Leveranciers en leveranciersgroepen
Voor de aanlevering van de leveranciers kan het een praktisch uitgangspunt zijn om je actuele crediteurenlijst te bekijken en te filteren welke crediteuren als leverancier opgenomen zouden kunnen worden in de Spend Cloud. Zitten er crediteuren bij waar al lange tijd geen factuur voor is binnengekomen? Dan hoef je deze wellicht ook niet op te nemen als leverancier. Wil je juist meer gaan sturen op het plaatsen van bestellingen bij bepaalde leveranciers? Dan kan het ook een uitgangspunt zijn om een beperkte lijst met leveranciers op te nemen.
Bestelmogelijkheid leverancier
Als er een definitieve leverancierslijst is gemaakt die opgenomen mag worden in jullie Spend Cloud, dan is het van belang om na te denken welke bestelmogelijkheid bij de leverancier de voorkeur heeft.
Je kunt kiezen uit drie typen bestelmogelijkheden: (1) OCI koppeling (webshop), (2) intern assortiment of een (3) vrije orderregel. De bestelmogelijkheden zijn onder andere afhankelijk van de leverancier en het is daarnaast ook goed om af te wegen of producten met regelmaat worden besteld of uniek zijn van aard.
- OCI koppeling (webshop)
Voordeel: eenvoudig een order samenstellen in de webshop van een leverancier met een actueel assortiment met actuele prijzen. Geen onderhoud.
Nadeel: mogelijkheden zijn volledig afhankelijk van de leverancier.
- Intern assortiment
Voordeel: eenvoudig een order samenstellen in eigen assortiment. Volledige controle over het assortiment en het ontsluiten hiervan.
Nadeel: Het assortiment moet onderhouden worden al dan niet met behulp van door leveranciers aangeleverde artikelbestanden.
- Vrije orderregel
Voordeel: volledig flexibel een order samenstellen door een digitaal orderformulier in te vullen. Geen onderhoud.
Nadeel: minder gebruiksvriendelijk voor bestellers door meer invoerwerk.
Order plaatsen
Afhankelijk van de gekozen bestelmogelijkheid wordt de wijze van het plaatsen van de order bepaald. In het geval van webshops, is de bestelmogelijkheid al afgestemd met de leverancier. In het geval van de gekozen bestelmogelijkheden intern assortiment en vrije orderregel, is het van belang dat er een e-mailadres van de leverancier bekend is waar de bestelling automatisch naartoe gestuurd worden. Is er geen e-mailadres bekend of is het e-mailadres afwezig in Spend Cloud, dan kan een bestelling niet automatisch geplaatst worden bij de leverancier. De besteller zal dan op het moment van bestellen een e-mailadres moeten vullen of de bestelling telefonisch moeten plaatsen.
Lees hier meer over het toevoegen van een nieuwe leverancier in de Spend Cloud.
Leveranciersgroepen
Het indelen van de leveranciers in groepen dient hoofdzakelijk voor het autoriseren van gebruikers tot de juiste leveranciers en bijbehorende artikelen. Door een leverancier aan een leveranciersgroep te koppelen en een leveranciersgroep aan een functieprofiel krijgen bestellers eenvoudig toegang tot de juiste leveranciers, intern assortiment of webshops (OCI).
Daarnaast kan er bij het aanvragen, beoordelen en plaatsen van een bestelling tevens voor worden gekozen om de bestelling via de inkoopadministratie te laten lopen. Per leveranciersgroep kan bepaald worden hoe het bestel- en beoordeelproces moet lopen.
Het verschilt per organisatie welke indeling passend is. Bespreek met je consultant je wensen en ideeën. Hierbij een aantal voorbeelden welke worden gekozen:
- Een indeling op een aantal productcategorieën.
- Een indeling waarbij leveranciers waar via de vrije orderregel besteld wordt, in een aparte leveranciersgroep worden opgenomen omdat deze bestellingen via de inkoopafdeling verlopen.
- Een splitsing in twee groepen waarbij bestellingen in de ene groep via de inkoopafdeling verlopen en de andere groep rechtstreeks naar de leverancier worden verstuurd onafhankelijk van de gekozen bestelmogelijkheid.
Related Articles
Stroomschema Bestelmogelijkheden
Afhankelijk van de bestelwijze bij jouw leveranciers kun je jouw inkoopproces zo efficiënt mogelijk inrichten. Onderstaande afbeelding laat de mogelijkheden zien met betrekking tot het samenstellen van de order, het versturen van de order en het ...
Kas- en Pasproces
Boekingen worden verwerkt in de volgende 6 stappen: 1. Opwaarderen. 2. Betalen. 3. Coderen. 4. Afsluiten. 5. Verwerken. 6. Rapporteren. Er zijn verschillende mogelijkheden om optimaal gebruik te maken van de Spend Cloud module Kas & Pas. Dit ...
Kas en Pas Beheer
De verantwoording, beoordeling en verwerking van boeken dient bij de juiste medewerkers binnen de organisatie belegd te worden. Hierom is het van belang gebruikt te maken van een organisatiestructuur. In de Spend Cloud kan deze door organisatorische ...
Testscript Kas en Pas
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...
Archief import - Importeer contracten en facturen vanuit een bronsysteem in de Spend Cloud
Wanneer je contracten en/of facturen in een ander systeem verwerkt dan de Spend Cloud, is het handig om gebruik te maken van een archief import. Met een archief historie import kan de historie namelijk compleet gemaakt worden in de Spend Cloud. ...