Alles wat je wilt weten over XML-facturen

Alles wat je wilt weten over XML-facturen


Waarom XML-facturen verwerken?

Ons doel is om gebruikers zo min mogelijk tijd te laten spenderen in de Spend Cloud. De software moet zoveel mogelijk automatisch doen, zodat onze gebruikers zich kunnen focussen op andere belangrijke taken. Digitale factuurverwerking helpt hierbij, met name facturen in XML-formaat. 

XML-facturen hebben namelijk het voordeel dat alle waarden (zoals factuurdatum, factuurnummer, bestelnummer en details) van een factuur automatisch door de software kunnen worden uitgelezen. Dit maakt de verwerking van de facturen efficiënter en zal minder foutgevoelig zijn, dan wanneer je PDF of papieren facturen gebruikt.


De voordelen van een XML-factuur:

  • De informatie op een factuur kan volledig worden geïdentificeerd

  • 100% -order matching

  • Sneller en eenvoudiger facturen verwerken die resulteren in snellere betalingen

  • Kostenbesparing

  • Toekomstbestendig voor PEPPOL-netwerk. In Nederland ook wel bekend als Simplerinvoicing.


Volledige identificatie van de factuur-tekst klinkt als een utopie, is dat ook zo? 

XML staat voor Extensible Markup Language (XML). Dit is een zogenaamde opmaaktaal die het mogelijk maakt een set regels machinaal leesbaar te maken. Door deze machinale taal kan de Spend Cloud precies zien wat er in de factuur staat. De (ontwerp) doelstelling van XML is dan ook eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Door de uniformiteit is een XML-factuur een manier van elektronisch factureren (e-invoicing) die wereldwijd ondersteund en geadviseerd wordt door de Europese Unie en haar lidstaten. 

XML ontvangen in de Spend Cloud 

Hierboven noemde we al even de uniformiteit van een XML-factuur. Er zijn regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd (UBL). Op basis van deze uniformiteit weet de Spend Cloud precies waar welke data te vinden is en in welk veld bij het coderen dit moet worden ingevuld. Zie hier de standaard die wij hanteren en hoe wij deze gegevens verwerken. Wij hebben een breed scala aan vooraf gedefinieerde velden (een mapping) waardoor wij in staat zijn om ook wanneer je nog nooit XML-facturen hebt ontvangen deze toch goed te verwerken. Lees meer over het ontvangen van XML-facturen. 

Een unieke XML-veldindeling

Wij raden leveranciers altijd aan om de UBL 2.0 standaard te gebruiken voor de opbouw van XML-facturen. Voor deze standaard hebben wij een voorgedefinieerde veldindeling. Daardoor zijn al onze klanten in staat dit formaat te ontvangen, zonder hier zelf iets voor te hoeven doen. We zien ook steeds vaker dat leveranciers graag een eigen opbouw hanteren, of dat er afspraken zijn gemaakt om klantspecifieke data in de XML-factuur op te nemen. Om dit goed te kunnen faciliteren in de Spend Cloud, kan je zelf een XML-veldindeling samenstellen. Zo kan je nog beter en nog meer XML-facturen ontvangen. Lees hier meer over het opstellen van een XML-mapping. 

Themawebinar touchless factuurverwerking 

Bekijk ook de themawebinar 'XML verwerking' hieronder of de themawebinar 'Het optimaliseren van het factuurproces van Eneco met UBL/XML facturen' waarin ook visueel wordt uitgelegd hoe het verwerken van XML- en UBL-facturen precies werkt en hoe je dit op de juiste manier instelt. 



Samen met een leverancier het proces verbeteren?

Als een leverancier facturen niet goed aanlevert waardoor je hier altijd handmatige handelingen voor moet doen, is het slim om samen met deze leverancier te kijken naar hoe het proces beter kan. Uiteraard staan wij als Visma | ProActive er ook voor open om dit contact samen met jou en de leverancier te leggen. Zo hebben wij met Eneco en PostNL dit proces al kunnen verbeteren. Heb jij ook een leverancier van wie je de facturen beter aangeleverd wilt krijgen? En krijg jij zelf niet het contact voor elkaar? Stuur dan een e-mail naar customersuccess@proactive.nl. Dan pakken we dit samen op! #bettertogether

Relatiebeheer en XML-facturatie

Wanneer je met XML-facturen gaat werken, is het belangrijk om jullie relatiebeheer in de Spend Cloud op orde te hebben. Bij de relatie heb je namelijk verschillende instellingen die het verwerken van XML-facturen nog makkelijk maken. Bekijk deze workshops voor een optimaal relatiebeheer. 

    • Related Articles

    • XML-factuur veldindeling

      Inleiding In een ander artikel, Digitale factuurverwerking in combinatie met XML-facturen is beschreven wat het voordeel is van het ontvangen en verwerken van XML-facturen. Om een XML-factuur uit te kunnen lezen moet een bestaande XML-factuur ...

    • Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

      Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...

    • Wat kun je met de module Factuurverwerking?

      Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...

    • Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?

      De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan ...

    • Factuurverwerking configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...