Alles over tekstherkenning op PDF facturen met SmartScan

Smartscan is een geavanceerde AI-gedreven tekstherkenningstechnologie die het verwerken van PDF facturen in de Spend Cloud sneller en eenvoudiger maakt. Of een factuur nu handmatig wordt geüpload of via de postbus wordt toegevoegd, Smartscan leest automatisch verschillende factuurgegevens uit en vult deze in het codeermenu in. Hierdoor wordt handmatige invoer tot een minimum beperkt en wordt het verwerkingsproces aanzienlijk versneld.

Smartscan herkent de volgende gegevens op een PDF factuur: de crediteur, totaalbedrag, factuurdatum, kostenplaatsnummer/BRIN (indien ingeschakeld)* en betalingsreferentie. Daarnaast ook de volgende gegevens (afhankelijk van de actieve modules): inkoopordernummer, contractnummer en verplichtingnummer.

*De herkenningstechnologie presteert het best bij alfanumerieke codes (zoals BRIN). Bij kostenplaatsen die uitsluitend uit cijfers bestaan, kan de betrouwbaarheid van de herkenning op PDF-facturen afnemen. Dit komt doordat numerieke codes minder uniek zijn en door de software sneller onterecht worden aangezien voor andere numerieke data, zoals een factuurnummer, artikelnummer of KvK-nummer. We adviseren dan ook alleen hier gebruik van te maken wanneer er met BRIN wordt gewerkt.  

Smartscan biedt verschillende voordelen:

1. Geoptimaliseerd voor drukke periodes: de tijd die nodig is om factuurgegevens uit te lezen, is sterk verkort. Hierdoor ontstaan er geen wachttijden tijdens drukke periodes, zoals aan het begin van de maand. De factuurverwerking is sneller een schaalbaarder geworden dankzij een verbetering in hoe onze softwaresystemen met elkaar communiceren.

1. AI-gedreven tekstherkenning: de nieuwe Smartscan-technologie maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), wat mogelijkheden biedt voor toekomstige innovaties. Dit leidt tot verbeterde factuurherkenning en verdere optimalisatie, in tegenstelling tot eerdere systemen zonder toekomstige uitbreidingsmogelijkheden (lees hieronder meer over de feedback-loop binnen Smartscan).

1. Efficiëntieverbetering: Smartscan verwerkt meer dan 10 miljoen documenten per maand en elimineert een groot deel van de handmatige gegevensinvoer. Het wordt al in diverse systemen gebruikt en is daarmee een bewezen oplossing. Denk aan eAccounting, Dinero, Visma e-conomic, PowerOffice, Visma Raet en mobiele apps zoals Visma Attach en Visma Employee.
   
   

Lees hier meer over hoe Smartscan precies werkt en ontdek aanvullende informatie over de mogelijkheden en voordelen van deze tekstherkenningstechnologie.

Met deze technologie kunnen diverse velden uit de facturen van jouw organisatie automatisch worden uitgelezen. Dit vergroot de nauwkeurigheid van het uitlezen en vermindert handmatige handelingen drastisch.

Waarom wordt de factuur niet goed gelezen door het systeem?

De Smartscan-feedbackloop

Wanneer een factuur binnenkomt, herkent Smartscan automatisch verschillende gegevens, zoals het IBAN-nummer en het factuurnummer. De gebruiker codeert de factuur en controleert of alle informatie correct is. Zodra de factuur wordt geëxporteerd, worden de gecorrigeerde waardes teruggestuurd naar SmartScan als feedback. Deze terugkoppeling helpt Smartscan om patronen te herkennen en steeds nauwkeuriger te worden in het uitlezen van factuurgegevens. Hierdoor wordt het proces niet alleen sneller, maar ook steeds betrouwbaarder. Het automatisch verbeteren van herkenning kan enige tijd in beslag nemen, het aantal facturen dat van een specifieke crediteur wordt verwerkt en hoe vaak de herkende gegevens afwijken van de geëxporteerde gegevens is hierin bepalend. Onze supportafdeling kan de herkenning van gegevens op specifieke facturen niet beïnvloeden. 

Dit artikel gaat over de herkenning van PDF facturen. Heb jij een factuur in XML-formaat ontvangen welke niet goed wordt uitgelezen? Lees dit artikel over welke velden de Spend Cloud standaard uitleest bij een XML-factuur en wat je kunt doen wanneer het gewenste veld hier niet tussen staat.

Bij het toevoegen van facturen zal de Spend Cloud met de herkenning van SmartScan alle informatie op de factuur uitlezen en relevante gegevens invullen bij de factuurcodering. Hiervoor worden een aantal vooraf gedefinieerde kenmerken gehanteerd, zoals het kenmerk dat een bedrag altijd bestaat uit getallen en een komma om de decimalen aan te geven, of dat een bedrag altijd voorafgegaan wordt door een valutateken. Niet altijd voldoen de gegevens van een factuur aan deze generieke kenmerken, waardoor deze soms moeilijk te herkennen zijn. Dit is met name omdat de opbouw van facturen zeer uiteenlopen en gegevens niet altijd te herkennen zijn aan algemene kenmerken. Zo is het herkennen van de juiste factuurnummers/betalingsreferenties bewerkelijk, omdat deze zowel uit getallen, letters en geen vast aantal posities kunnen bestaan. Daarbij zijn er geen uniforme afspraken over de opmaak van een factuur. Hoewel een inkoopfactuur een aantal zaken verplicht moet vermelden, zoals een factuurdatum en betalingsreferentie, is er ook vrijheid om zelf te bepalen hoe en waar dit op de factuur wordt vermeld.

