Audit-informatie genereren en overige gegevens voor de accountant
Dit artikel geeft inzicht in de audit-functionaliteiten binnen Spend Cloud, toegankelijk via het menu-onderdeel Analyse / Audit. In dit artikel gaan we in op hoe je een auditbestand genereert, welke rapporten dit bestand bevat, en waar je aanvullende informatie zoals het wachtwoordbeleid kunt raadplegen. Indien je het menu-onderdeel Analyse / Audit niet ziet, controleer dan of deze functionaliteit is toegevoegd aan je rechtenset.
Auditbestand genereren
Om een audit-rapport te genereren, volgt je de onderstaande stappen:
- Klik op de knop 'Toevoegen'.
- Kies de 'Administratie' waarvoor je het rapport wilt ontvangen. Je kunt ook meerdere administraties selecteren. Dit heeft vooral betrekking op de goedkeuring van facturen die in het overzicht te zien worden.
- Selecteer de gewenste periode door een begindatum en einddatum te kiezen.
- Optioneel kun je hier de startperiode van de module 'Kas en Pas' aangeven.
- Klik op 'Opslaan'.
Het audit-rapport wordt nu gegenereerd. De duur van dit proces kan variëren, afhankelijk van de lengte van de gekozen periode en de hoeveelheid data. Zodra het rapport gereed is, verschijnt er een groene melding boven het overzicht. Je dient de pagina tijdens het genereren open te houden, je kunt ondertussen wel in een ander tabblad verder werken.
Als het bestand klaar is kun je deze in de lijst terugvinden. Door op de regel te klikken of gebruik te maken van het download-icoon achteraan de regel, wordt het rapport gedownload naar je computer. De gehele audit-informatie wordt geleverd in een zip-bestand, waaruit je de afzonderlijke rapporten kunt bekijken. Er wordt per administratie een bestand gegenereerd.
Beschikbare rapportages in het auditbestand
Het auditbestand bevat diverse gedetailleerde rapporten die inzicht geven in de processen en rechten binnen Spend Cloud. Mazars Management Consultants heeft de onderstaande rapporten voor Visma | ProActive gevalideerd, waarbij dit document onderbouwt dat de rapporten overeenkomen met de informatie in het systeem.
Rol-geschiedenis
Dit exportbestand biedt een overzicht van alle actuele rollen inclusief de mutaties die binnen de geselecteerde periode hebben plaatsgevonden. Dit wordt door accountants ook wel eens een overzicht van "de wijzigingen in gebruikersrechten per gebruiker" genoemd. Het toont de medewerkers met rechten en rolopties per organisatorische eenheid. Per rol is inzichtelijk wie de rol heeft aangemaakt en wie deze heeft gewijzigd. De kolom "Status" geeft aan of een gebruiker momenteel toegang heeft tot Spend Cloud. De kolom "Laatst ingelogd" toont de datum van de laatste login. De kolom "Historische rol" geeft aan of een rol niet meer bruikbaar is, bijvoorbeeld door verwijdering of wijziging. Bij een wijziging aan de rol/functieprofiel of de rechtenset wordt de originele rol verwijderd en een nieuwe rol aangemaakt. Ook het (ont)koppelen van Kas & Pas boeken en leveranciers(groepen) binnen Inkoop wordt gezien als een wijziging aan de rol.
Goedkeuring Facturen
Dit rapport bevat alle goedkeuringen die hebben plaatsgevonden op factuurregels, gebaseerd op de selectie op factuurdatum. Er wordt getoond welke medewerker(s) een regel heeft/hebben geaccordeerd en wie de factuur heeft aangeboden ter goedkeuring. Bij automatische goedkeuring (op basis van een inkooporder, contract of verplichting) wordt de relevante onderliggende informatie getoond. Je vindt alle relevante coderingsinformatie terug, zoals crediteurgegevens en verbijzonderingen. Het overzicht bevat ook de factuurstatus en geeft onder meer aan of de factuur is geëxporteerd naar het financiële pakket of definitief is afgekeurd.
Goedkeuring Inkooporders
Dit bestand bevat alle orderregels van orders die zijn besteld binnen de opgegeven datumselectie. Het overzicht toont door welke medewerker(s) een orderregel is geaccordeerd en wie de order heeft aangeboden. Informatie over de order en orderregel, zoals leveranciersinformatie en de verbijzonderingscodering, is inzichtelijk. Ook worden de gekoppelde facturen getoond, inclusief de aanduiding of deze automatisch zijn goedgekeurd aan de hand van de order.
Kas & Pas Saldi
Dit bestand geeft een overzicht van de begin- en eindsaldi van alle boeken binnen de module Kas & Pas. Op basis van de geselecteerde periode zijn ook het bedrag aan openstaande voorschotten en geldopnames inzichtelijk. Dit rapport is tevens opgenomen in het "Audit rapport" van Mazars Management Consultants.
Wachtwoordbeleid
De configuratie van het wachtwoordbeleid van je Spend Cloud omgeving is een belangrijke auditcomponent. Deze is niet opgenomen in het auditbestand maar vind je in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Configinstellingen / Algemeen. Indien je geen toegang hebttot dit onderdeel, dien je dit in te schakelen binnen de rechten waarop je rol is gebaseerd, of een beheerder van je organisatie te vragen dit voor u te doen. Je kunt de geldende instellingen hier bekijken, indien nodig wijzigen, en een printscreen maken om aan te leveren aan de accountant.
Related Articles
Wat kun je met de module Analyse?
Met de module Analyse heb je de mogelijkheid om, met behulp van verschillende analyses, grip te krijgen op uitgaven en processen. De spend analyses hebben wij samen ontwikkeld met inkoop adviesbureau het NIC. De grafieken worden samengesteld op basis ...De ABC-analyse
In de ABC-analyse wordt een analyse gemaakt van inkoopvolume op relatieniveau. Met de ABC-analyse kan je een inschatting maken of er een te groot (of in sommige gevallen een te klein) aantal relaties verantwoordelijk is van een percentage van het ...Analyse configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Analyse, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Analyse. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...Productgroepoverzicht
Om gebruik te maken van deze analyse moeten productgroepen zijn ingericht. Applicatiebeheerder kunnen dit instellen via Applicatiebeheer>Analyse>Productgroepen Bij Productgroepoverzicht vind je een overzicht van relevante informatie specifiek voor ...Crediteuroverzicht
In het Crediteuroverzicht kun je de gemiddelde verwerkingskosten zien per factuur per crediteur. Dit wordt gebaseerd op het aantal facturen en het aantal factuurregels dat er voor de betreffende crediteur is verwerkt binnen de opgegeven periode. Ook ...