De postbus beheren van Factuurverwerking
In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door leveranciers de facturen te laten sturen naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het applicatiebeheer heb je de mogelijkheid om het proces van de Postbus te optimaliseren. Zo kun je voor specifieke e-mailadressen instellen dat de e-mails sneller kunnen worden verwerkt.
E-mails automatisch verwerken
Facturen die via de postbus binnenkomen moeten worden gecontroleerd, toegekend aan een administratie en daarna verzonden worden naar het onderdeel Coderen. Om dit proces sneller te laten verlopen kun je e-mailadressen registreren als een ‘Ontvangst e-mailadres’ of een ‘Afzend e-mailadres’.
Als je een ‘Ontvangst e-mailadres’ instelt, krijgen facturen in de Postbus die verstuurt zijn naar dit e-mailadres automatisch een administratie toegekend. Door een ‘Afzend e-mailadres’ in te stellen worden de e-mails verstuurt vanaf dit e-mailadres automatisch verwerkt en komen de facturen direct bij het onderdeel Coderen te staan.
In het overzicht van de Postbus (Applicatiebeheer) staan alle e-mailadressen waarbij het automatisch verwerken is ingeschakeld. Vanuit dit overzicht heb je de mogelijkheid om de instellingen te bekijken, het e-mailadres uit de lijst te verwijderen, de gegevens te bewerken en het automatisch verwerken te deactiveren. Door het deactiveren van het e-mailadres voorkom je dat e-mails van of naar dit e-mailadres nog automatisch zullen worden verwerkt. Vanuit het overzicht kun je dit voor één e-mailadres doen, bovenaan dit overzicht kun je dit voor meerdere e-mailadressen tegelijk doen. Daarnaast kun je door bovenaan het overzicht de knop ‘Toevoegen’ te selecteren een nieuw e-mailadres toevoegen.
Als jouw organisatie meerdere administraties gebruikt raden wij aan om eerst alle ‘Ontvangst e-mailadressen’ in te voeren. Zo kun je voor ieder e-mailadres aangeven op welke administratie de facturen moeten worden geboekt. Bijvoorbeeld facturen@proactive.nl is ‘Administratie 1’ en fiatteren@proactive.nl is ‘Administratie 2’. Als er een factuur binnenkomt op facturen@proactive.nl krijgt deze direct ‘Administratie 1’ toegekend. Nu voer je een ‘Afzend e-mailadres’ in, bijvoorbeeld orders@alberthein.nl, en kun je hier het veld ‘Administratie’ leeg laten. Als Albert Heijn nu een factuur verstuurt vanuit orders@albertheijn.nl naar facturen@proactive.nl zal de factuur vanwege het ‘Ontvangst e-mailadres’ ‘Administratie 1’ krijgen toegekend, maar door de registratie van het ‘Afzend e-mailadres’ ook automatisch worden verwerkt. Als Albert Heijn vanuit hetzelfde e-mailadres een factuur verstuurt, maar dit keer naar fiatteren@proactive.nl zal de factuur automatisch ‘Administratie 2’ krijgen toegekend. Op deze manier maakt het niet uit vanuit welk e-mailadres de crediteur een e-mail verstuurt en zal de factuur altijd de juiste administratie krijgen toegekend.
E-mailadressen toevoegen
Door boven
aan het overzicht op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kun je een nieuw ontvangst- of afzend e-mailadres toevoegen.
aan het overzicht op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kun je een nieuw ontvangst- of afzend e-mailadres toevoegen.
- Ontvangst e-mailadres
Als je een ‘Ontvangst e-mailadres’ instelt zullen alle facturen die naar dit e-mailadres worden gestuurd automatisch een administratie krijgen toegekend. Hierbij maakt het niet uit vanaf welke crediteur de e-mail wordt verstuurd, alle e-mails naar bijvoorbeeld facturen@proactive.nl krijgen automatisch de ingestelde administratie toegekend. Door dit in te stellen komen de e-mails nog wel binnen in de Postbus, maar worden deze weergegeven met een rood papieren vliegtuig icoon. Dit icoon geeft aan dat alle gegevens al automatisch zijn ingevuld en de e-mail indien wenselijk zonder te controleren verwerkt kan worden.
- Bij ‘E-mail verwerken’ selecteer je ‘Administratie toekenning’.
- Vul het ‘Ontvangst e-mailadres’ in.
- Selecteert de administratie.
- Bovenaan selecteer je ‘Opslaan’.
Als je met meerdere administraties werkt, kun je voor iedere administratie een ander e-mailadres hanteren. Op deze manieren hoef je in de Postbus niet meer handmatig de administratie te selecteren en worden de facturen automatisch op de juiste administratie geboekt.
- Afzend e-mailadres
Door een ‘Afzend e-mailadres in te stellen kunnen facturen verzonden vanuit dit e-mail dres automatisch worden verwerkt. Als een crediteur een e-mail verstuurd zal Spend Cloud de e-mail automatisch verwerken, een boekstuknummer toekennen en de factuur direct doorsturen naar het onderdeel Coderen. Waar de e-mails met een ontvangst e-mailadres in de Postbus blijven staan, komen deze e-mails dus niet meer in de Postbus te staan, maar komen direct bij het onderdeel Coderen te staan.
Als je een ‘Afzend e-mailadres’ instelt moet je er 100% zeker van zijn dat er alleen facturen worden verzonden vanuit dit e-mailadres. Indien er één enkele keer ook reclamemateriaal tussen zit, betekent dit dat ook de reclame automatisch wordt verwerkt, een boekstuknummer krijgt toegekend en bij het onderdeel Coderen komt te staan.
Voor het registreren van een afzend e-mailadres zijn er verschillende mogelijkheden. Zo kun je een afzend e-mailadres instellen voor een crediteur, een scanner of voor XML-facturen van Medeco.
Doorloop onderstaande stappen voor het instellen van een ‘Afzend e-mailadres’:
- Bij ‘E-mail verwerken’ selecteer je ‘Automatisch verwerken’.
- Bij ‘Afzender’ selecteer je:
- E-mail van crediteur: Voor alle facturen verzonden vanuit een bepaalde crediteur. Bijvoorbeeld orders@albertheijn.nl. De facturen vanuit dit e-mailadres worden in het vervolg automatisch verwerkt.
- E-mails van interne scanner: Voor alle facturen die na het inscannen direct naar de Postbus worden verzonden. Hier vul je het e-mailadres van de scanner in waardoor deze facturen automatisch worden verwerkt.
- Klantnummer XML-factuur van Medeco: Als je XML facturen ontvangt van Medeco en een factuurontvanger nummer hebt.
- Vulhet ‘Afzend e-mailadres’ of factuurontvanger nummer in.
- Selecteer een administratie
- Spend Cloud zal de geselecteerde administratie vervolgens toekennen bij facturen verzonden vanuit dit e-mailadres. Wij raden aan om dit veld leeg te laten en te werken met een ‘Ontvangst e-mailadres’. De administratie die je bij het ontvangst e-mailadres hebt ingevuld is daarbij leidend en zal de administratie die je hier invult overschrijven.
- Als jouw organisatie met meerdere administraties werkt en je voor ‘Klantnummer XML-factuur van Medeco’ hebt gekozen, ben je verplicht om een administratie te registreren. Dit komt omdat Medeco voor iedere administratie een ander factuurontvanger nummer hanteert.
- Nadat je alles hebt ingevuld, kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’.
Related Articles
Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus
Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...Facturen controleren
In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze ...Wat kun je met de module Factuurverwerking?
Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...