Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier.

Hieronder vind je meer informatie over hoe je een leverancier kan toevoegen. Na het toevoegen is het belangrijk dat de leverancier wordt gekoppeld aan de juiste gegevens. Scroll daarvoor naar beneden in dit artikel.

Een leverancier toevoegen

Bovenaan het leveranciers-overzicht kun je een nieuwe leverancier aanmaken door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken. 
  1. Naam
Als er van de nieuw aan te maken leverancier al een relatie bestaat (facturen worden gecodeerd op relaties), raden wij aan om precies dezelfde naam in te vullen voor de leverancier. 
  1. Vrije regel toestaan
Bepaal of het bij deze leverancier mogelijk is om een orderaanvraag in te dienen op basis van een vrije orderregel. Dit houdt in dat de aanvrager, mits deze optie in zijn rol is geactiveerd, vrij is om te bepalen welk artikel en merk er bij de leverancier besteld mag worden. Deze optie is niet beschikbaar in combinatie met een OCI-koppeling. Bij deze vorm zullen alle orderaanvragen verlopen via de webshop van de leverancier zelf. Als je hier voor ‘Nee’ kiest, verloopt het samenstellen van een order dus via een OCI-koppeling of via het interne assortiment.
  1. Order direct versturen
Als je hier voor ‘Ja’ kiest zal de order (eventueel na het doorlopen van het procuratieschema) automatisch naar het e-mailadres worden gestuurd dat is ingesteld bij deze leverancier. Kies je hier voor 'Nee', dan komt de order te bestellen te staan bij de medewerker die daarvoor is gekozen bij het aanmaken van de order. Die medewerker moet de orders dan handmatig vanuit de Spend Cloud versturen. 

Als je wilt instellen dat er orderaanvragen direct worden geplaatst bij deze leverancier middels een OCI-koppeling of HTTP/(S)FTP, kies hier dan voor ‘Nee’. 
  1. E-mailadres
Vul hier het e-mailadres in waar orders voor deze leverancier naar toegestuurd kunnen worden. 
  1. E-mailadres CC
Wellicht wil je instellen dat met het versturen van een order naar een leverancier via e-mail, deze e-mail ook naar een ander e-mailadres wordt gestuurd, bijvoorbeeld ter controle voor eigen administratie. 
  1. Levertijd
Definieer hier de levertijd van de leverancier. Bij het indienen van een orderaanvraag bij deze leverancier zal op basis van deze levertijd een afleverdatum worden voorgesteld. Dit is slechts een voorstel vanuit Spend Cloud. De aanvrager is vrij om een alternatieve afleverdatum te selecteren voor een orderaanvraag. Als je dit veld leeg laat, zal Spend Cloud automatisch een levertijd van één dag hanteren.
  1. Ontvangsten registreren
Door hier ‘Ja’ te selecteren kun je aangeven dat een bestelling bij deze leverancier moet worden geregistreerd wanneer deze is ontvangen. Hiermee wordt inzichtelijk of de bestelling daadwerkelijk is geleverd en de factuur kan worden betaald. 
  1. Relatie
Geef hier de corresponderende relatie op als deze is aangemaakt. In Spend Cloud wordt er onderscheidt gemaakt tussen een relatie en een leverancier. Facturen, contracten en verplichtingen worden op een relatie geboekt. Door hier de relatie op te geven worden de gegevens gecombineerd en kunnen facturen vanuit deze leverancier gemakkelijk worden gematcht met de order.
  1. Geavanceerde opties
Door op de knop ‘Geavanceerde opties’ te klikken, ontvouwen er een aantal optioneel in te vullen velden. Het is niet verplicht deze informatie in te vullen voor het aanmaken van een leverancier. 
  1. Type
Bepaal of de leverancier een interne of externe leverancier betreft. Door een interne leverancier te selecteren, maak je het mogelijk dat medewerkers orderaanvragen kunnen indienen voor producten die reeds zijn ingekocht en centraal zijn opgeslagen. Bij een interne leverancier moet je ook aangeven welke bezorggroep de aangevraagde producten moet bezorgen. Zie hiervoor ook het artikel over Groepen.
  1. Standaard betalingsconditie
Hier geef je aan wat de standaard bestalingstermijn/conditie voor deze leverancier is. 
  1. Minimum bestelbedrag
Door een minimum bestelbedrag in te stellen voorkom je dat er regelmatig kleine bestellingen worden gedaan bij deze leverancier. Het kan zijn dat de leverancier zelf een minimum bedrag hanteert. Deze kan je dan hier ingeven.
  1. Bestelling direct plaatsen
Als je bij het veld ‘Order direct versturen’ voor ‘Nee’ hebt gekozen, kun je hier aangeven of je wilt dat bestellers middels een HTTP of (S)FTP bestellen bij deze leverancier. Indien het mogelijk is om hier ‘Ja’ te selecteren, wordt een aangemaakte order direct aangeboden bij de leverancier.
  1. OCI
Als je bij het veld ‘Order direct versturen’ voor ‘Nee’ hebt gekozen, kun je hier aangeven of je wilt dat bestellers middels een OCI-koppeling bestellen bij deze leverancier. Door hier ‘Ja’ te selecteren worden orderaanvragen voor deze leverancier direct gedaan in de webshop/omgeving van deze leverancier. 

