooporder als ook de bedragen overeenkomen. Het winkelwagen-icoon geeft aan dat er voor de relatie die gevonden is door de tekstherkenning verschillende orders beschikbaar zijn die je kunt matchen.
Als je vanuit het codeer-overzicht op de factuur klikt of op het potlood-icoon aan de rechterkant van de regel, kom je op de codeer-pagina. Hier vind je de knop ‘Orders matchen’. Door hier te klikken open je het matchscherm.
Aan de linkerkant van het scherm zie je alle beschikbare orders. Dit zijn alle in Spend Cloud geregistreerde orders die zijn besteld bij de gekoppelde leverancier. Als de Spend Cloud een ordernummer heeft herkend op de factuur, zal de bijbehorende order automatisch worden geselecteerd. Als er geen ordernummer is herkend moet je zelf de gewenste order(s) opzoeken en selecteren.
Een order is voltooid op het moment dat het volledige orderbedrag is gematcht. Spend Cloud registreert dit en zorgt ervoor dat de order niet meer wordt weergegeven in de lijst van ‘Beschikbare orders’.
Het voltooien van orders wordt aan de rechterkant van het matchscherm weergegeven. Als het orderbedrag volledig wordt gematcht, zal Spend Cloud automatisch een vinkje zetten onder de kop ‘Order(s) voltooien’. Als je nu op 'matchen' klikt, zal de order op voltooid worden gezet.
Pas op het moment dat de factuur wordt geëxporteerd naar het financiële pakket wordt de status van de order gewijzigd naar ‘voltooid’. Voor het exporteren kan een match nog worden bijgewerkt en om die reden wordt de order pas na export daadwerkelijk op voltooid gezet.
Er is ook een 'Workshop Matchen met inkoop' beschikbaar waarin dieper worder ingegaan hoe je het matchen van facturen kunt verbeteren.
Complete order matchen
Aan de rechterkant van het matchscherm kun je controleren of het factuurbedrag en het te matchen totaal gelijk is. Als dit het geval is, zal bij ‘Verschil’ het bedrag op 0,00 komen te staan. Als je nu op ‘Matchen’ onderaan het scherm klikt, wordt er een factuurregel aangemaakt op basis van de order.
Standaard controleert Spend Cloud of alle orderregels dezelfde codering hebben en zal deze orderregels groeperen tot één factuurregel. Als de codering afwijkt, zullen er meerdere factuurregels worden aangemaakt. Door in het matchscherm het vinkje uit te klikken bij ‘Groepeer orderregels met dezelfde codering’, kun je voor elke orderregel één aparte factuurregel laten genereren. Indien het samenvoegen van de codering niet gewenst is kun je dit per administratie aanpassen via 'Applicatiebeheer>Algemeen>Administraties' en dan de de instelling 'Groepeer orderregels met dezelfde codering' uitschakelen.
Je kunt de factuur automatisch laten goedkeuren als er geen verschil is tussen het factuur- en orderbedrag of als het verschil zo klein is dat het binnen de ingestelde afwijkingstolerantie valt. Als deze optie voor de leverancier is ingeschakeld, zal er een groene melding boven de aangemaakte factuurregel zichtbaar zijn. Door een factuur automatisch goed te laten keuren, hoeft deze niet meer worden beoordeeld door een tekenbevoegde. Hierdoor kan de factuur sneller worden verwerkt.
Voor het automatisch goedkeuren van de factuur moet de factuur binnen de afwijkingstolerantie vallen en het automatisch goedkeuren moet zijn ingeschakeld bij de leverancier. Beide opties kun je instellen bij Applicatiebeheer>Inkoop>Leveranciers. Daarnaast kun je een factuur alleen automatisch laten goedkeuren wanneer de order is geregistreerd als ‘Geleverd’, deze status krijg je als de ontvangst van de order is geregistreerd of als bij de leverancier staat ingesteld dat er geen ontvangsten (tot een drempelbedrag) geregistreerd hoeven te worden.
