Een kostensoort toevoegen

Binnen de module Kas & Pas wordt er altijd gewerkt met kostensoorten. In dit artikel lichten we toe wat een kostensoort is en hoe je deze aanmaakt. Krijg je een foutmelding op btw bij het exporteren? Dan kunnen de laatste twee alinea's in dit artikel interessant zijn.

Wat is een kostensoort?

Een kostensoort is gelijk aan een grootboekrekening, alleen in veel gevallen met een verduidelijkende naam. Omdat Kas- & Pas-uitgaven vaak door medewerkers worden gecodeerd die niet dagelijks bezig zijn met boekhouding, is het handig om grootboekrekeningen namen te geven die voor elke medewerker duidelijk is. Zo zal de grootboekrekening 'Representatiekosten' niet veel zeggen voor de gemiddelde medewerker, maar een kostensoort met de naam 'Kaarten, bloemen en geschenken' wel. Met kostensoorten help je de medewerker dus de juiste grootboekrekening te kiezen. 

Een kostensoort toevoegen

Via Applicatiebeheer / Kas & Pas / Kostensoorten kom je bij het overzicht met kostensoorten. Door bovenaan het overzicht op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe kostensoort aanmaken. 

Bij het ‘Type’ kun je definiëren wat voor een soort boekingen op deze kostensoort worden geboekt. Kies voor ‘Standaard’ bij reguliere inkomsten/uitgaven boekingen. Kostensoorten anders dan ‘Standaard’ kunnen per administratie slechts één keer voorkomen. Kijk voor meer informatie over deze zogenaamde 'Systeemkostensoorten' verderop in dit artikel.

Wij raden aan om een zo specifiek mogelijke naam in te vullen. Dit maakt het helder voor de gebruikers welke kostensoort ze dienen te selecteren tijdens het coderen van een boeking. De naam van de kostensoort mag uit meerdere woorden bestaan. 

Door bij ‘Factuurafboeking’ te kiezen voor inkoop of verkoop, moet er bij het maken van een boeking verplicht een debiteuren-, crediteuren- en factuurnummer worden ingevuld. Als dit niet gewenst is, kies dan voor ‘Niet van toepassing’. 

Bij het veld toelichting kun je extra informatie toevoegen die gebruikers te zien krijgen als ze deze kostensoort selecteren bij het coderen van een boeking.

Middels de velden notificatie naar beoordelaar en notificatiebedrag kun je aangeven of een beoordelaar een notificatie ontvangt wanneer er op deze kostensoort wordt geboekt. Je kunt aangeven vanaf welk bedrag de beoordelaar een notificatie ontvangt, en of dit een middels een notificatie op het dashboard van de Spend Cloud gebeurd, per e-mail of beide.

Als alle verplichte velden, te herkennen aan het sterretje, zijn ingevuld, kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’. Op de volgende pagina kun je dan de boeken koppelen waar de aangemaakte kostensoort voor beschikbaar moet zijn. 

Selecteer de gewenste boeken door in het vakje van de gewenste boeken een vinkje te zetten door middel van een klik. Bovenaan kun je nogmaals klikken op ‘Opslaan’. Als de kostensoort aan een boek is gekoppeld is de nieuwe kostensoort direct te selecteren bij het gewenste boek. 

Een bijlage verplichten middels een kostensoort

Als financiële administratie wil je, ter verantwoording van uitgaven, een bijlage zien waar dat nodig is. Een voorbeeld is een bonnetje van de supermarkt. Je bepaalt in de instellingen van een kostensoort of een bijlage verplicht of niet verplicht is wanneer de betreffende kostensoort wordt gekozen (dit is tevens de enige plek waar je dit kunt instellen). Kies je voor 'Verplicht', dan moet degene die de boeking codeert een bijlage toevoegen. De periode kan niet eerder worden afgesloten alvorens alle verplichte bijlagen zijn bijgevoegd. Kies je voor 'Niet verplicht', is een bijlage optioneel wanneer deze kostensoort bij het coderen van een boeking wordt gekozen.

 Via de app kan de gebruiker gemakkelijker een foto van een bon toevoegen aan een boeking. Meer informatie daarover vind je hier. 

