Voorschotten inschakelen, registreren en afboeken
Het is mogelijk om voor boeken waarin contant geld wordt geregistreerd in te stellen dat voorschotten kunnen worden geregistreerd.
Voorschotten inschakelen en registreren
Het registreren van voorschotten kan per boek worden ingeschakeld via Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Bewerk het boek door op het potloodje te klikken en bekijk vervolgens deze instelling:
Het is nu mogelijk om in dit boek voorschotten te boeken.
Wanneer je via het onderdeel Boekingen nu een boeking toevoegt, zul je zien dat er nu naast een Standaard boeking ook de mogelijk is om een Voorschot op te nemen of een eerder opgenomen voorschot af te boeken:
Opgenomen voorschotten worden onthouden. In het menuonderdeel Kas & Pas / Voorschotten vind je een overzicht van alle opgenomen voorschotten in de verschillende boeken. Zo is in de volgende afbeelding het eerder opgenomen Voorschot te zien na het boeken:
Wanneer een voorschot volledig wordt afgeboekt, zal het voorschot uit dit overzicht verdwijnen. Mocht niet het volledige bedrag worden afgeboekt (er wordt maar een deel teruggestort), zal dit bedrag worden aangepast naar het resterende Openstaande bedrag.
Een voorschot afboeken
Om een voorschot af te boeken, kies je bij het toevoegen van een boeking als Soort Boeking voor Voorschot Afboeken. In het veld 'Voorschot' kun je vervolgens het voorschot selecteren dat je wilt afboeken. We adviseren om bij het opnemen van het voorschoot een duidelijke omschrijving te geven, zodat deze makkelijk te herkennen is bij het afboeken. Zoals in de volgende afbeelding te zien is heb je de keuze om een bedrag in te vullen bij een afboeking. Dit kan dus een deel van het bedrag zijn.
Voor het afboeken zijn er 2 opties: terugstorten of verantwoorden. Een terugstorting zorgt er in het voorbeeld uiteraard voor dat de 10 euro die uit de kas is gegaan weer terug gaat in de kas na een storting. Er zijn ook situaties waarbij (een deel van) het bedrag niet meer terug in de kas gaat omdat dit is uitgegeven. In dit geval kun je er voor kiezen om het voorschot te verantwoorden. Bij deze verantwoording kun je kiezen welke kostensoort van toepassing is op dit voorschot. Je zult na het boeken van een voorschot zien dat deze niet zozeer als Inkomsten of Uitgave wordt getoond:
Dit komt omdat deze boeking geen effect heeft op het saldo. Het bedrag is immers al uitgegeven op een eerder moment. Deze boeking verantwoordt enkel (achteraf) aan waar het opgenomen voorschot (deels) voor is gebruikt.
Let op! Om een voorschot (af) te boeken is het nodig om systeemkostensoorten aangemaakt te hebben van het type "Voorschot" en "Terugstorting (deel van) Voorschot".
Een voorschot hoeft niet volledig te worden teruggestort of te worden verantwoord. Zo is het ook mogelijk om na het boeken van een voorschot een deel te verantwoorden en het restant direct terugstorten. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van contant geld waarvan een deel wordt uitgegeven en bij terugkomst het restant/wisselgeld terug in de kas gaat.
Related Articles
Voortgang boekingen monitoren
In het menu-onderdeel Voortgang van Kas & Pas, wordt inzichtelijk gemaakt hoe vergevorderd de kas- of bankmutaties momenteel zijn verwerkt in Spend Cloud. Alle boeken worden in dit overzicht getoond en door middel van kleuren kun je direct zien welke ...Kas & Pas configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Kas & Pas, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Kas & Pas. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...Wat kun je met de module Kas & Pas?
Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...