Actie vereist op een saldorekening

Adyen, onze partner waar jullie saldorekening (of saldorekeningen) is ondergebracht, is verplicht om regelmatig de gegevens omtrent jullie organisatie te controleren. Zo checken zij bijvoorbeeld of alle benodigde documenten aanwezig en up to date zijn. Wanneer dat niet het geval is, is actie van jou als klant vereist. Wordt er niet tijdig actie ondernomen, kan het voorkomen dat de saldorekening wordt geblokkeerd. 

Wil je zelf gegevens wijzigen terwijl er geen actie vanuit Adyen vereist is? Klik dan hier om onderaan dit artikel verder te lezen.

Hoe je weet dat er actie vereist is

Wanneer je de openstaande acties binnen de saldorekening moet checken, zie je dit allereerst terug in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Saldorekeningen. Je ziet 'Actie vereist' bij de betreffende saldorekening staan:

Omdat we begrijpen dat je dit niet regelmatig in dit menu controleert, krijgt iedereen binnen je organisatie die in een rechtenset als modulebeheerder van Kas & Pas is geregistreerd én toegang heeft tot het menu Pasbeheer een notificatie-e-mail wanneer actie vereist is. In deze notificatie-e-mail wordt een deadline genoemd. Zorg ervoor dat de actie vóór deze datum wordt uitgevoerd, om blokkade te voorkomen. 

De openstaande actie uitvoeren

Navigeer naar Applicatiebeheer / Kas & Pas / Saldorekeningen. Zie je dit menu niet, dan moet deze nog worden toegevoegd aan je rechtenset óf wijs een collega op dit menu die wél toegang heeft. Klik op 'Verificatie aanpassen'. Je wordt naar jullie saldorekening bij Adyen geleid, waar wordt getoond wat er gewijzigd of aangeleverd moet worden. Dit kunnen uiteenlopende acties zijn, zie hier een voorbeeld:

Soms moet je bestaande gegevens aanpassen: 

Heb je vragen over de openstaande actie(s) neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via support@proactive.nl, start een chat via DIRK of bel ons op ons reguliere support-nummer. We kijken graag met je mee. 

Wanneer acties niet tijdig worden uitgevoerd

Wordt de gevraagde documentatie niet tijdig bij Adyen aangeleverd, dan zijn zij helaas verplicht om de saldorekening te blokkeren. Er kunnen dan geen uitgaven meer worden gedaan. Dit komt voort uit een combinatie van wet- en regelgeving die betrekking heeft op anti-witwasmaatregelen (AML - Anti Money Laundering) en de bestrijding van terrorismefinanciering (CTF - Counter-Terrorism Financing). 

Is jullie saldorekening geblokkeerd, dan krijgen jullie hiervan een notificatie per e-mail. Voer de acties alsnog zo snel mogelijk uit. Adyen zal de nieuwe documentatie zo snel mogelijk controleren en wanneer dit correct is, jullie saldo-rekening heractiveren. 

Wijzigingen doorvoeren zonder openstaande actie vanuit Adyen

Het is uiteraard ook mogelijk om gegevens bij Adyen via het balance platform te wijzigen wanneer er iets binnen je organisatie wijzigt. Om een wijziging door te voeren ga je naar het menu Applicatiebeheer / Kas en Pas / Saldorekeningen. Klik hier op verificatie bekijken om handelsgegevens te wijzigen. Gebruik alleen het potloodje om de naam die op de pas komt te staan en het afleveradres voor Spend Cloud cards te wijzigen.

De gegevens die je kunt wijzigen zijn verdeeld in drie categorieën: Bedrijfsgegevens, besluitvormers en het rekeningnummer waar je geld van gaat overmaken naar de saldorekening van Adyen. Bovenaan kun je door op het potloodje te klikken het type bedrijf dat je organisatie is wijzigen.

Onder bedrijfsgegevens kun je algemene gegevens van je organisatie wijzigen zoals de naam, soort organisatie, adresgegevens en registratiegegevens. Aan de linkerkant kun je de verschillende onderdelen kiezen om gegevens te wijzigen. Als je hier gegevens hebt gewijzigd klik je op opslaan.

Onder besluitvormers kun je aangeven wie er binnen je organisatie besluitvormer is voor de organisatie. Je kunt hier ook een besluitvormer toevoegen en indien nodig een besluitvormer verwijderen.

Houd er rekening mee dat er altijd tenminste twee rollen aanwezig dienen te zijn; minimaal één ondertekenaar en minimaal één belanghebbende of eigenaar. In het geval van één UBO zijn er twee rollen van toepassing.

Bij het rekeningnummer kun je aangeven vanuit welke bankrekening jullie geld gaan overmaken om jullie saldo bij Adyen aan te vullen. Wanneer je het rekeningnummer wijzigt dien je ook een officieel document up te loaden waarmee de bankgegevens geverifieerd kunnen worden. Dit kan bij de tweede stap van dit onderdeel op het balance platform.

Houd bij het doorvoeren van wijzigen rekening met de volgende zaken:

1. Wanneer je hier iets wijzigt moeten de gegevens moet worden door Adyen, dit zie je ook terug in de status van de saldorekening binnen de Spend Cloud. De rekening blijft tijdens dit proces actief*.
   
2. *De rekening blijft 30 dagen actief. Doorgaans heeft Adyen slechts een aantal werkdagen nodig om de gegevens te controleren. Het zou kunnen dat Adyen aanvullende informatie nodig heeft om de gegevens te verifiëren. Hierover ontvangen modulebeheerders binnen Kas & Pas een e-mail. Zorg dat de aanvullende informatie zo snel mogelijk worden aangeleverd om te voorkomen dat de rekening geblokkeerd wordt.
   
3. Aan een aantal gegevens en documenten zijn eisen gesteld waar deze aan moeten voldoen, in dit artikel lees je om welke gegevens dit gaat en aan welke eisen er moet worden voldaan. Het opvolgen van de informatie uit dit artikel verkleint de kans dat Adyen aanvullende informatie nodig heeft.

• Related Articles

• Algemene informatie Adyen (Saldorekening)

  Wanneer je gebruik gaat maken van de Spend Cloud Cards krijg je een saldorekening bij Adyen. Het openen van een saldorekening doe je als financiële administratie via de Spend Cloud (Applicatiebeheer / Kas & Pas / Saldorekeningen). Aanvullend maak je ...

• Welke gegevens heb ik nodig om een saldorekening voor de Spend Cloud Cards te openen?

  Om met Spend Cloud Cards te kunnen werken zal er eerst een saldorekening account aangemaakt moeten worden. Vanaf deze saldorekening wordt het geld dat met de Spend Cloud Cards wordt uitgegeven afgeschreven. Voordat je een saldorekening kunt ...

• Saldorekening bij Adyen opheffen

  Er kunnen meerdere redenen zijn om een saldorekening bij Adyen te willen opheffen. Misschien hebben jullie meerdere rekeningen en merken jullie dat het beter is om er één of meerdere van deze op te heffen. Het kan ook zijn dat jullie in zijn geheel ...

• Hoe vul ik de saldorekening van de Spend Cloud Cards aan?

  Wanneer je met Spend Cloud Cards werkt, is er een saldorekening ingericht. Vanaf deze saldorekening wordt het geld dat met de Spend Cloud Cards wordt uitgegeven afgeschreven. Het saldo van de saldorekening inzien In de Spend Cloud kun je in het ...

• Een kastelling doen in de app

  Bij het afsluiten van een periode van een kasboek, kan het zijn dat het verplicht is om een kastelling te doen. Je kunt als volgt naar de periodes navigeren: Tik op het overzicht onderin het menu Kies in het overzicht voor ‘Boeken’ Kies het kasboek ...