OCI staat voor Open Catalogue Interface en is een techniek waarmee de webshop van de leverancier via een externe applicatie (Spend Cloud) benaderd kan worden. OCI koppelingen kunnen worden aangevraagd vanuit het menu Beschikbare webshops. Lees hier het proces voor het aanvragen en activeren van een OCI koppeling. 

Visma | ProActive brengt mogelijk extra kosten in rekening voor het activeren van een OCI-koppeling. Neem voor meer informatie contact op met jouw accountmanager.
  1. In afwachting van bevestiging
Als je hier ‘Ja’ selecteert, zal een order na plaatsing bij de leverancier de status ‘Te bevestigen’ krijgen. De actie om deze bestelling te bevestigen wordt gegenereerd voor de besteller. Als de leverancier de order heeft bevestigd, kan de besteller de status wijzigen naar ‘Te ontvangen’. 
  1. Leveringsvoorwaarden
Hier kun je een PDF-bestand uploaden met de leveringsvoorwaarden die je hebt afgesproken met deze leverancier. Als er een nieuwe order per e-mail wordt verstuurd, zal dit document als bijlage worden toegevoegd. 
  1. Afleverdatum automatisch aanpassen
Als een order nog in het beoordeel-proces zit, kan het zijn dat de gekozen afleverdatum niet meer haalbaar is. Door hier ‘Ja’ te selecteren, wordt de afleverdatum automatisch aangepast naar een datum in de toekomst bij het definitief plaatsen van een order. 
  1. Levering op feestdagen
Wellicht levert de aan te maken leverancier ook op feestdagen. Dan kun je hier ‘Ja’ selecteren. 
  1. Toon afleverdatum & - adres
Door hier ‘Ja’ te selecteren, worden deze gegevens getoond op de PDF van de order. 
  1. Automatisch goedkeuren factuurregels toestaan
Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen factuurregels  die gematcht worden aan een order van deze leverancier, automatisch worden goedgekeurd. De factuurregels hoeven dan niet meer te worden beoordeeld. 
  1. Leverancier verstuurt facturen
Als deze leverancier geen facturen verstuurt, kun je hier kiezen voor ‘Nee’. Spend Cloud zal de orderstatus dan automatisch omzetten naar “Voltooid”, zodra alle ontvangsten zijn geregistreerd.
  1. Order matchen op basis van
Als je over zowel de module Inkoop als de module Factuurverwerking beschikt, kun je orders matchen aan facturen. Bij deze optie kun je aangeven of je wilt matchen op het totale bedrag van de order (openstaand orderbedrag) of het totale bedrag van de geleverde artikelen (geleverd orderbedrag). In het matchingscherm zal de gekozen optie bepalen welk bedrag je ziet in de kolom 'Te matchen'.
  1. Maximale afwijking
Spend Cloud zal ingekomen facturen proberen te matchen aan orders. Door hier in te stellen hoeveel de factuur mag afwijken, kun je ervoor zorgen dat een order niet zomaar gematcht wordt als de bedragen teveel afwijken. 
  1. Status
Als een leverancier op ‘Passief’ staat, kan deze niet worden geselecteerd bij het maken van een orderaanvraag. 
  1. Contactgegevens
In deze velden kun je aanvullende contactgegevens kwijt voor deze leverancier. 

