De Spend Cloud helpt medewerkers tijd te besparen bij het verkrijgen van de juiste middelen
De Spend Cloud is ontwikkeld met één helder doel: "Minimaliseer de tijd die medewerkers besteden aan het verkrijgen van goederen en diensten om hun werk te kunnen doen." Dit principe noemen wij onze North Star.
Waarom is dit zo belangrijk?
Elk moment dat medewerkers besteden aan het regelen, goedkeuren en verwerken van middelen, is een moment minder dat ze besteden aan hun kerntaken. De Spend Cloud is ontwikkeld om dit proces zo intuïtief en efficiënt mogelijk te maken, zodat medewerkers zonder onnodige tussenstappen beschikken over wat ze nodig hebben.
Waar draait het om?
- Tijdsbesparing – Hoe minder tijd besteed wordt aan het verkrijgen en verwerken van middelen, hoe meer tijd er overblijft voor productief werk.
- Efficiëntie – Snellere goedkeuringen, minder handmatige taken, slimmere workflows.
- Grip & controle – Finance-teams behouden volledig overzicht en sturen op basis van realtime gegevens.
Dit stelt ons in staat om processen continu te verbeteren en te versnellen.
Waarom een North Star?
Medewerkers in zorg en onderwijs willen hun tijd besteden aan mensen – niet aan formulieren, inkoopaanvragen en factuurverwerking.
Tegelijkertijd willen finance-teams grip houden op uitgaven en controle hebben over financiële processen, zonder vast te lopen in operationele administratie. Daarom hanteren we binnen de Spend Cloud een duidelijk uitgangspunt: "Het verkrijgen van de juiste middelen moet zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verlopen, zonder onnodige tussenstappen." Onze North Star zorgt ervoor dat we dit doel niet alleen nastreven, maar ook meetbaar maken en continu verbeteren.
Hoe meten we tijdsbesparing in de Spend Cloud?
Om ervoor te zorgen dat de Spend Cloud écht tijdbesparing oplevert, meten we hoeveel tijd medewerkers besteden aan het verkrijgen en verwerken van de juiste middelen.
Wat meten we precies?
- Facturen → Hoeveel tijd een gebruiker besteedt per factuur in de factuurverwerkingsmodule.
- Inkooporders → Hoeveel tijd per order binnen procurement workflows nodig is.
- Declareren → Hoeveel tijd medewerkers aan een declaratieverwerking besteden.
- Contractbeheer → Tijd per contractregistratie en -beheer.
- Kas- en pasboekingen → Tijd per kas- en/of pasboeking.
- Algemeen applicatiebeheer → Tijd besteed aan het beheren van medewerkers, rollen, rechten en andere (financiële) gegevens.
Hoe meten we dit?
We analyseren interactiedata binnen de Spend Cloud door te kijken naar gebruikersacties zoals klikken, typen en muisbewegingen. Hierdoor krijgen we een nauwkeurig beeld van waar gebruikers het meeste tijd besteden binnen het proces van verkrijgen en beheren van middelen.
Elke procesverbetering wordt gebaseerd op data, zodat optimalisaties aantoonbaar bijdragen aan minder tijdverspilling.
Wat betekent dit voor jou als klant?
- We identificeren en optimaliseren knelpunten in jouw proces.
- Je krijgt concrete inzichten in waar tijd verloren gaat binnen de Spend Cloud.
- We stellen gerichte verbeteringen en automatiseringen voor op basis van daadwerkelijke gebruiksdata.
Hoe blijven we de Spend Cloud optimaliseren?
Om de Spend Cloud continu te verbeteren, gebruiken we North Star-gebruiksdata om knelpunten in het proces te achterhalen en via productoptimalisaties te elimineren. Dit betekent dat we niet alleen werken aan een optimale implementatie, maar ook doorlopend verbeteringen doorvoeren.
1. Tijdens de implementatie:
Op basis van best practices implementeren wij een kwalitatief proces met zo min mogelijk handmatige handelingen . Dit betekent dat de Spend Cloud vanaf dag één optimaal wordt ingericht, zodat de tijd per succesvolle transactie minimaal is.
2. Na livegang:
We blijven continu meten en kansen voor optimalisatie signaleren. Op basis van gebruiksdata adviseren we over extra automatiseringen die jouw proces verder versnellen.
3. Optimalisatiegesprekken:
Onze Customer Success-specialisten analyseren jouw North Star-data en bekijken samen welke procesverbeteringen en productoptimalisaties de meeste impact kunnen maken. Het doel? Structureel minder tijd besteden aan het verkrijgen van de juiste middelen.