PDF-facturen automatisch matchen
Het automatisch matchen van PDF facturen bespaart handmatig handelen en tijd bij het verwerken van de facturen. De Spend Cloud kiest op basis van de situatie de beste logica om een matchvoorstel te doen. Met de berekeningen van ons matchsysteem, zal de Spend Cloud kijken of de binnengekomen factuur overeenkomt met het geleverde orderbedrag. Is dat niet het geval, dan kijkt de Spend Cloud ook naar het openstaande orderbedrag. Als dat in dit geval overeenkomt, dan kan de match alsnog gemaakt worden.
Orders matchen tijdens coderen
Als de Spend Cloud een ordernummer en de crediteur op een PDF factuur herkent, zal de Spend Cloud proberen om een automatische match te maken. Als een factuurbedrag gelijk is aan de som van de openstaande en geleverde bedragen van de orderregels is de match perfect.
Een voorbeeld:
Orderregel bedrag | Reeds ontvangen geboekt bedrag | Reeds eerder gematcht bedrag | Openstaand bedrag | Openstaand en geleverd bedrag = te matchen bedrag | |
Orderregel 1 | € 1000,- | € 500,- | € 200,- | € 800,- | € 300,- |
Orderregel 2 | € 1000,- | € 600,- | € 400,- | € 600,- | € 200,- |
Totaal | € 2000,- | € 1100,- | € 600,- | € 1400,- | € 500,- |
Wanneer er een factuur binnenkomt met een bedrag van €500 waar het ordernummer op herkend wordt, zal de Spend Cloud een perfecte automatische match maken door €300 op orderregel 1 af te boeken en €200 op orderregel 2.
Het kan ook zijn dat het factuurbedrag afwijkt van of de openstaande orderregel bedragen of de geleverde orderbedragen. Ook in deze situaties zal de Spend Cloud nu een matchvoorstel doen.
Hieronder zie je een voorbeeld van het matchscherm in de situatie dat het factuurbedrag ongelijk is aan de som van de openstaande en geleverde bedragen:
In bovenstaand matchscherm zie je dat de order bestaat uit één orderregel. Het openstaand orderbedrag kwam niet overeen met het factuurbedrag. Om toch een match te maken stelt de Spend Cloud voor om het totale factuurbedrag af te boeken op de enige orderregel. De uitleg hiervoor kun je terugvinden als je met je muis over het vraagteken beweegt.
De uitleg over het voorgestelde te matchen bedrag is in alle scenario's terug te vinden door met je muis over het vraagteken bij de orderregel te bewegen.
Op het moment dat het verschil in bedrag tussen de factuur en de order binnen de gestelde tolerantiegrens valt (instelbaar op leveranciersniveau) zal de Spend Cloud voorstellen om het verschil naar rato af te boeken op de orderregel(s). Op het moment dat het verschil buiten de gestelde tolerantiegrens valt zal de Spend Cloud voorstellen om het op een aparte factuurregel te boeken.
In het voorbeeld hieronder zie je hoe de Spend Cloud een voorstel doet voor het verdelen van het Factuurbedrag over de orderregels indien het factuurbedrag hoger is dan het openstaande (niet geleverde) bedrag, maar waarin het verschil binnen de ingestelde marges valt.
De ingestelde marge voor deze leverancier is 5%. Het totale openstaande orderbedrag is €100, maar er komt een factuur binnen met een totaalbedrag van €104.
Openstaand orderregelbedrag | Te matchen | |
Orderregel 1 | € 95,- | € 98,50 |
Orderregel 2 | € 5,- | € 5,20 |
Totaal | € 100,- | €104,- |
Doordat de Spend Cloud het verschil naar rato over de regels verdeeld, kan er een automatisch match gemaakt worden en kan de factuur ook automatisch goedgekeurd worden.
Ook als het totaalbedrag van een factuur lager is dan de order, maar het verschil wel binnen de ingestelde afwijkingstolerantie valt zal de Spend Cloud een automatische match maken.