Momenteel kan de gebruiker via de computer één bijlage per boeking toevoegen. Codeert de gebruiker de uitgaven in onze app, is het wel mogelijk om meerdere bijlagen toe te voegen.

Boeken koppelen

Als je een nieuwe kostensoort aanmaakt, kun je direct op de volgende pagina boeken koppelen. Mocht je deze stap hebben overgeslagen of later een ander boek willen koppelen, dan kan dit vanuit het overzicht. Klik op de drie puntjes achteraan de regel van de betreffende kostensoort en kies voor  ‘Koppel boeken’. Door te klikken in het vakje voor de boeken die je wilt koppelen, kun je aangeven welke boeken bij de betreffende kostensoort hoort.

Systeemkostensoorten

Wanneer je een kostensoort aanmaakt, kun je kiezen voor een ander type dan de standaard. Deze noemen we 'systeemkostensoorten' Het gaat hierbij om deze kostensoorten:

Deze kostensoorten worden automatisch toegepast wanneer er voor een dergelijk soort boeking wordt gekozen. Het is extra belangrijk voor deze kostensoorten de juiste grootboekrekening te kiezen. Zo worden alle contante uitgaven tegengeboekt op de grootboekrekening die je in de kostensoort 'Geldopname' kiest.

Een foutmelding op btw-gebruik bij het exporteren naar het financieel pakket

Belangrijk om te noemen is dat we nooit btw meegeven op de boekingen waar een systeemkostensoort op wordt gecodeerd. Let dus op dat je de grootboekrekeningen die je kiest voor systeemkostensoorten, niet ook toepast op standaard kostensoorten. Dit kan namelijk een foutmelding geven in het financieel pakket. Zie hier een voorbeeld waarbij dit foutief is ingericht:

De kostensoort gemarkeerd met een '1' is een systeemkostensoort (te herkennen aan het lege vlak bij 'Soort boeking'). Op deze kostensoort geven we géén btw mee. De kostensoort gemarkeerd met een '2' is een standaard kostensoort waarop we wel btw meegeven (mits gecodeerd in de boeking). De coderende pasmedewerker ziet echter geen verschil tussen beide en zal de kostensoorten door elkaar gebruiken. Dit geeft mogelijk een foutmelding bij het exporteren. De oplossing is de standaard kostensoort te verwijderen en de systeemkostensoort te behouden. Eventueel kan de periode waarop de foutmelding wordt gegeven heropend worden en overal de systeemkosten soort nog even toegepast. De periode kan daarna naar alle waarschijnlijkheid probleemloos worden geëxporteerd.

• Related Articles

• Een boek toevoegen

  In Spend Cloud wordt iedere transactie geregistreerd in een boek. Afhankelijk van het soort transactie die je wilt registreren, kun je verschillende soorten boeken aanmaken in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Het toevoegen van een boek ...

• Een bunq pas activeren en koppelen aan een pasboek

  Na het aanvragen van een bunq pas, ontvang je binnen twee weken een brief met de aangevraagde pas. Als in jouw omgeving Spend Cloud Cards worden gebruikt in plaats van bunq-passen, lees dan hier meer over het activeren van deze passen. De pas ...

• Gebruikershandleiding Kas & Pas Cliëntgelden - Boekingsgang, cliëntbeheer en boeken op een cliënt

  In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe de boekingsgang bij het boeken op een cliënt verloopt, hoe je als beheerder verschillende ...

• Een filter toevoegen

  Door het gebruik van filters kunnen bank- en pastransacties automatisch worden gecodeerd. Via het applicatiebeheer van Kas & Pas, in het menu-onderdeel Filters, kunnen deze filters worden aangemaakt en toegepast. Hoe werkt een filter? Op het moment ...

• Een Spend Cloud Card activeren en koppelen aan een pasboek

  Als jouw aangevraagde Spend Cloud Cards zijn binnengekomen, dienen deze te worden geactiveerd en gekoppeld aan een pasboek, alvorens deze gebruikt kunnen worden. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt doen. Spend Cloud Card activeren ...