Na het invullen van tenminste de verplichte velden, kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’. De nieuwe leverancier is nu toegevoegd aan het overzicht. Vanuit dit overzicht kun je de leverancier bewerken, gegevens bekijken en Leveranciersgroepen en categorieën koppelen. 

Er kan pas bij de leverancier besteld worden als deze is gekoppeld aan een leveranciersgroep.

Een leverancier koppelen aan een relatie, leveranciersgroep en categorie

We bespreken hieronder de drie volgende belangrijke koppelmogelijkheden:


  1. Relaties koppelen
Door een leverancier te koppelen aan een relatie, kunnen facturen van deze leverancier worden gematcht met de order. Door op de knop ‘Koppel leveranciers’ te klikken bovenaan het overzicht van leveranciers, vind je alle leveranciers waarbij nog geen koppeling is gemaakt met een relatie. Je kan ook een afzondelijke leverancier koppelen door op de drie puntjes achteraan de regel te klikken (zie de afbeelding hierboven).
  1. Leveranciersgroepen koppelen
Je vindt onder de drie puntjes tevens de optie: ‘Leveranciersgroepen koppelen’. Door hierop te klikken kom je op de pagina waar alle leveranciersgroepen staan. Je kunt één of meer leveranciersgroepen koppelen aan de leverancier. Hiermee bepaal je welke medewerkers toegang hebben tot de leverancier en deze te zien krijgen bij het plaatsen van een orderaanvraag. 
  1. Categorieën koppelen
Door achteraan een regel van een leverancier op de drie puntjes te klikken, vind je de optie ‘Categorieën koppelen’.  Je komt op een pagina met hoofd- en eventueel subcategorie en die zijn aangemaakt in het menu Applicatiebeheer / Inkoop / Categorieën. Hier kun je één of meerdere categorieën selecteren van het type product of artikel dat bij de leverancier te bestellen is. Dit is handig, omdat het de medewerker helpt met navigeren. Nadat de koppeling is gemaakt en opgeslagen, zijn deze in het menuonderdeel 'assortiment' aan de voorkant voor de besteller te zien die toegang hebben tot de leveranciersgroep waar de leverancier aan gekoppeld is. 


    • Related Articles

    • OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)

      OCI staat voor Open Catalog Interface. Vrij vertaald betekent dit: "Het beschikbaar stellen van het bestelproces bij een leverancier vanuit de eigen vertrouwde omgeving". Door middel van een OCI koppeling kun je via Spend Cloud naar de webshop van ...

    • Een nieuwe leveranciersgroep toevoegen en koppelen

      Een leveranciersgroep is een bundeling van leveranciers. Leveranciersgroepen zijn belangrijk voor de bepaling van welke medewerker bij welke leverancier mag bestellen en wie de order eventueel beoordeelt. Dit vindt namelijk altijd plaats op basis van ...

    • Leveranciers beoordelen

      In het menu Inkoop / Leveranciers staan de leveranciers die door de afdeling Inkoop beoordeeld dienen te worden. Dit zijn leveranciers die door medewerkers zijn aangevraagd om toe te voegen aan de Spend Cloud, omdat zij hier bestellingen willen ...

    • Als besteller een leverancier toevoegen

      Het kan zijn dat jij een order wilt plaatsen bij een leverancier die je niet terug kan vinden op de Aanvragen-pagina. Als je binnen de Spend Cloud de juiste rechten hebt, kan je een nieuwe leverancier toevoegen. Nieuwe leverancier toevoegen Om een ...

    • Snel en eenvoudig leveranciers aanmaken en wijzigen

      Leveranciers op de juiste manier instellen is cruciaal voor optimaal gebruik van de Spend Cloud module Inkoop. Naar aanleiding van feedback die we gekregen hebben tijdens de Themawbinar OCI-koppelingen, zullen we daarom tips geven over het aanmaken ...