Je kunt een automatisch matchvoorstel altijd nog handmatig aanpassen. Ook als de Spend Cloud geen passend matchvoorstel kan doen, kun je handmatig nog een match maken.
Een deel van de order matchen
Als er een deelfactuur is binnengekomen of als de order niet compleet is, wil je maar een deel van de totale order matchen. Je hebt dan zelf de mogelijkheid om aan te geven welk deel van de order moet worden gematcht.
Omdat een gedeelte van de order wordt gefactureerd zal er aan de rechterkant bij ‘Verschil’ een groot verschil zichtbaar zijn. Het factuurbedrag komt nu niet overeen met het te matchen totaal dus wordt het verschil nu in plaats van groen in het rood weergegeven.
In de orderregels kun je zien of alle bestelde producten ook daadwerkelijk zijn ontvangen. Als er een product niet is geleverd, onjuist/retour of geannuleerd zal de waarde onder het vrachtwagen-icoon niet groen worden, maar een andere kleur krijgen. Als je met je muis over de levering beweegt, kun je zien hoeveel er wel of niet geleverd is. Door naar deze gegevens te kijken, kun je afleiden welke orderregels je moet matchen en welk bedrag van de orderregel gematcht moet worden.
Je kunt nu bij ‘Te matchen’ per orderregel aangeven wat er moet worden gematcht. Als een product niet is geleverd zet je het bedrag bij ‘Te matchen’ op ‘0’, of vink je de orderregel uit aan de linkerkant voor de regel. Hiermee wordt het te matchen bedrag automatisch op ‘0’ gezet. Als er ‘1/2’ voor een orderregel staat, betekent dit dat één van de twee producten is geleverd. Het te matchen bedrag is al aangepast naar de waarde van de geleverde producten. Je hoeft dit dus alleen te controleren, maar je kunt het wel aanpassen indien nodig. In de kolom ‘Resterend’ kun je zien welk bedrag er nog overblijft na het matchen. Dit kun je eventueel matchen bij een vervolgfactuur.
Standaard wordt de ‘Te matchen’ waarde als bedrag weergegeven. Als je wilt matchen op aantallen kun je dit rechts bovenin instellen bij het tandwiel-icoon. Je kunt hier ook de keuze maken om de bedragen inclusief of exclusief btw weer te geven.
Ook bij een deelfactuur heb je de mogelijkheid om de factuurregels automatisch goed te laten keuren. Dit kan als er geen verschil meer is tussen het te matchen totaal en het factuurbedrag.
Als het volledige orderbedrag niet is gematcht vanwege een deellevering, wil je de order nog niet voltooien. De order moet nog zichtbaar blijven in de lijst met beschikbare orders zodat de vervolgfactuur ook met deze order kan worden gematcht. Je vinkt de optie bij ‘Order(s) voltooien’ dan niet aan.
Orders matchen met een blijvend verschil
Soms komt het voor dat je een order wilt matchen met een blijvend verschil tussen het factuurbedrag en het te matchen totaal. Bijvoorbeeld als er verzendkosten op de factuur staan of als er een korting is verrekend.
Bij ‘Verschil’ aan de rechterkant van het scherm is zichtbaar wat de afwijking is tussen het factuurbedrag en het te matchen totaal. Omdat het verschil een blijvend verschil is, zullen er twee opties worden weergegeven, waarbij je kunt aangeven hoe je het verschil wilt boeken. Dit zijn de opties ‘Verdelen over factuurregel(s)’ en ‘Op aparte factuurregel boeken’.
Als je voor ‘Verdelen over factuurregel(s)’ kiest, wordt het verschil verdeeld over de factuurregel(s) die je gaat aanmaken. Er wordt nu geen extra factuurregel aangemaakt voor het verschil. Hierdoor heb je, ondanks het verschil, alsnog de mogelijkheid de factuur automatisch goed te laten keuren. Mits het verschil binnen de afwijkingstolerantie valt.
