E-mails automatisch verwerken

Als jouw organisatie meerdere administraties gebruikt raden wij aan om eerst alle ‘Ontvangst e-mailadressen’ in te voeren. Zo kun je voor ieder e-mailadres aangeven op welke administratie de facturen moeten worden geboekt. Bijvoorbeeld facturen@proactive.nl is ‘Administratie 1’ en fiatteren@proactive.nl is ‘Administratie 2’. Als er een factuur binnenkomt op facturen@proactive.nl krijgt deze direct ‘Administratie 1’ toegekend. Nu voer je een ‘Afzend e-mailadres’ in, bijvoorbeeld orders@alberthein.nl, en kun je hier het veld ‘Administratie’ leeg laten. Als Albert Heijn nu een factuur verstuurt vanuit orders@albertheijn.nl naar facturen@proactive.nl zal de factuur vanwege het ‘Ontvangst e-mailadres’ ‘Administratie 1’ krijgen toegekend, maar door de registratie van het ‘Afzend e-mailadres’ ook automatisch worden verwerkt. Als Albert Heijn vanuit hetzelfde e-mailadres een factuur verstuurt, maar dit keer naar fiatteren@proactive.nl zal de factuur automatisch ‘Administratie 2’ krijgen toegekend. Op deze manier maakt het niet uit vanuit welk e-mailadres de crediteur een e-mail verstuurt en zal de factuur altijd de juiste administratie krijgen toegekend.

 E-mailadressen toevoegen

1. Ontvangst e-mailadres
   

1. Bij ‘E-mail verwerken’ selecteer je ‘Administratie toekenning’.
2. Vul het ‘Ontvangst e-mailadres’ in.
3. Selecteert de administratie.
4. Bovenaan selecteer je ‘Opslaan’.

1. Afzend e-mailadres
   

Als je een ‘Afzend e-mailadres’ instelt moet je er 100% zeker van zijn dat er alleen facturen worden verzonden vanuit dit e-mailadres. Indien er één enkele keer ook reclamemateriaal tussen zit, betekent dit dat ook de reclame automatisch wordt verwerkt, een boekstuknummer krijgt toegekend en bij het onderdeel Coderen komt te staan.

Voor het registreren van een afzend e-mailadres zijn er verschillende mogelijkheden. Zo kun je een afzend e-mailadres instellen voor een crediteur, een scanner of voor XML-facturen van Medeco.

1. Bij ‘E-mail verwerken’ selecteer je ‘Automatisch verwerken’.
2. Bij ‘Afzender’ selecteer je:
3. E-mail van crediteur: Voor alle facturen verzonden vanuit een bepaalde crediteur. Bijvoorbeeld orders@albertheijn.nl. De facturen vanuit dit e-mailadres worden in het vervolg automatisch verwerkt.
   
4. E-mails van interne scanner: Voor alle facturen die na het inscannen direct naar de Postbus worden verzonden. Hier vul je het e-mailadres van de scanner in waardoor deze facturen automatisch worden verwerkt.
   
5. Klantnummer XML-factuur van Medeco: Als je XML facturen ontvangt van Medeco en een factuurontvanger nummer hebt. 
6. Vulhet ‘Afzend e-mailadres’ of factuurontvanger nummer in.
7. Selecteer een administratie
8. Spend Cloud zal de geselecteerde administratie vervolgens toekennen bij facturen verzonden vanuit dit e-mailadres. Wij raden aan om dit veld leeg te laten en te werken met een ‘Ontvangst e-mailadres’. De administratie die je bij het ontvangst e-mailadres hebt ingevuld is daarbij leidend en zal de administratie die je hier invult overschrijven.
9. Als jouw organisatie met meerdere administraties werkt en je voor ‘Klantnummer XML-factuur van Medeco’ hebt gekozen, ben je verplicht om een administratie te registreren. Dit komt omdat Medeco voor iedere administratie een ander factuurontvanger nummer hanteert.
   
10. Nadat je alles hebt ingevuld, kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’.