Nieuwe PDF-weergave bij het coderen van facturen
Op dit momenten zijn we bezig om alle Spend Cloud omgevingen over te zetten naar een nieuwe OCR oplossing, SmartScan. Wil je meer lezen over de voordelen van factuurverwerking met SmartScan? Lees dan het artikel Factuurverwerking met SmartScan. Wanneer je een factuur ziet in het menu 'Coderen', zie je (of zag je omgeving al over is op SmartScan) een aangepaste versie van de PDF met markeringen welke gedeeltes van de factuur zijn herkend door de OCR. Deze herken je aan de gekleurde vakjes op de PDF. Dit zorgt er in sommige gevallen voor, bijvoorbeeld bij beveiligde PDF's, dat de aangepaste versie niet goed opgebouwd kan worden en een witte pagina wordt getoond bij het coderen.
Om bovenstaande situatie op te lossen is een nieuwe weergave van de PDF. Hierbij worden de markeringen niet getoond en wordt er geen rood boekstuknummer op de PDF geplakt. Daarnaast wordt de PDF niet meer gecomprimeerd en kun je voortaan alle pagina's in de PDF viewer bekijken. Dit resulteert erin dat de Spend Cloud de PDF van de factuur niet zelf nog eens na hoeft te maken en er ook geen verkeerde, of helemaal geen weergave van de PDF kan zijn.
Boekstuknummer op PDF factuur
Het rode boekstuknummer staat hierdoor ook niet meer op de PDF. We merken dat dit voor sommige een toegevoegde waarde was, omdat je in je financiële pakket snel kon zien bij welk boekstuknummer de PDF hoort. Er zijn echter nog steeds mogelijkheden om het boekstuknummer te bekijken. Allereerst is de bestandsnaam van de factuur nog altijd gelijk aan die van de factuur, bijvoorbeeld 0124123456_org.pdf of 0124123456.pdf. Daarnaast wordt bij bijna alle webservices het boekstuknummer als referentienummer of vergelijkbare benaming meegegeven naar het financiële pakket, waardoor je bij de boeking altijd kan zien welk boekstuknummer het betreft.
Het is daarnaast ook mogelijk om in de Spend Cloud in het archief een PDF met codering te tonen, deze download je door je muis over de factuur te bewegen en op het icoontje 'PDF en codering tonen' te klikken. Je krijgt dan een PDF waar de codering inclusief het boekstuknummer op wordt getoond en daaronder vind je de PDF van de factuur zelf. Wanneer je facturen met een webservice exporteert naar je financiële pakket is het ook mogelijk om deze PDF met codering te exporteren. Houd er wel rekening mee dat wanneer je facturen voorregistreert de codering onvolledig kan zijn, omdat deze bijvoorbeeld na het voorregistreren nog kan worden gewijzigd, wat daarna niet ook nog eens in de PDF wijzigt. het boekstuknummer en de PDF wordt achteraf niet gewijzigd en is dan ook altijd correct. Wil je weten of dit mogelijk is in combinatie met je financiële pakket? Neem dan contact op met onze support afdeling.
Nieuwe weergave
In de nieuwe weergave is het nog steeds mogelijk tekst uit de PDF te selecteren. En via kopiëren (Ctrl + c) en plakken (Ctrl + v) kan je de tekst vanuit de factuur overnemen in de velden. Je kunt ook de tekst selecteren door met je muis over de tekst te bewegen, dubbelklikken op de tekst, daarna de rechtermuisknop en tot slot kopiëren. Daarna plak je de gekopieerde tekst in het vak door met je rechtermuisknop in het veld te klikken, en dan plakken in het menu.
Daarnaast plakken we niet meer het boekstuknummer in de hoek van de factuur.
Oude weergave
Nieuwe weergave
Related Articles
Een factuur coderen
In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties
In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...Bij het coderen kan ik de juiste crediteur niet in de lijst vinden, wat kan ik doen?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je de juiste crediteur niet kan coderen in een toegevoegde factuur. In dit artikel bespreken we de mogelijkheden. De crediteur moet nog worden toegevoegd in de Spend Cloud Mogelijk gaat het hier om een ...Een nieuwe crediteur toevoegen tijdens coderen
Afhankelijk van het financiële pakket dat jouw organisatie gebruikt, kun je gebruik maken van het toevoegen van een nieuwe crediteur tijdens het coderen. Mocht je deze optie (het blauwe plusje) niet zien achter het veld 'Crediteur' tijdens het ...