Als je voor de optie ‘Op aparte factuurregel boeken’ kiest, wordt er een extra factuurregel aangemaakt waar het verschil op wordt geboekt. Doordat er een extra factuurregel wordt aangemaakt, kun je in het financiële pakket inzichtelijk maken wat het verschil is geweest tussen het factuurbedrag en de order.
Als het volledige orderbedrag niet is gematcht door een blijvend verschil, wil je dat de order wel wordt voltooid. Er komt geen vervolgfactuur waar de order aan moet worden gematcht. Je kunt dus de optie bij ‘Order(s) voltooien’ aanvinken zodat de order wordt voltooid en niet meer zichtbaar is in de lijst met beschikbare orders.
Facturen automatisch goedkeuren op basis van een order
Wanneer je orders matcht, is het mogelijk om facturen automatisch goed te keuren. Dat betekent dat de factuur niet meer langs de budgethouder hoeft, maar direct verwerkt kan worden. Om een factuur automatisch te laten goedkeuren, is het belangrijk dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Bij de leverancier is ingesteld dat facturen automatisch goedgekeurd mogen worden.
- De leverancier is gekoppeld aan de betreffende relatie.
- Het factuur(regel)bedrag valt binnen de afwijkingstolerantie van de order(regel).
- De ontvangst van de order(regel) is geregistreerd in de Spend Cloud.
Indien aan alle voorwaarden is voldaan, is het mogelijk om de factuurregel automatisch goed te keuren:
Indien het bedrag van de factuur(regel) hoger is dan de order(regel), is het niet mogelijk om de factuur automatisch goed te keuren en zal de Spend Cloud een melding tonen:
De factuur moet dan alsnog door de budgethouder beoordeeld worden,
Indien de ontvangst van de order(regel) nog niet is geregistreerd, kan de factuur ook niet automatisch goedgekeurd worden en zal de Spend Cloud een melding tonen:
Je kunt vanuit de factuurregel automatisch een herinnering versturen naar de ontvanger(s).
Afhankelijk van de inrichting binnen jouw Spend Cloud omgeving, heb je de optie om in de factuur te kiezen voor 'wacht op ontvangst'. De factuur wordt dan binnen het coderen in de wacht gezet en wordt automatisch verzonden zodra de ontvangst geregistreerd wordt. Deze optie vind je bovenin het codeerscherm:
Ook heb je natuurlijk de mogelijkheid om de factuur alsnog ter beoordeling aan te bieden aan de budgethouder. Doe dit bij voorkeur alleen als de ontvangst al even geleden had moeten plaatsvinden. Er zijn namelijk crediteuren die soms al dezelfde dag als de levering de factuur versturen en dan heeft de ontvanger vaak nog geen tijd gehad om de ontvangst te registreren.
Facturen matchen aan creditnota (best practise)
Het kan voorkomen dat een order niet klopt omdat er een product defect is of een dienst niet geleverd is. In het geval dat er al een debet factuur verzonden is volgt er vaak een creditnota. Een creditnota kan niet direct gematched worden aan een order. Dit is een niet veelvoorkomende situatie, maar omdat het in de praktijk kan voorkomen beschrijven we aan de hand van een voorbeeld de beste manier om met dergelijke situaties om te gaan.
- Crediteurenadministratie ontvangt een debet nota van €200
- De order is geannuleerd door de besteller en de creditnota is toegezegd
- Nadat de creditnota ontvangen is, kan de order gematched worden aan de debetnota
- Vervolgens kan de creditnota gekoppeld worden aan de debetnota. Dit kan vanuit het archief (zie screenshot)
Matching scenario's
Related Articles
Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...Een factuur op basis van een contract (automatisch goedkeuren)
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de modules Contractbeheer en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om facturen te koppelen aan een contract. Zo kun je instellen dat een factuurregel automatisch wordt ...Facturen controleren
In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze ...Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...