Wanneer je merkt dat bepaalde gegevens niet worden herkend op de PDF zijn de volgende punten belangrijk om in acht te nemen: 

1. Een lage kwaliteit van de PDF en het lettertype van de factuur kunnen ervoor zorgen dat gegevens niet juist worden herkend. Het is dan ook altijd van belang om de herkende gegevens te controleren op juistheid.
2. De Spend Cloud leest alleen de eerste en laatste bladzijde van een factuur. Als bijvoorbeeld het totaalbedrag op een tussenblad staat, zal deze niet worden herkend. We adviseren dit bij de crediteur aan te geven dat zij het totaalbedrag op de eerste of laatste bladzijde plaatsen.
   

Hieronder nog een checklist per gegeven en een mogelijke oorzaak waarom het gegeven niet wordt herkend.

Veld	Mogelijke oorzaken van mislukte herkenning
Crediteur	Kwaliteit: Slechte leesbaarheid van IBAN, KvK of BTW-nummer (vaak in kleine lettertypes of voetteksten). Configuratie: Gegevens staan niet of verouderd in de stamgegevens van Spend Cloud. Dubbele data: Het IBAN staat bij meerdere crediteuren geregistreerd, waardoor het systeem geen unieke keuze kan maken.
Factuurdatum	Naamgeving: Gebruik van het algemene woord 'Datum' in plaats van 'Factuurdatum'.  Overload: Aanwezigheid van andere data (leverdatum, besteldatum, vervaldatum) die prominenter op de factuur staan.
Factuurnummer/betalingsreferentie	Naamgeving: Gebruik van vage termen zoals 'Factuur' of 'Kenmerk'. Layout: Het nummer staat niet logisch gepositioneerd ten opzichte van de omschrijving, waardoor het systeem de context mist.
Totaalbedrag	Naamgeving: Ontbreken van termen als 'Totaal te voldoen' of 'Factuurbedrag'. Berekeningen: Aanwezigheid van kortingen of verrekeningen onder de totaallijn, waardoor het eindbedrag afwijkt van de optelsom. Layout: Het bedrag staat niet op dezelfde regelhoogte als de omschrijving.
BTW-percentage	Symboliek: Ontbreken van het '%'-teken of de expliciete vermelding 'BTW'. Configuratie: Gebruik van percentages die niet in Spend Cloud zijn geconfigureerd (standaard is 0%, 9% of 21%).
Betalingsconditie	Onduidelijkheid: Geen concrete termijn (aantal dagen) vermeld. Overload: Vermelding van meerdere termijnen of herinneringstrajecten (bijv. "na 14 dagen herinnering, na 30 dagen aanmaning"), wat voor verwarring in de logica zorgt.

Voor terugkerende facturen, adviseren wij om gebruik te maken van de functie sjablonen. Op deze manier kun je deze facturen alsnog snel coderen. Lees hier meer over het gebruik van sjablonen.

Wanneer er geen gegevens worden herkend op de factuur

Het kan voorkomen dat het scan- en herkenproces bij een factuur mislukt. Voorheen bleven deze facturen hangen en werden uiteindelijk door het systeem definitief afgekeurd. Deze facturen zullen in plaats daarvan in het codeer-menu geplaatst worden. Hierdoor kun je de factuur toch verwerken door zelf de gegevens in te vullen. Je ziet ook een melding in de factuur om aan te geven dat er geen gegevens zijn ingevuld omdat het scan- en herkenproces is mislukt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom dit gebeurd, we zijn deze redenen aan het onderzoeken en werken doorlopend aan oplossingen om het mislukken van dit  te verminderen. Je kunt altijd proberen de herkenning opnieuw toe te passen middels de drie puntjes naast de factuur in het coderen-overzicht, of de algemene knop 'tekstherkenning opnieuw toepassen' in het menu-onderdeel Coderen, om dit voor meerdere facturen tegelijk te doen.

Let op: als je eerder gebruikmaakte van de oude weergave van het codeermenu, zul je nu veranderingen opmerken. Voorheen werden alleen de eerste drie pagina’s van de PDF getoond als afbeelding, inclusief markeringen van herkende velden en het boekstuknummer. In sommige gevallen leidde dit echter tot foutieve weergaven, bijvoorbeeld bij beveiligde PDF's. Om dit op te lossen, wordt voortaan de originele, volledige PDF weergegeven in het codeermenu, zonder markeringen of compressie. Hierdoor kun je alle pagina's direct bekijken in de PDF-viewer, zonder belemmeringen. Lees in het DIRK-artikel meer informatie hierover. 

• Related Articles

• Alles over het coderen van facturen

  Alles over het coderen van facturen In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt ...

• Facturen beoordelen

  Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die aan jou ter beoordeling zijn aangeboden. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je ...

• Afgekeurde facturen wijzigen en definitief afkeuren facturen

  Facturen in de Spend Cloud kunnen worden afgekeurd. Denk bijvoorbeeld aan een factuur die aan de verkeerde budgethouder, of een onjuiste codering heeft. De beoordelaar, of de centrale administratie (met de juiste bevoegdheden) kan een factuur dan ...

• Alles over het ontvangen en verwerken van facturen via de postbus

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...

• Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?

  De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan ...